Menjadi sekretaris adalah tantangan tersendiri di era serba modern saat ini. Bagaimana tidak? Era modern meningkatkan perkembangan teknologi dan memicu persaingan bisnis semakin kompetitif. Hampir semua perusahaan memiliki setidaknya satu orang untuk mengisi posisi ini.
Persaingan bisnis yang semakin kompetitif turut mempengaruhi jobdesk yang jauh lebih kompleks dan menantang.
Dulu, sekretaris hanya dibebankan dengan tugas-tugas administratif perusahaan yang sederhana. Kini sekretaris menjadi salah satu support berjalannya kelancaran bisnis perusahaan.
Untuk penjelasannya, simak artikel berikut ini!
Apa itu Sekretaris?
Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu “secretum” yang berarti rahasia. Pada implementasinya, profesi ini memang bersinggungan langsung dengan hal-hal konfidensial atau bersifat rahasia dalam perusahaan.
Sekretaris adalah seorang karyawan yang memiliki kewajiban untuk membantu pimpinan perusahaan, posisi ini cukup bergengsi dan penting, dimana mereka akan mengetahui hal-hal rahasia bisnis perusahaan dan wajib menjaganya demi kokohnya bisnis perusahaan.
Jenis Sekretaris
Berdasarkan pengalaman dan kemampuan kerja, jenis sekretaris terbagi menjadi 2 jenis, antara lain:
1. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru saja memulai karirnya ditandai dengan baru saja lulus dari Akademi atau Universitas. Dalam posisi ini, posisi junior belum memiliki banyak pengalaman kerja.
Oleh karenanya, mereka membutuhkan banyak saran dan pengalaman belajar dari sekretaris sebelumnya.
2. Sekretaris Senior
Sekretaris senior memiliki pengalaman serta jam kerja lebih banyak dibandingkan posisi junior. Sehingga profesionalisme terbentuk lebih solid dan mampu mengatasi semua masalah dan tantangan yang ada di perusahaan.
Baca Juga: Resepsionis: Kenali Tugas dan Tanggung jawabnya
Tugas Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas wajib yang harus mereka lakukan setiap hari dalam suatu perusahaan. Tugas wajibnya adalah:
- Menanggapi pertanyaan dari client atau mitra bisnis secara langsung, melalui telepon atau email
- Mengembangkan dan menerapkan prosedur kantor
- Menjaga sistem rekaman perusahaan untuk menjunjung tinggi file yang akurat
- Menulis surat, memo, dan email
- Menyortir dokumen
- Memesan ruang pertemuan untuk rapat
- Mengatur panggilan konferensi
- Melakukan tugas administratif, termasuk pengarsipan dan fotokopi
Kualifikasi Sekretaris
Sekretaris memiliki peran vital yang mendukung pemimpin perusahaan dalam menjalankan berbagai tugas hariannya. Maka dari itu, seorang yang mengisi posisi ini memerlukan kualifikasi khusus sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik.
Adapun kualifikasi yang perlu dimiliki seorang sekretaris antara lain:
1. Pendidikan
Dari jenjang pendidikan, posisi sekretaris alangkah lebih baik jika memiliki latar belakang jurusan dari ilmu administrasi, administrasi bisnis atau pun administrasi perkantoran.
Namun, tidak menutup kemungkinan juga diambil dari jurusan lainnya selama mereka mengerti mengenai hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan memiliki keterampilan yang cukup baik untuk mengelola berbagai tugas yang diberikan.
2. Pengalaman Kerja
Untuk memastikan kematangan dalam menjalankan berbagai tugas, pengalaman kerja yang relevan menjadi salah satu kualifikasi yang penting.
Ada baiknya, seorang sekretaris memiliki pengalaman kerja dari bidang yang sejenis seperti front office, resepsionis, atau juga administrasi.
3. Sertifikasi
Sertifikasi akan menambah kredibilitas seseorang dalam suatu bidang, Begitu juga dalam bidang kesekretarisan, akan sangat bagus bila dilengkapi dengan sertifikasi yang bisa didapatkan melalui BNSP.
Tidak hanya sertifikasi profesi, bisa juga sertifikasi dalam kemampuan teknis seperti sertifikasi Ms Office Specialist.
4. Pengoperasian Komputer
Saat ini, pekerjaan sekretaris tidak akan lepas dari penggunaan komputer. Segala hal-hal administrasi dalam pekerjaan akan dilakukan menggunakan komputer. Mulai dari persuratan, sampai dengan pengelolaan jadwal meeting.
5. Penguasaan Bahasa Asing
Seorang sekretaris akan bekerja sebagai pendamping pemimpin perusahaan. Kerap kali ia harus menemani pemimpin untuk bertemu klien asing. Di sinilah penguasaan bahasa asing seperti bahasa Inggris menjadi kualifikasi yang penting.
Kemampuan Wajib Sekretaris
Disamping tugas yang harus dilakukan setiap hari, seseorang dapat dikatakan profesional dan handal dalam posisi ini jika memiliki beberapa kemampuan tertentu. Di bawah ini adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh posisi ini.
Berkomunikasi Efektif
Mampu berkomunikasi secara efektif dengan pimpinan perusahaan sangatlah penting. Seorang sekretaris juga sering berhadapan langsung dengan klien, stakeholder, bahkan mitra bisnis.
Memiliki keterampilan komunikasi yang profesional, jelas, dan efektif akan memberi kesan kuat kepada pimpinan dan perusahaan.
Wawasan yang Luas
Orang yang mengisi posisi ini harus memiliki pengetahuan mendalam di ranah yang berbeda. Hal tersebut dikarenakan pekerjaannya tidak terbatas pada penggunaan manajemen, mengirim email, menerima panggilan, membuat janji dan presentasi saja.
Untuk bersaing di dunia global, sekretaris membutuhkan pengetahuan yang luas untuk bekerja lebih kreatif dan inovatif.
Sisi positif lain memiliki wawasan luas adalah hal itu dapat dijadikan patokan untuk membuat keputusan tepat dengan cepat serta memperluas jaringan.
Kecerdasan Emosi
Karyawan di posisi ini akan berinteraksi dengan banyak orang yang berbeda setiap hari. Tentu saja, kepribadian dan karakter masing-masing orang yang dijumpai sangat bervariasi.
Maka, menjadi seorang sekretaris membutuhkan pengendalian emosi yang maksimal. Pengendalian emosi merupakan nilai positif bagi perusahaan.
Menguasai Teknologi
Teknologi yang dimaksud adalah teknologi komunikasi. Seperti yang diketahui, komunikasi terbagi menjadi komunikasi langsung (tatap muka) dan komunikasi tidak langsung (telepon, internet, dll).
Komunikasi langsung mengharuskan sekretaris berkomunikasi secara kompeten dan memiliki keahlian untuk membuat presentasi itu sendiri menarik dan persuasif dengan bantuan teknologi.
Sekretaris juga akan menggunakan seperangkat alat teknologi untuk melakukan komunikasi tidak langsung seperti e-mail, video call, dll. Mereka harus mampu bekerja secara mandiri, handal, inisiatif, percaya diri dan tinggi.
Keterampilan Perencanaan
Rapat penting, penerbangan menit terakhir, kegiatan pembangunan tim di luar lokasi hanyalah beberapa tugas menantang yang perlu diatur oleh sekretaris secara teratur.
Pimpinan perusahaan sering tidak akan punya waktu untuk merencanakan acara ini sehingga orang dengan keterampilan perencanaan yang baik sangat dicari oleh perusahaan.
Jika perencanaan jadwal dilakukan dengan buruk, dapat memiliki dampak negatif pimpinan perusahaan serta internal dan eksternal perusahaan itu sendiri.
Teliti Terhadap Detail
Kehilangan detail terkecil sering merusak jadwal atau acara yang telah direncanakan sebelumnya. Para pemimpin perusahaan yang memiliki keterlibatan tinggi dalam operasi sehari-hari dari bisnis mereka masing-masing dan tidak sempat untuk memperhatikan detail kecil.
Kadang-kadang kesalahan detail kecil yang luput dari pengawasan dapat berdampak parah pada jadwal kegiatan pimpinan perusahaan yang berakibat fatal pada bisnis.
Disini sekretaris dituntut untuk menjadi sangat teliti terhadap detail secara konsisten terhadap perencanaan dan jadwal kegiatan pimpinan perusahaan.
Berkomitmen
Komitmen seorang sekretaris dalam melakukan tugasnya menjadi sangat penting. Terutama jika diminta untuk melakukan perjalanan dinas keluar kota. Perusahaan sangat menghargai orang yang berkomitmen, berdedikasi dan memiliki etos kerja yang kuat.
Gaji Sekretaris
Posisi sekretaris merupakan posisi yang memiliki gaji kompetitif dalam suatu perusahaan. Mengutip dari Jobstreet April 2024, gaji bulanan rata-rata sekretaris di Indonesia berkisar Rp5 juta hingga Rp7 juta. Nominal ini tentu akan semakin tinggi seiring dengan pengalaman kerja ataupun tempat bekerja.
Berikut ini kisaran gaji sekretaris di beberapa perusahaan ternama:
- PT McDermott Indonesia – Rp12.257.58 per bulan
- PT Bank Mega Tbk – Rp11.000.000 per bulan
- Perum Peruri – Rp10.000.000 per bulan
- PT Astra International Tbk – Rp10.000.000 per bulan
- PT Elnusa Tbk – Rp9.213.761 per bulan
Dapatkan Kandidat Sekretaris Terbaik dengan Bantuan Software Recruitment LinovHR
Memiliki sekretaris yang kompeten menjadi salah satu hal penting. Di sini, peran HR recruiter dalam menemukan kandidat terbaik menjadi suatu keharusan. Salah satu cara menemukan kandidat terbaik adalah merampingkan proses rekrutmen sehingga mampu menarik kandidat terbaik untuk melamar.
Cara terbaik untuk merampingkan proses rekrutmen adalah menggunakan Software Recruitment LinovHR yang mendukung HR menjalankan rekrutmen dari perencanaan hingga onboarding.
Di dalam Software Rekrutmen LinovHR, terdapat berbagai fitur unggulan seperti menyusun tahapan rekrutmen, menyusun jenis tes yang perlu dilalui, sampai menyiapkan onboarding karyawan. HR juga dapat melakukan memfilter berbagai resume kandidat yang masuk dengan mudah.
Dengan rampingnya proses rekrutmen, HR pun bisa menghemat waktu rekrutmen dan menarik minat tinggi para kandidat.
Tertarik untuk memudahkan proses rekrutmen Anda dengan LinovHR? Ayo ajukan demo gratis sekarang!
