Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang sering digunakan untuk membantu pekerjaan. Hampir setiap posisi jabatan atau staff menggunakan aplikasi ini.Â
Salah satu yang sering menggunakan Microsoft Excel dalam pekerjaan sehari-hari adalah Staff admin. Biasanya, admin menggunakan microsoft excel untuk memasukkan dan mengolah data.
Karena sering digunakan, maka sudah seharusnya admin menguasai Microsoft Excel secara lebih baik lagi. Salah satu caranya adalah dengan memahami rumus-rumus Excel. Apa saja rumus Excel untuk admin?
Berikut ini pembahasan dari LinovHR tentang berbagai rumus excel yang harus dikuasai oleh para staff admin.
Alasan Anda Harus Belajar Rumus Dasar Excel
Sebelum melihat berbagai rumus excel yang harus dikuasi oleh seoarang admin ada baiknya untuk memahami kenapa rumus excel ini penting untuk dipelajari.
Perlu diketahi dalam dunia kerja, skill Microsoft Excel akan sangat digunakan. Hal ini karena Microsoft Excel adalah tools terpopuler yang digunakan untuk mengelola beragam data. Tentunya, akan ada banyak data perusahaan yang harus diolah oleh karyawan.
Namun, mengelola data menggunakan Microsoft Excel tidak bisa sembarang dilakukan. Pengelolaan tersebut membutuhkan keahlian khusus. Jika Anda ingin mengelola data dengan Excel, Anda perlu menguasai rumus dasar Excel.
Rumus-rumus Excel sangat penting untuk dipelajari, terutama bagi Anda yang ingin menekuni karir di bidang administrasi. Hal ini disebabkan karena bidang administrasi akan lebih banyak menggunakan Microsoft Excel dalam pekerjaan sehari-harinya untuk mengelola data.
Jadi pada intinya kenapa anda harus mempelajari rumus excel adalah untuk membantu pengelolaan data perusahaan secara lebih cepat dan tepat.
Apa Saja Rumus Excel untuk Admin?
Rumus Excel yang harus dikuasai oleh admin ada beragam. Contohnya saja IF, VLOOKUP, HLOOKUP, SUM, AVERAGE, dan sebagainya.
Seorang admin tentu saja perlu menguasai semua rumus tersebut. Namun, biasanya setiap jenis admin memiliki rumus Excel andalan yang paling sering digunakan. Rumus andalan ini berbeda-beda untuk setiap jenis admin.
Berikut ini adalah rumus Excel untuk admin gudang, admin keuangan, admin sales, dan admin perkantoran.
1. Admin Gudang
Admin gudang bertugas untuk membuat laporan gudang. Laporan ini memuat jumlah stok barang yang masuk dan keluar, stok akhir, harga pokok barang, harga jual, dan sebagainya.
2 Rumus excel yang wajib dikuasai oleh para staff admin adalah:
- Rumus SUMIF
- Rumus SUMIFS
Umumnya, rumus ini digunakan ketika staff admin membuat laporan gudang.
Anda mungkin sudah pernah mendengar dan menggunakan rumus SUM, tetapi bagaimana dengan rumus SUMIF dan SUMIFS? Rumus SUMIF dan SUMIFS memiliki penggunaan yang berbeda dengan rumus SUM.
Rumus SUMIF bisa menjumlahkan sel yang memenuhi satu kriteria. Jika kriteria yang dibutuhkan ada banyak, barulah rumus SUMIFS bisa digunakan. Rumus tersebut dapat menjumlahkan sel yang memenuhi berbagai kriteria.
Rumus SUMIF adalah SUMIF(range, criterion, [sum_range]). Range merupakan rentang sel yang menjadi acuan perhitungan. Criterion merupakan syarat yang akan digunakan sebagai dasar penjumlahan. Sementara itu, sum_range merupakan rentang sel yang akan dijumlahkan.
Contoh penggunaan rumus SUMIF oleh admin gudang yaitu untuk menjumlahkan produk atau hasil penjualan yang memenuhi target.
2. Admin Keuangan
Selanjutnya ada staff Administrasi keuangan. Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola data terkait keuangan, tidak hanya itu saja staff admin keuangan biasanya memiliki tugas membuat laporan keuangan.
2 Rumus excel yang wajib dikuasai oleh para staff admin keuangan adalah:
- Rumus INDEX
- Rumus IFERROR.
Rumus INDEX berguna untuk mencari suatu data dalam range, tabel, atau sel tertentu. Lalu, IFERROR digunakan untuk menyembunyikan atau menghilangkan nilai ketika terjadi kesalahan dalam rumus Excel.
Oleh admin keuangan, rumus INDEX dan IFERROR digunakan untuk berbagai hal. Misalnya nota penjualan barang, kredit barang, dan slip gaji karyawan.
Cara menggunakan Rumus INDEX yaitu INDEX(range, [row], [column]). Sementara itu, rumus IFERROR adalah IFERROR(value, [value_if_error]).
3. Admin Sales
Admin sales adalah admin yang bertugas untuk membuat laporan penjualan yang mencakup harga beli dan harga jual barang, harga diskon, kode barang, bonus penjualan, ataupun target penjualan.
2 Rumus excel yang wajib dikuasai oleh para staff admin sales adalah:
- Rumus VLOOKUP
- Rumus HLOOKUP
Baca juga: Seberapa Penting Penggunaan Software Administrasi di Perusahaan?
Rumus VLOOKUP bermanfaat untuk mencari dan membandingkan data pada range secara vertikal. Rumus ini mengacu data pada kolom paling kiri.
HLOOKUP memiliki manfaat yang sama, hanya saja HLOOKUP mencari data secara horizontal. HLOOKUP mengacu pada data di baris paling atas.
Cara menggunakan Rumus VLOOKUP adalah VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted]).
Sementara untuk Rumus HLOOKUP adalah HLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted]).
4. Admin Perkantoran
Admin perkantoran biasanya ditugaskan untuk melakukan entri data terkait data klien, konsumen, atau karyawan serta merekapnya.
Oleh karena itu rumus excel yang wajib dikuasai oleh para staff admin perkantoran adalah:
- Rumus IF
Rumus IF adalah rumus dasar Excel yang digunakan untuk memvalidasi data berdasarkan suatu logika tertentu.
Contoh penggunaan rumus IF untuk kebutuhan admin perkantoran adalah mengetahui karyawan yang tepat waktu atau terlambat hadir ke kantor. Penggunaan rumus IF ini dilakukan dengan membandingkan jam masuk karyawan dengan jam masuk perusahaan.
Logikanya adalah jika jam masuk kurang atau sama dengan jam masuk yang telah ditetapkan perusahaan, karyawan dilabeli “tepat waktu”. Namun jika jam masuk karyawan melebihi jam masuk kantor, karyawan akan dilabeli “terlambat”.
Untuk menulis rumus IF, berikut rumusnya. IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false).
Pada akhirnya menggunakan rumus microsoft excel merupakan hal penting untuk para staff administrasi agar dapat bekerja lebih cepat. Oleh karena itu semoga rumus excel untuk admin yang telah dibahas dapat membantu staff admin untuk bekerja semakin efektif.
