Replacement planning adalah salah satu program perencanaan ketenagakerjaan di perusahaan yang dapat dilakukan ketika perusahaan benar-benar membutuhkan posisi tertentu dalam keadaan yang mendesak.
Replacement planning umumnya kerap dikaitkan dengan succession planning karena sistemnya yang sama-sama berfokus pada perencanaan ketenagakerjaan di perusahaan. Akan tetapi, replacement planning dan succession planning sebenarnya merupakan dua program yang berbeda.
Untuk mengetahui lebih dalam tentang replacement planning dan perbedaannya dengan succession planning, Anda bisa membaca ulasan lengkapnya melalui artikel di bawah ini!
Pengertian Replacement Planning
Replacement planning adalah proses mengidentifikasi kandidat yang akan menjadi cadangan pengganti suatu posisi, baik dalam jangka pendek ataupun jangka panjang.
Kandidat tersebut disiapkan untuk mengisi posisi esensial atau menggantikan karyawan-karyawan dengan jabatan kritis.
Perencanaan ini biasanya mengidentifikasi suatu individu untuk menjadi pengganti dari kekosongan pada posisi kritis di perusahaan, akan tetapi individu tersebut tidak mendapat kepastian untuk mendapat promosi jabatan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Perencanaan ini memang lebih berfokus pada persiapan daftar kandidat untuk mengisi kekosongan posisi signifikan tertentu yang biasanya dilakukan dalam jangka pendek. Proses ini merupakan respons terhadap kebutuhan mendesak perusahaan.
Perbedaan Replacement Planning dan Succession Planning
Proses replacement planning kerap dikaitkan dengan succession planning perusahaan. Akan tetapi, kedua hal tersebut adalah dua hal yang berbeda. Bagaimanapun, perencanaan penggantian karyawan tidak bisa menjadi cadangan dari succession planning di perusahaan.Â
Berikut adalah perbedaan antara replacement planning dengan succession planning di perusahaan dari berbagai aspek.
Perencanaan
Perbedaan pertama adalah perbedaan perencanaan antara succession planning dan replacement planning.Â
Replacement planning akan melakukan perekrutan sesegera mungkin untuk mengisi suatu kekosongan pada posisi kritis.
Untuk mengisi posisi tersebut, perusahaan bisa merekrut kandidat eksternal atau memilih karyawan yang memiliki keterampilan dan pengalaman sesuai. Proses ini harus dilakukan dengan cepat sifatnya mendesak.
Di sisi lain, succession planning adalah prospek jangka panjang untuk mengembangkan sekumpulan karyawan yang ahli dan berketerampilan tinggi. Pelatihan ini dilakukan sebelum ada posisi penting yang kosong.
Jika pemimpin memilih untuk mundur, maka karyawan yang sudah dibekali kompetensi tertentu untuk peran tersebut akan menggantikan pemimpin.
Baca Juga: Succession Management: Pengertian, Manfaat dan Cara Menerapkannya
Pengambilan Keputusan
Ada perbedaan cara dalam pengambilan keputusan antara succession planning dengan replacement planning.Â
Replacement planning. akan mempertahankan status quo dengan cara melakukan perekrutan pengganti pada posisi-posisi penting.
Succession planning akan menentukan kandidat berdasarkan perannya. Perusahaan akan memilih kandidat berdasarkan kebutuhan dan persyaratan dari posisi yang kosong.
Hasil atau Outcome
Terdapat perbedaan hasil antara succession planning dengan replacement planning.
Replacement planning mungkin saja membatasi karyawan saat ini. Sebab, karyawan tidak mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan keterampilannya, sebab tidak ada program pelatihan untuk itu.
Hal ini berbeda dengan succession planning yang biasanya memberikan program pelatihan agar keterampilan karyawan meningkat dan bisa mengisi posisi yang penting. Dengan pelatihan, perusahaan bisa menciptakan tenaga kerja yang lebih berkembang dan berkualitas.
Manfaat Replacement Planning
Salah satu keuntungan dari replacement planning adalah membuat perusahaan atau organisasi dengan mudah mendapatkan pengganti untuk suatu kekosongan pada suatu posisi dalam kondisi terdesak.Â
Secara umum, replacement planning perlu dilakukan oleh perusahaan karena memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
- Untuk mengisi posisi kosong sesegera mungkin
- Untuk menjaga daya saing
- Untuk memudahkan pertimbangan secara ekonomi
- Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
- Untuk mendapatkan hasil maksimal dari peluang ekspansi
- Untuk memajukan nilai dan kompetensi perusahaan
Cara Menerapkan Replacement PlanningÂ
Berikut adalah beberapa cara untuk mengimplementasikan replacement planning agar proses ini bisa sesuai dengan tujuan dan ekspektasi perusahaan.
Mengidentifikasi Posisi Kunci
Beberapa posisi di perusahaan memiliki peran penting yang sangat memengaruhi operasional. Posisi itu disebut dengan posisi kunci.
Jika posisi tersebut kosong, operasional bisnis perusahaan akan terseok-seok, bahkan tidak bisa berjalan.
Perusahaan harus melakukan identifikasi posisi kunci untuk perencanaan program ini. Dengan melakukan identifikasi, Anda bisa segera melakukan penggantian jika posisi kunci tersebut kosong. Â
Mengidentifikasi Keterampilan yang Dibutuhkan pada Setiap Posisi
Untuk mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan pada setiap posisi, Anda bisa melakukan analisis untuk mendapatkan informasi dari kepegawaian Anda.
Anda bisa menyebutkan kompetensi yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kritis tersebut.
Menilai Keterampilan Karyawan yang Ada
Langkah ini bisa Anda dapatkan ketika melakukan analisis kepegawaian Anda. Untuk menilai keterampilan karyawan, Anda bisa melihat catatan pelatihan, evaluasi kinerja, dan umpan balik dari pelatihan.Â
Menyesuaikan Keterampilan Kritis dengan Keterampilan Karyawan yang Ada
Supaya replacement planning bisa dilaksanakan, Anda perlu menyesuaikan keterampilan kritis yang perusahaan butuhkan dengan keterampilan karyawan saat ini.
Karyawan yang memiliki keterampilan kritis tentu akan dipilih sebagai kandidat replacement planning.
Memperhatikan Pekerjaan yang Membutuhkan Pengganti
Pada langkah ini, Anda harus memperhatikan secara menyeluruh posisi-posisi di perusahaan. Carilah posisi yang tidak memiliki pengganti dan segera buat daftar penggantinya.
Mengembangkan Rencana untuk Mengatasi Kesenjangan
Tidak menutup kemungkinan, mungkin ada kesenjangan penguasaan di antara keterampilan yang diperlukan posisi tertentu dan keterampilan yang dikuasai karyawan.
Jika kesenjangan tersebut ada, perusahaan perlu mengembangkan karyawan, baik dengan melakukan pelatihan atau mentoring.
Baca Juga: Skills Gap Analysis: Fitur HR Software untuk Analisa Kesenjangan Skill
Melakukan Evaluasi
Melakukan evaluasi replacement planning secara berkala dapat berguna untuk memastikan bahwa kebutuhan perusahaan tetap dapat terpenuhi.Â
Untuk posisi kunci, individu yang saat ini memegang peran tersebut dapat ditugaskan untuk membantu mengidentifikasi penggantinya dan melatihnya.
Tugas ini bisa dimasukkan ke dalam KPI mereka sebagai bagian dari replacement planning.
Software HR LinovHR Bantu Replacement Planning Posisi Penting
Perencanaan karyawan seperti replacement planning adalah salah satu strategi yang penting untuk dilakukan oleh HR di perusahaan.
Maka dari itu, hal ini harus dilakukan secara matang untuk penerapan yang efektif dan sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
Untuk memudahkan setiap perencanaan karyawan di perusahaan Anda, gunakan Succession Managament Software dari LinovHR. Software ini dapat mengelola setiap program perencanaan karyawan di perusahaan Anda, khususnya penggantian posisi-posisi penting di perusahaan.
Dengan Succession Managamen Software LinovHR, Anda bisa memaksimalkan setiap langkah replacement planning di perusahaan dengan cepat dan akurat. Sehingga, Anda bisa mengisi kekosongan posisi yang dibutuhkan dengan efisien tanpa memakan banyak waktu.
Selain cepat, Software HR LinovHR juga memiliki keamanan tingkat tinggi dan tampilan yang lebih user friendly, sehingga Anda tidak lagi memerlukan pihak lain untuk mengoperasikan software HR LinovHR.
Percayakan setiap program pengelolaan karyawan Anda pada Software HR LinovHR! Jadwalkan demo aplikasinya sekarang!
