Karyawan atau pegawai adalah aset berharga bagi setiap perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik. Salah satu cara melakukan pengelolaan yang baik adalah dengan mengetahui kehadiran mereka menggunakan sistem kehadiran pegawai.
Penggunaan sistem kehadiran ini merupakan salah satu cara agar hasil pencatatan kehadiran pegawai dapat diolah dengan mudah. Berbeda dengan perusahaan yang belum menerapkan sistem kehadiran karyawan dimana sulit untuk melakukan kontrol atas absensi pegawai.
Untuk itu, Anda perlu memahami jenis-jenis sistem kehadiran pegawai sehingga dapat menentukan sistem kehadiran mana yang tepat untuk digunakan bagi perusahaan Anda.Â
Jika Anda ingin tahu lebih lanjut seperti apa sistem kehadiran online yang tepat, Anda bisa lihat dalam artikel LinovHR berikut ini!
Jenis Sistem Kehadiran Pegawai Online
Sistem kehadiran atau sistem absensi merupakan cara yang umum digunakan perusahaan dalam menjaga kedisiplinan para pegawainya.
Tentunya sistem absensi tersebut memiliki berbagai jenisnya dari yang manual hingga yang paling canggih sekalipun.
Beberapa jenis sistem kehadiran karyawan yang umum digunakan oleh perusahaan seperti berikut ini:
Sistem Kehadiran Manual
Sistem absensi manual merupakan sistem pencatatan kehadiran yang paling konvensional. Ini merupakan salah satu sistem absensi yang paling awal diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan kontrol pencatatan kehadiran karyawan.
Sistem pencatatan kehadiran ini dilakukan secara manual dimana menggunakan buku absensi. Pegawai yang baru datang nantinya akan mengantri untuk menuliskan nama, posisi/jabatan, dan jam kehadiran. Begitu pula ketika mereka hendak pulang.
Sistem Kehadiran Amano
Sistem absensi amano merupakan sistem kehadiran yang sedikit lebih canggih dibandingkan absensi manual. Karyawan hanya perlu membawa kartu atau kertas khusus absen.
Nantinya kartu tersebut dimasukkan ke dalam mesin amano tersebut sehingga menghasilkan pencatatan otomatis jam masuk dan jam pulang. Hal ini tentunya sedikit lebih praktis digunakan jika dibandingkan absensi manual yang memerlukan buku absensi.
Sistem Kehadiran Fingerprint
Semakin berkembangnya teknologi, muncul sebuah cara baru dalam melakukan absensi yaitu hanya menggunakan fingerprint atau sidik jari. Cara ini tentunya sangat mudah dan tergolong aman.
Pegawai akan sulit memalsukan data yang diinput karena membutuhkan sidik jari tiap-tiap karyawan. Sistem kehadiran pegawai online seperti ini masih banyak digunakan perusahaan hingga saat ini.
Sistem Kehadiran Online
Belakangan telah dikembangkan sistem kehadiran yang jauh lebih modern dan mudah digunakan. Aplikasi absensi online memungkinkan karyawan melakukan pencatatan kehadiran dimanapun mereka berada. Hal ini memudahkan karyawan yang sedang melakukan dinas di luar kantor.
Umumnya, sistem kehadiran online pegawai menggunakan dua basis akses yaitu melalui website dan mobile. Penggunaan sistem absensi online ini dapat memudahkan tidak hanya karyawan, namun juga divisi HR dimana data yang akan diolah menjadi jauh lebih praktis.
Selain itu, penggunaan absensi online jauh lebih murah karena biaya perawatannya tidak semahal alat/mesin absensi fisik.
Baca Juga: Perbandingan Absensi Online dengan Absen Fingerprint
Cara Menentukan Sistem Kehadiran Online yang Ideal Untuk Karyawan
Sistem absensi online memberikan banyak kemudahan yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan. Selain itu, sistem absensi ini merupakan salah satu yang paling banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia.
Meskipun demikian, tersedianya banyak pengembang yang menyediakan sistem absensi online, maka semakin penting bagi Anda untuk menentukan mana yang paling ideal untuk karyawan Anda.
1. Efisiensi Pengelolaannya
Sebuah sistem absensi tentunya harus mudah digunakan oleh banyak pihak, baik itu karyawan maupun HRD sekalipun.
Hal ini karena tidak semua pegawai dapat memahami penggunaan sistem baru secara cepat, sehingga sistem absensi yang dipilih tentunya harus yang mudah dioperasikan.
Selain itu, sistem absensi online harus memiliki teknologi yang baru seperti dilengkapi dengan sistem GPS.
2. Integrasi dengan Sistem
Salah satu cara menentukan sistem kehadiran online yang baik adalah dengan melihat kemampuan integrasinya terhadap sistem. Ini merupakan salah satu yang paling dibutuhkan dalam sistem kehadiran karyawan.
Tujuan dari integrasi dengan sistem yaitu agar memudahkan divisi HRD menghubungkan data kehadiran dengan data payroll. Sehingga, komponen-komponen perhitungan gaji seperti jumlah kehadiran dapat dikelola dengan mudah dan akurat.
3. Perlindungan Keamanan
Dalam menentukan sistem kehadiran pegawai online tentunya Anda harus memilih sistem absensi online yang memiliki keamanan terbaik. Sehingga Anda tidak perlu khawatir akan pencurian atau kebocoran data perusahaan.
Salah satu cara mengetahuinya yang paling umum adalah sistem absensi tidak mudah diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Attendance Online yang Wajib Diketahui Perusahaan
Sistem Kehadiran dari LinovHR Bantu Tumbuhkan Kedisiplinan Karyawan
Sistem kehadiran yang dapat diandalkan sangat mempengaruhi kedisiplinan karyawan. Perusahaan juga perlu mengadopsi sistem kehadiran pegawai yang memang dapat memudahkan pekerjaan semua karyawan terkhusus HRD.Â
Untuk memilih sistem kehadiran online, perusahaan perlu melihat kredibilitas sistem kehadiran tersebut. Salah satunya seperti Software Absensi LinovHR.
Software Absensi Online LinovHR memungkinkan Anda mengelola data absensi, izin, cuti, lembur, dan penjadwalan lainnya dengan mudah dan akurat.
Software Absensi dari LinovHR memungkinkan karyawan Anda melakukan pencatatan kehadiran secara online dimanapun mereka berada. Sehingga, produktivitas kinerja karyawan dan HRD dapat terjaga dengan baik.
Terdapat fitur tambahan Timesheet yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola data kehadiran karyawan. Menu Timesheet ini terbagi atas dua jenis yaitu Unprocessed Timesheet dan Processed Timesheet.
Keduanya memberikan data yang akurat terkait waktu kehadiran karyawan sehingga nantinya dalam proses perhitungan payroll karyawan akan semakin sedikit risiko kesalahan.
Apakah Anda tertarik menggunakan Software Absensi LinovHR?
Segera tingkatkan kedisiplinan karyawan Anda dengan cara yang lebih mudah bersama LinovHR!
