Setiap data kehadiran karyawan harus dicatat dan direkap oleh manajemen. Rekap kehadiran karyawan digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan dan digunakan untuk menghitung gaji karyawan.
Ketika melakukan rekap kehadiran karyawan, ada banyak hambatan yang akan ditemui.
Oleh karena itu, untuk mengatasinya, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi yang memudahkan pencatatan dan analisis data kehadiran karyawan.
Namun sebelum itu, kenali dulu untuk apa rekap kehadiran digunakan dan hambatan yang mungkin ditemui dalam pengelolaannya.
Berikut ulasannya dalam artikel LinovHR berikut ini!
Kegunaan dari Rekap Kehadiran
Rekap kehadiran karyawan digunakan oleh manajemen untuk hal-hal berikut ini:
1. Mengetahui Kehadiran Karyawan
Kegunaan yang pertama adalah untuk mengetahui kehadiran karyawan. Setiap karyawan yang hadir ke kantor harus mencatatkan waktu kehadirannya setiap datang dan pulang kantor.
Mengetahui kehadiran karyawan akan bermanfaat bagi manajemen. Ini karena manajemen dapat mengetahui karyawan yang tidak hadir, datang tepat waktu, datang terlambat, atau lembur.
2. Menghitung Jumlah Jam Kerja
Kegunaan yang kedua adalah untuk menghitung jumlah jam kerja. Pada umumnya, jam kerja setiap karyawan telah ditentukan dan harus dipenuhi. Itulah mengapa manajemen harus mengetahui apakah karyawan sudah memenuhi ketentuan jumlah jam kerja atau tidak.
Selain itu, jumlah jam kerja juga perlu dihitung untuk dianalisis capaian target kerja karyawan setiap bulan. Melalui analisis tersebut, manajemen dapat memberi beban kerja yang sesuai dengan target kerja dan jumlah jam kerja karyawan.
3. Untuk Menghitung Gaji
Kegunaan yang terakhir adalah untuk menghitung gaji. Perhitungan gaji atau payroll memang sangat membutuhkan data kehadiran karyawan. Ini karena gaji diberikan berdasarkan data kehadiran.
Misalnya, karyawan yang lembur akan mendapatkan tambahan tunjangan, sedangkan karyawan yang terlambat atau tidak hadir akan dikenakan denda atau pemotongan gaji.
Baca juga: Apa Saja Keunggulan Rekap Absen dengan Software HRIS?
Apa Saja Hambatan dalam Kelola Rekap Kehadiran
Meski mengelola rekap kehadiran itu penting, sayangnya ada banyak hambatan yang bisa ditemui dalam pengelolaannya.
Sebelum mengambil tindakan, penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja hambatan tersebut. Dengan demikian, tindakan yang diambil akan sesuai dengan hambatan yang ada.
Berikut ini adalah hambatan yang dapat ditemui dalam pengelolaan rekap kehadiran karyawan.
1. Perbedaan Absensi Karyawan WFH dan WFO
Saat ini, sistem kerja hybrid atau gabungan antara kerja dari rumah (WFH) dan kerja dari kantor (WFO) semakin sering diterapkan.
Hal ini tentunya membutuhkan pengaturan khusus dari segi absensi, karena terdapat perbedaan dalam sistem absensi karyawan WFH dan WFO.
Mudah bagi karyawan yang bekerja dari kantor untuk melakukan absensi. Namun, pencatatan ini agak sedikit sulit dilakukan untuk karyawan yang bekerja dari rumah.
Sehingga, sistem absensi untuk mengakomodir absen karyawan WFH sangat diperlukan. Misalnya absensi menggunakan aplikasi.
2. Jumlah Karyawan Banyak
Jumlah karyawan juga menjadi pengaruh besar dalam rekap kehadiran karyawan. Apabila suatu perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak, kehadirannya akan sulit direkap.
Apalagi jika menggunakan sistem manual dengan Microsoft atau Google Spreadsheets. Masalah yang muncul misalnya penggunaan waktu yang terlalu banyak dan rawan kesalahan hitung.
3. Adanya Kecurangan dari Karyawan
Karyawan punya banyak akal ketika melakukan pencatatan absensi. Tak jarang, karyawan memilih untuk memanipulasi data kehadirannya.
Misalnya melakukan titip absen dengan rekan kerja yang lain atau menggunakan aplikasi Fake GPS agar lokasi kerja yang tercatat dalam aplikasi absensi berbeda dengan yang seharusnya.
Hal ini tentu saja merupakan masalah besar. Kecurangan yang dilakukan karyawan menyebabkan data absensi menjadi tidak akurat. Akibatnya pun jangka panjang, penggajian karyawan menjadi tidak tepat.
Baca Juga:Â E-Absen: Apa itu dan Kenapa Penting Digunakan?
Software Absensi LinovHR Bantu Rekap Kehadiran Pegawai Lebih Akurat
Rekapitulasi kehadiran karyawan menjadi hal penting dalam proses penggajian dan penilaian kedisiplinan dan kinerja karyawan.
Namun, walau menjadi hal yang sangat penting, masih saja perusahaan yang menggunakan cara manual untuk merekap seluruh data kehadiran karyawan. Cara manual tersebut tentu bukan cara yang efektif dan efisien.
Belum lagi risiko salah dan human error yang tidak bisa dihindari. Akibatnya, yang dirugikan adalah perusahaan dan karyawan itu sendiri.
Saat ini, Anda tidak perlu menggunakan cara manual untuk melakukan rekap kehadiran pegawai. Ini karena kehadiran pegawai bisa tercatat secara otomatis oleh sistem dengan menggunakan software absensi.
Software absensi yang kami rekomendasikan adalah software absensi LinovHR. Aplikasi ini memiliki segudang fitur yang memudahkan HR dalam melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan.
Aplikasi Absensi LinovHR akan mencatat dengan akurat data kehadiran karyawan mulai dari jam masuk, pulang, waktu lembur, sampai ketidakhadiran. Software Absensi LinovHR membantu menghitung Jam kerja secara otomatis dan lebih akurat.
Penggunaan software LinovHR tentu saja sangat bermanfaat karena dapat menyingkat proses rekap absen yang memakan waktu dan tenaga. Tak perlu lagi berkutat seharian hingga lembur untuk mengurus data-data kehadiran karyawan.
Gunakan software absensi untuk kemudahan rekap kehadiran karyawan akan mengubah cara kerja Anda sekarang juga!
