Sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk menggaji karyawan sesuai dengan apa yang tertulis di kontrak kerjanya.
Namun, karena beberapa alasan, terkadang terjadi kesalahan perhitungan sehingga karyawan menerima gaji yang kurang. Jika sudah seperti itu, perusahaan wajib melakukan retro pay atau retroactive penggajian.
Metode ini adalah jalan keluar untuk mengatasi masalah salah hitung gaji karyawan. Namun, untuk melakukannya perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal.
Agar Anda lebih paham mengenai bagaimana cara kerja retro pay, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Retro Pay?
Retro pay adalah kompensasi yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan akibat adanya salah hitung atau salah potong pada gaji. Perusahaan dapat menggunakan retroactive penggajian untuk mengoreksi kesalahan upah tersebut.
Ketika perusahaan mengalami salah hitung atau salah potong gaji, divisi HR atau finance harus segera berkomunikasi dengan karyawan yang bersangkutan.
Lalu koreksi salah hitung tersebut dengan cepat. Perusahaan harus menjelaskan bahwa segala kesalahan terkait gaji tersebut akan dibayarkan.
Ini penting untuk tetap menjaga kepuasan kerja karyawan serta tidak melanggar undang-undang.
Untuk pembayaran retro sendiri, terdapat dua cara. Pertama perusahaan bisa membayarnya bersamaan dengan gaji karyawan di bulan berikutnya. Atau bisa juga terpisah dari tanggal penggajian reguler.
Baca Juga: Apa Itu Supplemental Wages?
Kesalahan Payroll yang Membutuhkan Retro Pay
Ada beberapa kasus di mana retro pay dapat digunakan untuk mengoreksi kesalahan dalam proses penggajian. Ini banyak ditemukan dalam proses penggajian yang menggunakan sistem hitung manual. Berikut ini beberapa contohnya:
- Lupa mengalikan jam lembur.
- Lupa menghitung jam kerja di luar shift yang biasanya dijadwalkan kepada karyawan.
- Penambahan gaji pada periode bulan yang sudah diproses maka akan ada perubahan nilai take home pay atau non-take home pay sehingga harus dihitung ulang.
- Lupa melakukan penyesuaian pada kenaikan gaji karyawan.
- Miscalculation penghitungan gaji di bulan-bulan sebelumnya sementara gaji sudah diproses, sehingga perlu dilakukan penghitungan ulang.
Dengan kondisi tersebut, maka perlu dilakukan retroactive penggajian.
Perbedaan Retro Pay dan Back Pay
Selain retro pay, dalam dunia payroll kita juga mengenal istilah back pay. Kedua istilah ini umum ditemukan saat perusahaan salah membayar gaji karyawan. Namun, kedua istilah ini memiliki fungsi yang berbeda.
Back pay adalah kesalahan pembayaran gaji karena terlambatnya analisa HR terkait dengan perubahan yang terjadi dalam penggajian karyawan.
Back pay mengacu kepada kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan karena perusahaan tidak membayar upah yang seharusnya dibayarkan.
Sedangkan retroactive penggajian mengacu kepada kompensasi yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan karena adanya salah hitung dalam proses penggajian.
Ada beberapa perbedaan utama antara retroactive pay dan back pay, antara lain:
1. Perbedaan Jumlah
Back pay biasanya lebih besar dari retro pay, karena pada back pay perusahaan tidak memberikan jumlah gaji sebagai mana mestinya.
2. Alasan Pembayaran Berbeda
Alasan retro pay biasanya adalah karena perubahan pembayaran atau kesalahan dalam perhitungan. Sedangkan back pay biasanya karena ketidakmampuan membayar atau kegagalan dalam sistem distribusi gaji.
Baca Juga: Bagaimana Cara Hitung Gaji Harian, Bulanan dan Pro Rata?
Cara Menghitung Retro Pay
Jika Anda perlu melakukan retro pay, berikut ini langkah-langkah menghitungnya.
1. Lihat Kembali Metode Penggajian Karyawan
Cara pertama yang perlu Anda lakukan adalah melihat kembali metode penggajian karyawan apakah berdasarkan jam atau per bulan. Hal ini akan menentukan perhitungan retro pay yang dilakukan.
Untuk mengetahuinya, Anda bisa meninjau potongan gaji mereka sebelumnya atau membaca kontrak karyawan. Retroactive penggajian juga mungkin saja diperlukan saat seorang karyawan baru beralih dari gaji per jam. Jadi ada baiknya Anda membaca kontrak karyawan.
2. Tentukan Kelayakan Lembur
Banyak sekali ditemukan retro pay dilakukan karena HR tidak memasukan upah lembur. Namun, sebelum melakukan retroactive penggajian ada baiknya Anda melihat lagi apakah karyawan tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan pembayaran lembur.
Cara termudah untuk mengetahuinya tentu saja dengan membaca kembali kontrak karyawan tersebut.
3. Tetapkan Periode Pembayaran Mana yang Memiliki Kesalahan
Agar perhitungan retroactive akurat, pastikan Anda mengetahui dengan pasti pembayaran mana yang salah. Ini umum terjadi saat karyawan mengalami kenaikan gaji, tetapi tidak diproses dalam program penggajian.
Untuk menentukan periode penggajian mana yang salah, cari tahu kapan perubahan tersebut terjadi dan lacak periode penggajian setelahnya.
Bila ternyata tidak ada perubahan seperti kenaikan gaji, coba lihat lagi di periode mana karyawan bekerja lembur, lacak lagi di periode mana karyawan tidak mendapatkan gaji yang benar.
4. Hitung secara Manual Total Retro Pay
Tahap selanjutnya hitung selisih secara manual untuk menentukan berapa banyak kompensasi yang harus diberikan kepada karyawan.
Bagaimana Anda menghitung total pembayaran retro tergantung pada kesalahan yang Anda perbaiki dan berapa banyak periode penggajian yang mengandung kesalahan.
5. Potong Juga Jumlah Pajak dengan Benar
Sebelum Anda memberikan retroactive penggajian kepada karyawan, ada baiknya Anda sudah memotong jumlah pajak yang benar dari jumlah tersebut.
Dengan Software Payroll LinovHR, Perusahaan Bisa Hindari Retro Pay
Retro pay menjadi salah satu cara untuk mengatasi masalah salah hitung dalam proses penggajian karyawan. Hal ini mungkin saja terjadi karena kurang cermat dalam proses menghitung komponen yang ada dalam penggajian.
Kesalahan hitung ini juga umum ditemukan ketika perusahaan masih menggunakan cara-cara manual dalam perhitungan gaji, sehingga pengelolaan data bisa tidak akurat. Akibatnya dalam proses penghitungan gaji terjadi kesalahan.
Walaupun kesalahan penghitungan gaji ini bisa diatasi dengan retro pay bukan berarti hal ini harus juga dianggap sebagai kesalahan biasa. Jika hal ini terus berulang tentu akan sangat merugikan karyawan serta menandakan bahwa perusahaan tidak memiliki sistem pengelolaan perusahaan yang baik.
Untuk menghindari hal ini, ada baiknya perusahaan segera beralih dari perhitungan manual menjadi menggunakan software payroll. Saat ini, sudah banyak software payroll yang membantu Anda untuk mempermudah perhitungan penggajian.
Tapi, pastikan Anda memilih software payroll yang mampu menjawab kebutuhan perusahaan Anda dalam melakukan penghitungan gaji dan pengelolaan gaji dengan tepat dan cepat. Semua itu bisa Anda dapatkan dalam software payroll LinovHR.
Sistem payroll atau dikenal juga sebagai Software payroll LinovHR memberikan Anda kemudahan dalam penghitungan gaji sehingga terhindar dari salah hitung yang berujung retro pay. Ini karena software payroll LinovHR akan menghitung semua komponen yang ada dalam penggajian secara akurat.
Jika terdapat perubahan nominal gaji karena kenaikan, HR bisa langsung melakukan update data dalam software ini secara langsung. Dengan begini tentu tidak ada lagi kesalahan hitung gaji karyawan karena semua telah dihitung secara akurat dengan teknologi canggih.
Anda juga tidak perlu takut masalah keamanan data karena software LinovHR sudah berbasis cloud sehingga keamanan lebih terjamin.
Ajukan demo gratisnya sekarang untuk tahu lebih lanjut bagaimana software payroll LinovHR menjawab kebutuhan pengelolaan payroll perusahaan Anda.
