Kalibrasi Kinerja: Rapat Para Manajer Sebelum Menilai Karyawan

Seperti yang kita semua ketahui, proses peninjauan karyawan bisa saja sulit dan memakan waktu. Selain memberikan penilaian secara objektif, manajer juga harus memastikan bahwa karyawan dinilai secara adil dan konsisten di seluruh jajaran perusahaan.

Agar hal ini terwujud, manajer haruslah berada di pandangan yang sama dalam hal ekspektasi dan skala penilaian. Jika tidak, maka penilaian yang dilakukan akan tidak akurat dan relevan lagi.

Rapat kalibrasi kinerja dirancang untuk menghindari penilaian yang tumpang tindih dan tak berimbang. 

 

 

Apa itu Rapat Kalibrasi Kinerja? 

Ketika Anda berada di sekolah, apakah Anda memperhatikan bahwa ada beberapa guru yang menilai siswa lebih banyak daripada yang lain?

Sistem penilaian secara inheren bersifat subjektif. Pekerjaan luar biasa yang dianggap beberapa orang bisa saja hanya dianggap pekerjaan biasa oleh sebagian yang lainnya. Dalam lingkungan profesional, hal ini pun sering terjadi.

Rapat kalibrasi kinerja adalah rapat yang dimaksudkan untuk menjaga sistem penilaian tetap adil dan seimbang serta memastikan semua karyawan mendapatkan penilaian yang objektif dan berimbang.

 

Siapa Saja yang Terlibat dalam Rapat Kalibrasi Kinerja?  

Dalam sesi kalibrasi, supervisor dan manajer adalah yang pihak bertanggung jawab untuk melakukan penilaian, membicarakan kinerja dan kondisi seputar karyawan.

Selain itu, perwakilan dari divisi HRD pun akan menghadiri rapat tersebut. Mereka semua bekerja sama untuk meninjau kinerja karyawan saat ini, menganalisis penilaian kinerja, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada setiap karyawan. 

Semua pihak berdiskusi mengenai kinerja dengan berlandaskan informasi dan data valid mengenai kinerja karyawan. Modul Performance Management dari LinovHR dapat menyajikan data seputar kinerja karyawan terhadap goals perusahaan secara sistematis dan transparan melalui infografis yang mudah dipahami.

 

5 Manfaat Rapat Kalibrasi Kerja

Sesi kalibrasi memberi kesempatan kepada manajer untuk mendiskusikan penilaiannya dan dasar pemikirannya dengan manajer lainnya untuk memastikan bahwa mereka menilai setiap karyawan secara wajar.

Pertemuan tersebut pada pokoknya merupakan sistem check-and-balance (periksa dan cocokkan). Tetapi masih banyak manfaat yang bisa didapatkan manajer jika melakukan sesi kalibrasi kinerja dengan manajer lainnya, antara lain:

 

1. Penyesuaian dan Pemenuhan Ekspektasi

Semua manajer beranggapan bahwa mereka memiliki orang-orang terbaik. Dengan membandingkan kinerja, para manajer bisa dengan cepat menyatakan apakah karyawan mereka menunjukkan kinerja di atas sesama karyawan lainnya, atau hanya memenuhi ekspektasi akan tugas-tugas  mereka.

 

2. Contoh Nyata Tentang Kinerja Tinggi

Mempersiapkan pemimpin untuk memberikan feedback yang bermanfaat dan bermakna kepada karyawan. Tidak ada yang suka menerima feedback yang tidak jelas dan bersifat menyeluruh. Setelah sesi kalibrasi, manajer mendapat contoh yang nyata dan objektif tentang seperti apa kiranya kinerja yang tinggi itu.

 

Baca Juga : Ini Dia Bedanya Manajer Dengan Pemimpin Dalam Perusahaan

 

3. Membandingkan Reward

Setiap perusahaan memiliki penilai mudah dan penilai keras. Untuk memastikan bahwa sumberdaya dan reward didistribusikan secara merata, sesi kalibrasi mewajibkan para manajer untuk membandingkan dan membedakan para karyawannya terhadap satu dengan lainnya untuk memberikan transparansi dan mengurangi kesalahan yang tidak disadari.

Sehingga proses memberikan reward, promosi dan peluang pengembangan berjalan adil dan akurat. 

 

4. Mempertahankan Karyawan Berkinerja Tinggi

Dari perspektif manajemen kiranya penting mengidentifikasi dan mengakui yang berkinerja tertinggi di seluruh perusahaan melalui proses manajemen kinerja dan menghargai mereka sesuai dengan hal itu. Jika tidak, karyawan berkinerja tinggi akan pergi dari perusahaan tersebut.

 

5. Mematangkan Promosi Karyawan

Melalui sesi kalibrasi, akan lebih mudah bagi manajer mengidentifikasi secara objektif karyawan yang siap untuk menuju langkah berikutnya.

Bahkan jika anda tidak dapat mempromosikan mereka dengan segera, anda dapat memulai proses pengembangan yang diperlukan untuk memastikan mereka siap bila saatnya tiba.

 

Baca Juga : 5 Contoh Notulen Rapat yang Bisa Digunakan

 

Tahapan Rapat Kalibrasi Kinerja

Sesi kalibrasi itu sendiri tidaklah terlalu sulit untuk dirancang. Bahkan, rapat kalibrasi kinerja hampir serupa dengan rapat lain. Yang menjadi pembeda hanyalah seputar topik yang dibahas. Tahapan yang harus dilalui antara lain: 

 

Pastikan Setiap Manajer Telah Melakukan Penilaian

Pertama-tama, yang harus dipastikan adalah setiap manajer telah memberikan penilaian pendahuluan atas setiap bawahan langsungnya.

Dalam mempersiapkan sesi kalibrasi, catat beberapa kekuatan dan peluang pengembangan (dari peninjauan kinerja karyawan) disertai contoh-contoh yang akan membantu manajer lain memahami dan mengesahkan tingkat kontribusi mereka.

 

Adakan Evaluasi Mandiri untuk Karyawan

Agar penilaian dapat berimbang, mintalah masing-masing karyawan untuk menilai kinerjanya sendiri.

Saat karyawan melakukan penilaian ulasan kinerja, manajer harus meninjau standar kinerja dan untuk meninjau peran mereka dalam proses tersebut. Manajer kemudian mengumpulkan dan membaca ulasan kinerja karyawan dan menetapkan peringkat penilaian kinerja.

 

Berdiskusi dengan HRD dan Manajer Lainnya

Selanjutnya, bekerjasamalah dengan tim SDM anda untuk mengatur pertemuan dengan teman-teman manajer lain.

Anda ingin memastikan bahwa anda membandingkan para karyawan dengan tanggung jawab dan peran serupa. Setelah berdiskusi, setiap manajer hendaklah meluangkan waktu beberapa menit untuk mendiskusikan penilaian pendahuluan, kekuatan dan peluang pengembangan karyawan mereka. Diskusikanlah seluruh karyawan untuk memastikan penggunaan penilaian yang konsisten. 

Akan sangat membantu apabila ada perwakilan Divisi HR yang hadir sebagai pihak ketiga untuk penerapan penilaian secara konsisten.

Tak hanya itu, HRD dan manajer menggunakan informasi mengenai perbandingan kinerja karyawan dengan goals perusahaan.

Pada titik ini, sangat mungkin terjadi bila beberapa manajer menilai karyawan sebagai berkinerja tinggi, sementara yang lain menilai karyawan yang berkinerja dengan standar rata-rata. Peserta terlibat dalam diskusi untuk menyesuaikan penilaian individu agar sesuai dengan standar dan memastikan bahwa penilaian diberikan secara akurat dan konsisten.

Proses manajemen kinerja yang efektif dan adil adalah ciri utama dari budaya yang berkinerja tinggi. Kalibrasi kinerja harus dilakukan secara kontinu demi pengembangan yang lebih baik.

Gunakanlah sesi rapat kalibrasi kinerja untuk mengidentifikasi dan menghargai yang berkinerja tinggi dan untuk memastikan setiap orang dinilai secara objektif dan konsisten di dalam perusahaan.