Sistem Informasi Manajemen: Fungsi, Komponen dan Penerapan

Sistem informasi manajemen adalah penerapan manajemen informasi data terbaru oleh perusahaan untuk memudahkan kegiatan operasinya.

Teknologi ini tentunya sangat membantu perusahaan. Karena, seiring berkembangnya perusahaan, semua kegiatan, informasi dan data akan semakin kompleks.

Jika tidak menerapkan sistem informasi ini, perusahaan akan tertinggal dari para kompetitornya karena dapat berjalan lebih efisien.

Artikel LinovHR kali ini akan menguraikan informasi mengenai apa itu sistem informasi manajemen. Simak pembahasan selengkapnya di bawah!

 

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu rangkaian terintegrasi dari perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan, manusia, prosedur, dan informasi yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, menganalisis, dan menyajikan informasi yang relevan bagi pengambilan keputusan manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan.

SIM bertujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif dan efisien dengan menyediakan informasi yang akurat, terkini, dan relevan kepada para manajer di berbagai tingkatan organisasi.

SIM memungkinkan pengguna untuk mengakses, memproses, dan menganalisis data yang berkaitan dengan operasi bisnis, sumber daya manusia, keuangan, persediaan, pemasaran, dan aspek-aspek lainnya yang penting bagi manajemen.

SIM mengintegrasikan teknologi, data, proses bisnis, dan orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.

SIM membantu dalam pengelolaan informasi yang lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, memungkinkan analisis yang lebih mendalam, dan membantu dalam perencanaan strategis serta pengambilan keputusan yang tepat.

 

Baca Juga: Pertanda Perusahaan Memiliki Manajemen Keuangan yang Buruk

 

Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

 

Sistem Informasi Manajemen sengaja dirancang untuk menjalankan beberapa fungsi yang akan mempermudah perusahaan menjalankan dan pengambilan keputusan bisnis.

Semua pihak yang terkait dan memiliki kepentingan dan kebutuhan dengan informasi yang diolah dalam Sistem. Berikut adalah Fungsi-fungsi dari Sistem Informasi Manajemen.

 

1. Pengumpulan Data

Sebuah perusahaan memiliki banyak sekali data bisnis yang berasal dari internal dan eksternal. Sangking banyaknya, data yang ada beresiko hilang, disalahgunakan, atau mengalami redundancy serta sangat sulit untuk di kumpulkan.

Di sinilah peran SIM untuk mengurangi resiko tersebut. Sistem Informasi Manajemen akan mengumpulkan data-data yang diperlukan perusahaan secara sistematis dan terorganisir.  

 

2. Pengolahan Data

Data yang terkumpul tidak bisa langsung dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan. Data merupakan informasi mentah yang jika dilihat sekilas tidak akan menghasilkan keputusan atau pertimbangan apa pun.

Melalui proses yang dijalankan oleh Sistem Informasi Manajemen, data mentah akan diolah menjadi informasi yang memiliki nilai lebih.

Salah satu contoh data berupa informasi mentah adalah nomor karyawan. Jika hanya dilihat melalui nomor karyawan, perusahaan tidak dapat memutuskan apa pun.

Namun, setelah melalui proses SIM, data nomor karyawan akan disortir sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan dan terhubung dengan data-data lain yang terkait.

 

3. Penyajian Informasi

Informasi yang telah dihasilkan akan disajikan kepada pihak yang berwenang atau membutuhkan dalam perusahaan. Informasi tersebut digunakan perusahaan untuk kepentingan bisnis.

Dalam penyajiannya, informasi harus disajikan dengan baik dan mudah dipahami agar semua informasi terserap dan mudah dipahami pihak yang membutuhkan dalam perusahaan. 

 

Baca Juga : Sistem Manajemen Karyawan yang Efektif untuk Perusahaan

 

Manfaat Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

 

Beberapa fungsi Sistem Informasi Manajemen yang bergerak aktif dalam perusahaan akan menghasilkan manfaat bagi perusahan.

 

Manfaat yang dapat dirasakan perusahaan seperti: 

1. Meningkatkan pengawasan data lebih akurat dan real time.
2. Memudahkan perusahaan untuk melakukan perencanaan, pengarahan dan pendelegasian kepada semua divisi dalam perusahaan.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang lebih teratur dan dinamis.
4. Penghematan pengeluaran dalam perusahaan.

 

Baca Juga: Mudah Mengelola Human Resource dengan HR Delivery Service

 

Komponen Sistem Informasi Manajemen

Berikut ini beberapa komponen utama dalam sistem informasi manajemen beserta penjelasannya:

 

1. Hardware

Perangkat keras meliputi semua perangkat fisik yang digunakan dalam sistem informasi manajemen, seperti komputer, server, jaringan, printer, dan perangkat penyimpanan data.

Komponen ini berfungsi sebagai platform untuk menjalankan perangkat lunak dan menyimpan data yang diperlukan oleh SIM.

 

2. Software

Software mencakup program-program komputer yang digunakan dalam sistem informasi manajemen. Ini termasuk sistem operasi, aplikasi bisnis, aplikasi analisis data, dan perangkat lunak pengelolaan basis data.

Perangkat lunak ini mendukung pengumpulan, pengolahan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan oleh pengguna SIM.

 

3. Database

Basis data adalah tempat penyimpanan informasi yang terstruktur dan terorganisasi dalam sistem informasi manajemen.

Ini mencakup tabel, kolom, dan baris yang menyimpan data yang relevan dengan operasi perusahaan. Database digunakan untuk menyimpan data pelanggan, data inventaris, data keuangan, dan data lainnya yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan.

 

4. Network

Jaringan merupakan infrastruktur yang menghubungkan perangkat-perangkat dalam sistem informasi manajemen. Jaringan ini memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi, mengakses basis data, dan berkomunikasi satu sama lain.

Jaringan dapat berupa jaringan lokal (LAN) di dalam perusahaan atau jaringan luas (WAN) yang menghubungkan cabang-cabang perusahaan yang terpisah secara geografis.

 

5. People

Komponen manusia adalah pengguna dan pengelola sistem informasi manajemen. Manusia ini termasuk manajer, karyawan, analis data, dan pengguna lainnya yang menggunakan SIM dalam aktivitas sehari-hari mereka.

Penting untuk melibatkan pengguna dalam pengembangan dan pengoperasian SIM agar dapat memaksimalkan nilai informasi yang dihasilkan.

 

6. Prosedur

Prosedur merujuk pada serangkaian langkah-langkah dan pedoman yang digunakan dalam pengoperasian sistem informasi manajemen.

Ini mencakup prosedur pengumpulan data, prosedur pengolahan data, dan prosedur pengambilan keputusan. Prosedur yang baik membantu memastikan konsistensi, keandalan, dan keamanan penggunaan SIM.

 

7. Informasi

Informasi adalah output yang dihasilkan oleh SIM setelah data dikumpulkan, diproses, dan dianalisis.

Informasi ini memberikan wawasan yang berharga bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas tinggi harus akurat, relevan, terkini, dan tersedia tepat waktu.

 

8. Business Analytics

Komponen ini mencakup alat dan teknik analisis data yang digunakan untuk menggali wawasan bisnis dari informasi yang tersedia dalam sistem informasi manajemen.

Analitik bisnis mencakup teknik seperti pemodelan data, analisis statistik, analisis prediktif, dan visualisasi data untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

 

9. Information Security

Komponen ini berkaitan dengan langkah-langkah dan kebijakan yang diimplementasikan untuk melindungi informasi yang disimpan dalam SIM dari akses yang tidak sah, pencurian, atau kerusakan.

Keamanan informasi melibatkan teknologi keamanan, seperti firewall dan enkripsi data, serta kebijakan dan prosedur keamanan yang harus diikuti oleh pengguna SIM.

 

Jenis Sistem Informasi Manajemen

Ada beberapa jenis sistem informasi manajemen yang digunakan oleh perusahaan. Tiap jenis ini memiliki perbedaan dan fungsinya tersendiri sesuai dengan kegunaannya.

Berikut adalah beberapa contohnya:

 

1. Sistem Informasi Manajemen Keuangan

Jenis sistem informasi manajemen yang pertama yaitu dalam bidang manajemen keuangan.

SIM keuangan berperan dalam pengelolaan informasi finansial suatu perusahaan atau bisnis.

Misalnya, mulai dari pencatatan transaksi, administrasi pembayaran gaji karyawan, dan penyusunan laporan keuangan.

 

2. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

Kemudian, ada SIM SDM atau yang dikenal sebagai Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia.

Sesuai dengan namanya, sistem ini bertugas mengelola informasi terkait karyawan. Misalnya, seperti data pribadi, riwayat kerja, absensi, dan evaluasi kinerja.

 

3. Sistem Informasi Manajemen Produksi

Selain itu, berikutnya ada jenis sistem informasi manajemen produksi atau SIM produksi.

SIM produksi berfokus pada pengelolaan informasi produksi, termasuk perencanaan jadwal produksi, pemantauan inventaris bahan baku, dan koordinasi pengiriman produk.

 

4. Sistem Informasi Manajemen Persediaan

Sistem informasi manajemen persediaan atau SIM persediaan berfungsi untuk mengelola informasi terkait persediaan barang.

Pengelolaannya mencakup dari aspek stok, permintaan, dan pelacakan pengiriman.

 

5. Sistem Informasi Manajemen Pemasaran

Jenis berikutnya, yaitu ada sistem informasi manajemen pemasaran atau SIM pemasaran.

SIM pemasaran dirancang untuk mengatur informasi terkait pemasaran. Mulai dari data penjualan, kegiatan promosi, dan analisis pasar.

 

6. Sistem Informasi Manajemen Pelanggan

Dikenal sebagai Sistem Informasi Manajemen Pelanggan (SIM Pelanggan), sistem ini memfokuskan pada pengelolaan informasi pelanggan.

Pengelolaan informasi ini misalnya mencakup rincian kontak, histori transaksi, dan preferensi pelanggan.

 

7. Sistem Informasi Manajemen Logistik

Terakhir, ada sistem informasi manajemen logistik atau SIM logistik untuk mengatur informasi terkait pengiriman dan distribusi produk,

Sistem ini mencakup perencanaan rute pengiriman, jadwal pengiriman, dan pemantauan proses pengiriman.

 

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Berikut adalah beberapa contoh sistem informasi manajemen yang dapat diterapkan dalam bisnis:

 

1. Executive Support System

ESS merupakan sistem informasi yang mendukung manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dan bisnis. Sistem ini dilakukan melalui pemanfaatan grafik dan dukungan komunikasi. 

 

2. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSWS)

GDSS digunakan untuk mencari solusi permasalahan secara kelompok, bukan individual. 

Contohnya adalah dalam e-government, di mana pengambilan keputusan melibatkan partisipasi dari anggota kelompok.

 

3. Expert System (ES) dan Artificial Intelligence (AI)

ES dan AI menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisis dan memberikan solusi berdasarkan pengetahuan yang telah diprogram. Contohnya, yaitu adanya sistem jadwal mekanik

 

4. Decision Support System (DSS)

DSS membantu manajer dalam mengambil keputusan dengan memantau lingkungan perusahaan. 

Sebagai contoh, penggunaan link elektronik dalam DSS dapat memberikan akses cepat untuk mendukung pengambilan keputusan.

 

5. Informatic Management System (IMS)

IMS mendukung berbagai tugas dalam organisasi dan dapat digunakan untuk analisis pembuatan keputusan.

Sistem ini dapat mendukung berbagai tugas dalam organisasi Anda. Selain itu, beberapa fungsi informasi dan program komputerisasi bisa diintegrasikan dalam sistem ini.

 

6. Office Automation System (OAS)

OAS atau Office Automation System, membantu melancarkan komunikasi antar departemen dalam perusahaan. Caranya adalah dengan mengintegrasikan dan menggabungkan server komputer di setiap user.

Sebagai contohnya, yaitu dengan adanya penggunaan email dalam OAS.

 

7. Supply Chain Management (SCM)

SCM mengintegrasikan data penting dari pemasok, produsen, hingga pengecer, bahkan hingga konsumen akhir. 

SCM dapat membantu manajemen dalam memantau dan mengelola rantai pasok secara efektif, termasuk pemantauan persediaan dan pengiriman produk.

 

8. Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP digunakan oleh perusahaan besar untuk mengelola dan mengintegrasikan unit-unit perusahaan. 

Namun, ERP juga dapat digunakan dalam skala kecil. Sebagai contoh, ERP dapat digunakan untuk pengelolaan manajemen perusahaan secara terintegrasi 

 

Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

 

 

Dalam perkembangannya, Sistem Informasi Manajemen dalam perusahaan diimplementasikan ke dalam berbagai jenis. Jenis-jenis tersebut dapat diterapkan sesuai kebutuhan perusahaan.

Jenis-Jenis yang sering diimplementasikan di perusahaan adalah: 

 

1. Supply Chain Management

Supply Chain Management biasa disingkat SCM. SCM memuat data pemasok hingga konsumen dalam mata rantai bisnis perusahaan. Semua data saling terhubung secara detail.

Maka, perusahaan akan lebih mudah mengontrol rantai bisnisnya.  

 

2. Office Automation System

Office Automation System atau OAS akan mengintegrasi server komputer perusahaan. Fungsi utama OAS sebagai platform yang menyatukan perangkat komputer perusahaan dalam satu tempat dan terhubung satu sama lain.

Penerapan OAS akan memperlancar komunikasi antar divisi dalam perusahaan. Komunikasi yang disediakan OAS pun terjamin kerahasiaannya dan eksklusif hanya terbatas pada perusahaan saja. 

 

3. Enterprise Resource Planning

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat membantu mengelola pemantauan dan pengelolaan semua unit yang ada atau departemen dalam perusahaan.

Dari bidang keuangan, akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, operasi dan manajemen pasokan. Dengan demikian, monitoring dapat dilakukan lebih efisien dari waktu ke waktu.

 

4. Knowledge Work System

Knowledge Work System dapat mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam sistem. Kemudian, pengetahuan ini akan diterapkan dalam pekerjaan dan digunakan secara internal oleh seluruh staf profesional di perusahaan yang bersangkutan.

Knowledge Work System membantu karyawan menyelesaikan job desk secara tepat waktu dengan informasi yang valid. 

 

5. Executive Support System

Sistem  Executive Support System (ESS) dapat memungkinkan manajer untuk berinteraksi dengan semua karyawan melalui media komunikasi grafis dan informasi pendukung lainnya.

Jadi, ESS membantu untuk mempermudah komunikasi manajer dengan karyawan di bawahnya lebih intense. Jika komunikasi antara manajer dan bawahan bekerja dengan baik, kemungkinan kinerja perusahaan akan tumbuh lebih cepat.  

 

6. Teknologi Expert System dan Artificial Intelligence

Expert System dan Artificial Intelligence merupakan sistem mutakhir yang modern namun memerlukan sumber daya yang profesional untuk merancang dan menjalankannya.

Teknologi dalam sistem ES dan AI menganalisis sebuah masalah bisnis perusahaan dan berusaha memecahkannya. Masalah akan selesai dengan cepat dan efektif. Pengeluaran perusahaan pun dapat diminimalisir dalam biaya pemberian gaji. 

 

7. Decision Support System

Perusahaan sering merasa kesulitan dalam memecahkan permasalahan dan mengambil keputusan.

Ada sebuah sistem informasi yang membantu perusahaan untuk mengambil keputusan berdasarkan pertimbangan yang cermat. Decision Support System (DSS) membantu perusahaan untuk mengambil keputusan tersebut. 

Sistem akan memperhitungkan kondisi  perusahaan agar manajer dapat mengambil keputusan yang lebih akurat dan tepat. Pada akhirnya, Manajer akan mengambil keputusan paling tepat berdasarkan output DSS. 

 

8. Transaction Processing System

Transaksi merupakan kegiatan penting dan berhubungan langsung dengan keuangan perusahaan. Salah dalam menghitung transaksi akan berakibat fatal bagi keuangan perusahaan.

Perusahaan akan menanggung kerugian jika terjadi kesalahan penghitungan transaksi. Untuk meminimalisirnya, Transaction Processing System (TPS) mengintegrasikan transaksi  yang berjalan dalam perusahaan.

TPS mampu mengerjakan semua proses transaksi yang dilakukan perusahaan dan dalam jumlah yang besar sekalipun. Karena TPS, risiko terjadinya kesalahan transaksi rutin semakin kecil dan perusahaan tidak mengalami kerugian. 

 

9. Computer-Support Collaborative Work System & Group Decision Support System

Sistem ini hampir serupa dengan DSS. Hanya saja solusi yang diajukan lebih sesuai untuk solusi kegiatan berkelompok.

Sehingga dapat dikatakan bahwa skala Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS) lebih besar dari DSS. 

Sistem GDSS dan CSCWS akan mengumpulkan informasi yang diperlukan perusahaan. Proses pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner atau jasa konsultasi.

Dengan demikian, perusahaan dapat membuat keputusan dalam skala besar lebih cepat dan akurat.

Penjelasan mengenai SIM di atas dapat memberikan gambaran kepada perusahaan untuk menerapkannya di perusahaan mereka.

Dengan penerapan Sistem Informasi yang tepat sesuai kebutuhan, perusahaan akan semakin mudah dalam menjalankan proses bisnis. 

 

Baca Juga : Knowledge Management dan Manfaatnya untuk Perusahaan

 

Solusi Pengelolaan SDM Perusahaan dengan Software HRIS LinovHR

 

 

Sayangnya tidak semua perusahaan mampu untuk mengembangkan dan menerapkan nya menggunakan sumber daya yang ada.

Jika dalam kondisi seperti itu, sistem informasi manajemen adalah solusi bagi perusahaan dalam rangka mengorganisasi sumber dayanya menjadi lebih efektif.

Perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan penyedia layanan software terbaik yang berpengalaman dalam mengembangkan dan menerapkan SIM.

Software HRIS adalah salah satu bentuk dari sistem informasi manajemen yang peruntukannya administrasi HR ataupun perusahaan.

Software HRIS juga terintegrasi antar beberapa fungsi seperti payroll, kinerja karyawan, pencatatan absensi, dan masih banyak lagi.

Cari tahu lebih lanjut bagaimana Software HRIS dapat melakukan efisiensi operasional perusahaan Anda!

Konsultasikan perusahaan Anda dengan LinovHR sekarang!