Resource utilization adalah salah satu cara yang dapat membantu manajerial perusahaan untuk memahami bagaimana para pekerja memanfaatkan jam kerja mereka.
Data ini dapat membantu mereka untuk melakukan pengambilan keputusan yang lebih efisien guna memaksimalkan produktivitas dan profitabilitas.
Selain itu, penerapan resource utilization ini bisa dijadikan tolak ukur seberapa produktifkah tim Anda serta memantau mereka dalam mengerjakan projek.
Untuk lebih memahaminya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Resource Utilization?
Resource utilization adalah ukuran seberapa efektif anggota tim bekerja. Secara khusus, ini mengukur persentase waktu kerja seseorang yang mereka habiskan untuk tugas-tugas yang telah ditargetkan.
Dengan menggunakan metrik ini, manajer dapat mengevaluasi dan terus memantau tingkat kerja karyawan dan menganalisis apakah mereka terlalu banyak bekerja atau kurang bekerja.
Selain itu, resource utilization juga membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang strategis, yaitu profit. Semakin efektif pemanfaatan sumber daya, maka semakin mungkin perusahaan untuk mempertahankan keuntungan.
Hal ini biasanya digunakan oleh seorang project manager, yang bertugas untuk menghitung efektivitas bisnis dengan mengukur efisiensi kinerja karyawan.
Mengapa Resource Utilization Penting?
Keberhasilan suatu proyek bisnis sebenarnya bergantung pada tiga faktor penting. Yaitu ketepatan waktu, anggaran yang akurat, dan kualitas bisnis.
Perusahaan harus bisa mengalokasikan sumber daya yang dimiliki dengan efektif dan efisien. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan dana yang dikeluarkan agar tidak membengkak.
Di sinilah resource utilization terbukti bermanfaat. Untuk mendapatkan kejelasan mendalam tentang kemajuan projek yang sedang berlangsung, manajer dapat memperoleh pandangan komprehensif tentang jumlah jam kerja aktual yang dicatat oleh karyawan dibandingkan dengan yang direncanakan.
Jika ada penyimpangan, mereka dapat mengambil langkah-langkah perbaikan untuk mengendalikan aspek lainnya.
Resource utilization penting karena dapat menghitung secara akurat jumlah jam kerja karyawan di lapangan dengan jumlah jam kerja yang direncanakan sebelumnya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pencatatan jam kerja untuk perihal penggajian karyawan.
Jika terjadi kekurangan atau kelebihan jam kerja karyawan,maka seorang atasan wajib untuk memperbaikinya sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Perusahaan bertanggung jawab untuk membantu karyawan agar kinerjanya lebih produktif dan efisien.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud Work Measurement?
Jenis-jenis Resource Utilization
Ada beberapa jenis resource utilization yang umum ditemukan dalam dunia bisnis, yaitu sebagai berikut.
1. Billable Resource Utilization
Billable resource utilization adalah suatu sarana untuk mengukur jumlah jam kerja karyawan. Hal ini mengukur pekerjaan yang dapat ditagih atau dipertanggung jawabkan, seperti penyelesaian target penjualan, dan target-target lainnya. Dengan metode ini, perusahaan bisa mengetahui seberapa produktivitas karyawan.
2. Non-Billable Utilization
Kebalikannya, non-billable utilization dikenal sebagai pemanfaatan sumber daya yang tidak dapat ditagih atau dipertanggung jawabkan, seperti mengikuti rapat kerja, mengikuti pelatihan, dan lain sebagainya.
Idealnya, waktu yang dihabiskan untuk hal ini tidak boleh melebihi billable resource utilization karena dapat menurunkan produktivitas kerja.
Cara Menghitung Resource Utilization
Di dalam perhitungannya, Anda dituntut untuk bisa teliti mengingat rumus yang digunakan cukup rumit. Setelah proses perhitungan, Anda juga harus memasukkannya ke dalam laporan. Berikut cara menghitungnya.
1. Billable utilization
Billable utilization adalah pemanfaatan sumber daya yang dapat berguna untuk menganalisis beban kerja personal.
Billable resource utilization = (billable hours/(total jam kerja – jam yang dihabiskan untuk non-billable utilization)) X 100
Berikut ini cara menghitungnya.
- Tentukan berapa jam yang dimiliki karyawan untuk dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih
- Tentukan berapa jam yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih
- Bagilah waktu aktual yang dihabiskan untuk tugas yang dapat ditagih dengan potensi total jam yang mungkin untuk tugas yang dapat ditagih
- Kalikan hasilnya dengan 100
2. Resource utilization
Ini adalah persentase dari berapa banyak waktu produktif yang dihabiskan dari semua waktu yang memungkinkan.
Resource utilization = (billable hours/jam kerja yang tersedia) X 100
Berikut ini cara menghitungnya:
- Tentukan jumlah maksimum jam kerja yang tersedia
- Tentukan jumlah jam kerja yang dapat dipertanggung jawabkan
- Bagi total jam kerja yang dapat dipertanggung jawabkan dengan total jam kerja yang tersedia
- Kalikan hasilnya dengan 100
Pantau Resource Utilization Lebih Mudah dengan Software HRIS LinovHR
Menghitung resource utilization memberikan gambaran kepada perusahaan mengenai seberapa efektif seorang karyawan dalam memaksimalkan jam kerja sehari-hari.
Ini juga menggambarkan kedisiplinan dari karyawan tersebut dalam bekerja. Hasilnya maka semua projek dapat terselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan.
Namun, mengetahui resource utilization bukanlah perkara mudah, terlebih bila masih dilakukan dengan cara manual. Di mana perusahaan harus secara manual menghitung jam kedatangan dan jam pulang karyawan. Lalu menghitung juga berapa tugas yang diselesaikan.
Pekerjaan ini sangat rumit, menyita waktu dan juga rawan terjadi human error. Maka dari itu perusahaan bisa menggunakan software HRIS yang di dalamnya telah terdapat beberapa modul pendukung yang memungkinkan perusahaan untuk menilai seberapa efektif pekerjaan karyawan.
Ini bisa Anda temukan dalam Software HRIS LinovHR yang punya banyak modul-modul di dalamnya untuk menilai keefektifan jam kerja karyawan.
Di dalam Software HRIS LinovHR ada modul Time Management di mana modul ini secara khusus mampu untuk mendata dan mengakumulasikan jam kerja karyawan setiap harinya.
Dengan bantuan modul ini, Anda tidak lagi perlu untuk menghitung secara manual jam masuk, pulang, bahkan lembur karyawan. Semua akan terhitung secara akurat dengan bantuan software ini.
Tidak hanya itu, untuk menilai apakah karyawan bekerja dengan efektif dan produktif, perusahaan bisa mengetahuinya secara objektif dengan bantuan modul Performance Management, dengan bantuan fitur-fitur di dalamnya, perusahaan bisa menentukan Goals dan KPI yang perlu dicapai dan melihat hasilnya.
Dari sini, perusahaan mendapatkan data penting tentang perkembangan goals dan pencapaian kerja karyawan. Sehingga bisa membantu perusahaan dalam proses pengambil keputusan untuk menilai apakah karyawan telah bekerja dengan usaha terbaiknya atau belum.
Tunggu apa lagi? Gunakan Software HRIS dari LinovHR sekarang!
