Shift planning adalah salah satu proses penting bagi manajemen di perusahaan dalam mengatur perencanaan penjadwalan karyawan. Proses ini menjadi sangat penting, namun menjadi proses yang kompleks dan memakan banyak waktu.
Beruntungnya, untuk memudahkan proses tersebut, sekarang pihak manajemen atau HR bisa menggunakan teknologi berupa shift planning software atau shift schedule planning software. Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa mengelola penjadwalan dengan mudah dan cepat.
Simak ulasan LinovHR di bawah ini untuk mengetahui lebih jauh tentang shift planning beserta ulasan tentang aplikasinya yang perlu Anda ketahui.
Apa Itu Shift Planning
Shift planning adalah proses perencanaan setiap shift dan pekerjaan yang harus karyawan lakukan berdasarkan waktu kerja tertentu. Proses ini kerap dianggap sebagai proses yang memakan banyak waktu dan kompleks bagi seorang HR.
Di dalam melakukan perencanaan shift, seorang HR harus melakukannya dengan baik dan benar, sehingga setiap karyawan bisa mendapatkan jam kerja yang adil dan merata.
Dengan proses ini, karyawan bisa menerima penjadwalan yang jelas terkait kapan mereka harus datang dan bekerja.
Tidak hanya memastikan karyawan mendapatkan jam kerja yang ideal, perencanaan shift juga berkaitan dengan bagaimana memastikan produktivitas operasional sehingga tidak ada tugas yang tertunda.
Idealnya, HR harus memiliki strategi khusus untuk melakukan shift planning agar proses ini bisa menghasilkan penjadwalan yang merata dalam waktu yang tidak terlalu lama.
Salah satu cara mengatur penjadwalan yang efektif adalah dengan memanfaatkan teknologi berupa shift planning software atau shift scheduling software.
Kenapa Harus Menggunakan Shift Planning Software
Seperti penjelasan sebelumnya, bahwa sebagian besar HR menganggap bahwa shift planning adalah pekerjaan yang memerlukan ketelitian dan memakan banyak waktu.
Maka dari itu, HR harus bisa mencari cara agar pekerjaan ini bisa dilakukan dalam waktu yang cepat, yaitu melalui bantuan aplikasi berupa shift planning software. Berikut adalah manfaat lain yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan aplikasi yang satu ini.
1. Terhindari dari Kesalahan Penjadwalan
Salah satu masalah yang kerap dihadapi dalam shift planning secara manual adalah human error. Misalnya pembagian shift yang tidak merata, adanya kekosongan shift, sampai membuat karyawan mengalami overwhelmed.
Dengan adanya shift planning software, Anda dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam menyusun shift kerja.
Selain itu, Anda dapat dengan mudah memeriksa ulang jadwal untuk memastikan semua karyawan telah mendapat jadwal pada tanggal dan waktu yang tepat.
Tidak hanya itu, sebagian besar software perencanaan shift juga dapat menetapkan aturan tertentu yang dapat mendukung kebijakan perusahaan terkait jam kerja yang sesuai untuk setiap karyawan, sehingga karyawan tidak akan menerima jadwal yang melebihi waktu yang seharusnya.
2. Meningkatkan Konsistensi Operasional
Shift scheduling software memungkinkan Anda untuk tetap konsisten saat bekerja. Manager atau HRD bisa mengatur ulang penjadwalan bila terjadi kesalahan dalam mengatur jadwal karyawan yang sedang dalam masa cuti mereka. Aplikasi ini memungkinkan setiap karyawan untuk tetap pada jadwal yang telah ditentukan.
3. Menciptakan Komunikasi yang Jelas
Dengan shift planning software, manajer dan karyawan bisa berkomunikasi langsung terkait instruksi, pertanyaan penjadwalan, atau hal lainnya dengan cepat. Hasilnya, miskomunikasi bisa dihindari, HR pun bisa menyusun jadwal sesuai dengan instruksi yang telah diberikan.
4. Mudah untuk Digunakan
Shift planning software adalah aplikasi yang dapat mengelola karyawan di perusahaan dengan pengoperasian yang mudah.
Baik karyawan maupun manajer bisa untuk mengakses penjadwalan dengan lancar dan cepat. Selain itu, aplikasi ini juga bisa diintegrasikan dengan aplikasi lain yang relevan, seperti Slack, Zoom, atau Google Calendar.
Pada akhirnya, manfaat terbesar dari penggunaan shift planning software adalah efisiensi dan kenyamanan.
Mengingat penjadwalan karyawan bukanlah hal yang mudah, akan tetapi dengan aplikasi ini manajer atau HR bisa mengatur dan merencanakan penjadwalan dengan mudah tanpa adanya kesalahan dengan waktu yang cepat.
Baca Juga: Pentingnya Aplikasi Jadwal Kerja untuk Perusahaan
Kriteria Shift Planning Software
Berikut adalah kriteria shift planning software yang perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum memilih vendor yang dipilih.
1. User Interface
User interface atau tampilan antarmuka adalah salah satu kriteria yang harus Anda pertimbangkan. Tampilan antarmuka aplikasi yang sederhana, akan memudahkan Anda dalam menggunakan aplikasi.
2. Kegunaanya
Shift scheduling software adalah aplikasi yang sangat penting untuk berbagai ukuran perusahaan. Maka dari itu, sebuah aplikasi shift planning haruslah mudah digunakan dan menyediakan berbagai tutorial yang membantu manajer bisnis untuk mengimplementasikannya dengan cepat.
3. Integrasi
Software perencanaan shift yang baik adalah aplikasi yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain guna memudahkan pengelolaan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan, seperti aplikasi payroll, email, atau aplikasi percakapan perusahaan seperti Slack.
4. Kesesuaian Harga dan Kualitas
Hal yang terakhir yang harus masuk kriteria adalah harga dan nilai dari shift planning software yang akan Anda gunakan. Anda bisa melihat bagaimana kesesuaian fitur yang diberikan dengan harga yang ditawarkan.
Hal ini perlu dipertimbangkan guna mencegah pembelian aplikasi lain untuk menutupi fitur yang tidak disediakan.
Baca Juga: Cara Membuat Jadwal shift Karyawan
Fitur Penting dalam Shift Planning Software
Berkaitan dengan aspek kriteria di atas, Anda perlu melihat bagaimana fitur yang ditawarkan dari sebuah shift planning software yang akan Anda gunakan. Berikut adalah beberapa fitur penting yang harus ada dalam aplikasi penjadwalan di perusahaan Anda.
1. Dynamic Visual Calendar
Dengan adanya fitur ini, Anda bisa memberikan format detail tambahan yang memudahkan penjadwalan di perusahaan.
Seperti pemberian teks, kode warna, dan indikator lainnya untuk menandai perubahan shift mendadak dengan tampilan yang menarik dan mudah untuk menavigasikannya.
2. Built-in Time Off Requesting & Approvals
Fitur ini dapat memudahkan karyawan untuk meminta cuti langsung di aplikasi. Lalu, melalui fitur ini juga manajer atau HR bisa menyetujui atau menolak permintaan cuti yang dibayar atau tidak dibayar dengan mudah.
3. Shift Swapping and Shuffling
Fitur pada shift planning software yang satu ini dapat memudahkan Anda untuk melakukan penukaran, pengocokan, dan penjadwalan ulang shift karyawan di perusahaan Anda. Selain itu, fitur ini juga menjadi solusi ketika Anda mengalami kesalahan dalam mengatur jadwal karyawan.
Fitur shift wapping and shuffling juga memberikan kemudahan bagi pihak manajemen HRD untuk mengelola penjadwalan yang fleksibel dan lancar.
Sehingga, jika anggota tim tidak hadir atau sakit, Anda dapat mengacak shift dan menugaskan karyawan lain untuk menggantikannya.
4. Timesheet Reporting and Analytics
Shift planning software harus mampu menghasilkan laporan jam kerja yang terdiri dari waktu yang dicatat, waktu yang digunakan, dan waktu lembur.
Selain itu, Dengan adanya fitur laporan ini, Anda dapat menghitung penggajian, mengirimkan report yang sesuai, dan mengetahui status produktivitas karyawan di tim Anda.
5. Schedule Export Options
Fitur ini memudahkan Anda untuk membuat catatan data secara offline. Dengan begitu, karyawan bisa mengakses jadwal kerja mereka tanpa memerlukan koneksi internet.
Shift Planning Lebih Mudah dengan Software Absen LinovHR
Memilih vendor penyedia aplikasi shift planning adalah hal yang perlu diperhatikan dengan baik. Anda bisa melakukan beberapa pertimbangan berdasarkan kriteria dan fitur penting yang telah dijelaskan pada pembahasan di atas.
Salah satu aplikasi shift planning yang cocok dengan kriteria dan memiliki fitur penting yang dibutuhkan adalah Software Absen LinovHR.
Software Absen LinovHR hadir dengan tampilan yang mudah untuk digunakan dan memiliki keakuratan data untuk mengelola penjadwalan Anda.
Software Absen LinovHR dapat memudahkan Anda untuk melakukan pengaturan dan pengelolaan shift karyawan dengan cepat.
Anda juga bisa mengelola izin karyawan, lembar kerja, membuat laporan absen, dan mengintegrasikannya dengan aplikasi payroll guna memudahkan untuk proses penggajian.
Mudahkan shift planning di perusahaan Anda dengan Software Absen LinovHR. Kunjungi websitenya sekarang!
