Tak bisa dipungkiri lagi bahwa kemajuan zaman membuat berbagai aktivitas manusia semakin lebih mudah. Perkembangan teknologi informasi seperti internet dan komputer membuat orang-orang dapat berhubungan secara daring atau online melalui sebuah software.
Begitu pula perusahaan saat ini yang memanfaatkan software untuk mengelola absensi karyawannya. Namun, masih banyak perusahaan yang menggunakan software absensi gratis sebagai alternatif untuk memangkas biaya pengeluaran.
Padahal, cara seperti itu cukup berisiko dan membahayakan data yang dimiliki perusahaan tersebut. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui apa saja bahaya yang ditimbulkan dari menggunakan software absensi gratis full version yang mudah didapatkan.
Baca juga: 8 Software Absensi Solution Terbaik Untuk Kelancaran Bisnis Anda
5 Bahaya Menggunakan Software Gratisan
Menggunakan software gratis memang membantu perusahaan Anda menghemat sedikit biaya. Perusahaan tidak perlu membayar pengembang perangkat lunak yang cukup mahal dengan biaya pemeliharaan yang tidak murah.
Namun, di satu sisi terdapat risiko cukup besar yang mungkin akan menyerang perusahaan Anda. Apalagi, software absensi gratis tersebut sangat rentan terhadap data perusahaan dan karyawan.
Beberapa bahaya jika Anda menggunakan software gratis sebagai berikut.
1. User Interface yang Tidak Menarik
Mungkin hal ini bukan merupakan bahaya yang dapat menyerang perusahaan Anda secara langsung. Tetapi user interface atau antarmuka pengguna yang tidak menarik secara tidak langsung dapat mengganggu penggunaan software tersebut.
Pengembang software gratis tentunya tidak terlalu berfokus untuk membuat user interface yang bagus dan menarik. Sebaliknya, mereka hanya membuat seadanya dimana terkadang menyulitkan Anda untuk menggunakannya.
2. Keamanan Software Tidak Terjamin
Ketika Anda memutuskan untuk menggunakan software absensi gratis bagi perusahaan Anda, maka keamanan software menjadi hal yang perlu dibayar. Tidak ada bisa menjamin keamanan software gratis bahkan pengembang sekalipun.
Selain itu, software absensi gratis mungkin saja dapat membahayakan jaringan komputer Anda bilamana terdapat virus yang dapat menyerang sewaktu-waktu. Tentunya jika hal tersebut terjadi akan menjadi masalah yang fatal.
3. Spanduk Iklan
Banyak sekali software gratis yang di dalamnya terpasang spanduk iklan oleh pengembang dengan tujuan tertentu. Mungkin hal ini dapat menghasilkan uang bagi mereka.
Namun, pada kenyataannya hal tersebut dapat mengganggu pengguna karena dapat muncul kapan saja. Jika hal semacam ini terus berlangsung, secara tidak langsung akan mengurangi produktivitas Anda.
4. Tidak Ada Software Update
Update atau pembaruan merupakan hal yang umum dilakukan pengembang terhadap software yang telah dibuatnya. Sayangnya, jika Anda memilih untuk menggunakan software absensi gratis full version sekalipun, Anda tidak pernah atau jarang sekali mendapatkan pembaruan software.
Hal ini tentu berdampak pada kinerja perangkat lunak tersebut dimana terkadang terdapat permasalahan yang harus segera diselesaikan melalui pembaruan software.
5. Kurangnya Layanan Bantuan
Sebagian besar perangkat lunak yang gratis tidak menyediakan layanan bantuan bila software tersebut mengalami masalah teknis. Hal ini tentunya sangat riskan jika Anda menggunakan software absensi gratis terutama soal jaminan keamanan data.
Selain itu, panduan cara menggunakan software tersebut juga tidak diberikan oleh pengembang. Anda tentunya tidak dapat bertanya terkait cara penggunaan fitur-fitur tertentu yang belum Anda pahami.
Baca juga:Â Kekurangan Software Data Karyawan Gratis
Software Kehadiran LinovHR: Cara Terbaik Mengelola Kehadiran Karyawan
Sudah saatnya Anda meninggalkan software absensi gratis yang memiliki banyak risiko dan tidak aman. LinovHR hadi sebagai software HR yang menawarkan banyak fitur untuk mempermudah pekerjaan Anda.
Anda dapat mengelola data absensi, izin, cuti, lembur, hingga jadwal-jadwal lainnya melalui modul Time Management yang diberikan oleh LinovHR. Tentunya hal tersebut dapat mempermudah dan meningkatkan produktivitas kerja Anda.
Dalam modul ini, Anda mendapatkan beragam fitur di dalamnya dan tidak sebatas untuk absensi karyawan saja. Fitur-fitur yang bisa Anda manfaatkan diantaranya seperti calendar, time group, schedule exception, leaves, permission request, leave request, overtime request, timesheet, time definition, unprocessed timesheet, dan processed timesheet.
Fitur timesheet memungkinkan Anda untuk mengelola kehadiran seluruh karyawan di perusahaan Anda. Data kehadiran karyawan yang masuk dapat dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal karyawan tersebut sehingga dapat menghasilkan status kehadiran yang tentunya akurat.
Selain itu, hal yang membedakan software absensi gratis dengan software kehadiran dari LinovHR yaitu terdapat dua menu tambahan dalam fitur timesheet.
Unprocessed Timesheet dan Processed Timesheet dimana Unprocessed Timesheet memungkinkan Anda mengelola timesheet yang belum dilakukan analisis. Sedangkan Processed Timesheet menampilkan beberapa data karyawan seperti status kehadiran, cuti, dan lembur.
LinovHR juga menyediakan fitur yang jauh lebih memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran karyawan dengan modul Employee Self Service (ESS). Modul ESS memungkinkan keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola data pribadinya jauh lebih mudah.
Hal ini tentunya sangat meringankan pekerjaan seorang HRD karena tidak lagi mengatur semua jadwal kerja karyawan dalam perusahaan. Dalam fitur ini, seorang karyawan dapat melihat data pribadinya, mengajukan cuti, lembur, izin, jadwal kerja, hingga melakukan pengelolaan absensi secara mandiri.
Modul ESS dapat diakses dalam dua basis utama yaitu mobile dan website. Karyawan dapat melakukan proses absensi melalui mobile atau website dengan menggunakan wajah atau dengan sidik jari jika menggunakan mobile.
Tentunya fitur-fitur tersebut sangat mempermudah Anda dalam mengelola kehadiran karyawan. Berbeda dengan software absensi gratis yang tidak menawarkan banyak fitur apalagi keamanan data yang tidak ada jaminannya.
Saatnya Anda tinggalkan software absensi gratis dan beralih ke aplikasi absensi online LinovHR untuk mempermudahkan Anda mengatur dan mengelola data kehadiran Anda. Jangan biarkan biaya yang murah mengorbankan kehadiran fitur yang berlimpah.
