Menerapkan reimbursement policy adalah cara jitu untuk memastikan bahwa proses terkait reimbursement berjalan dengan lancar dan sesuai aturan. Bagaimana cara membuat dan mengimplementasikannya secara tepat supaya tujuan tersebut tercapai? Simak ulasannya di artikel LinovHR berikut.
Apa Itu Reimbursement Policy
Singkatnya, reimbursement adalah penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan bisnis. Supaya mendapat penggantian yang adil, karyawan harus mencatat semua pengeluaran dan melampirkan buktinya di dalam laporan pengajuan reimbursement.
Namun, bagaimana cara perusahaan memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan oleh karyawan tersebut sah? Nah, di sinilah pentingnya keberadaan kebijakan terkait penggantian biaya. Kebijakan inilah yang dinamakan reimbursement policy.
Kebijakan ini dapat mencegah penyalahgunaan dana sekaligus memberitahu karyawan mengenai apa saja jenis biaya yang bisa mendapatkan penggantian. Dengan begitu, sistem reimbursement dapat menguntungkan kedua belah pihak.
8 Cara Membuat Reimbursement Policy
Lalu, bagaimana cara untuk membuat reimbursement policy supaya sistemnya berjalan secara efektif sekaligus menguntungkan? Simak poin-poin berikut.
1. Tentukan Biaya yang Dapat Diganti
Langkah pertama dalam membuat reimbursement policy adalah menentukan jenis biaya yang bisa diganti. Jika biaya tersebut terkait dengan perjalanan bisnis, pastikan terdapat pedoman untuk menguraikan secara jelas cara penggunaan dana oleh karyawan.
Misalnya, sebutkan batas maksimum biaya yang bisa dibelanjakan untuk keperluan perjalanan, akomodasi, dan makan berdasarkan jabatan dan skala gaji mereka.
Selain itu, tetapkan juga pedoman untuk pengeluaran yang tidak terkait dengan perjalanan. Contohnya pengeluaran untuk operasi bisnis seperti biaya makan siang dan hiburan klien, pembelian perangkat baru, dan semacamnya.
2. Tetapkan Batasan
Kemudian, tentukan batas angka maksimum yang boleh dikeluarkan oleh karyawan. Beri panduan yang jelas mengenai tarif penggantian biaya perjalanan dan agen perjalanan. Selain itu, kebijakan penggantian biaya harus mencakup hubungan dengan kontraktor dan pemasok.
3. Manfaatkan Lebih dari Sekadar Perjalanan
Terkadang, perusahaan perlu mengganti biaya karyawan untuk kebutuhan lain di samping biaya perjalanan. Misalnya, banyak organisasi pasca-COVID-19 mulai mengganti biaya untuk mendirikan kantor di rumah. Jadi, pastikan bahwa reimbursement policy juga mencakup pedoman untuk jenis pengeluaran ini.
4. Buat Rencana Akuntabilitas
Untuk keperluan pengurangan pajak, pastikan bahwa cakupan reimburse telah didasarkan pada rencana yang dapat dipertanggungjawabkan. Tuliskan pengaturan penggantian biaya yang jelas dalam rencana tersebut.
5. Buat Laporan Pengeluaran
Supaya informasi yang terlampir jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, sertakan informasi berikut dalam laporan reimburse karyawan:
- Nama
- Identitas karyawan
- Tanggal pengajuan laporan pengeluaran
- Nama proyek atau klien
- Jumlah pengeluaran
- Kepentingan bisnis
- Kwitansi, tagihan, dan faktur
6. Otomatisasi Proses
Dilansir dari situs Happay, menurut Laporan Studi Transformasi Digital Forrester T&E 2022, perusahaan dengan solusi T&E terintegrasi yang mengotomasi kepatuhan kebijakan berhasil mengurangi pelanggaran kebijakan hingga 15%.
Jadi, ada baiknya jika perusahaan beralih menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk mengotomatiskan proses sehingga meminimalisir risiko terjadinya kesalahan atau human error.
7. Tetapkan Proses Pelaporan Pengeluaran
Setelahnya, tetapkan proses pelaporan pengeluaran yang mudah di perusahaan Anda. Gunakan template atau software pelaporan pengeluaran untuk mengotomasi proses tersebut. Selain itu, mintalah karyawan untuk melampirkan bukti berupa faktur atau tagihan saat mengajukan laporan pengeluaran untuk reimburse.
8. Tetapkan Tenggat Waktu
Kemudian, jangan lupa untuk menetapkan batas waktu penyerahan laporan pengeluaran. Biasanya tenggat yang diberikan adalah 48 hingga 72 jam setelah perjalanan atau tanggal pengeluaran.
Dengan cara ini, karyawan akan mengajukan pengeluaran dengan cepat, sehingga proses penggantian biaya juga akan berjalan lebih cepat. Hindari pengajuan laporan pengeluaran yang tertunda lama setelah perjalanan bisnis selesai.
6 Hal yang Harus Ada dalam Reimbursement Policy
Setelah mengetahui cara menyusun reimbursement policy di atas, lalu, elemen saja yang harus dimasukkan ke dalam kebijakan ini? Berikut beberapa di antaranya.
1. Daftar Pengeluaran
Dalam membuat daftar lengkap pengeluaran biaya untuk reimbursement, pastikan untuk memasukkan item berikut:
- Akomodasi hotel
- Biaya transportasi
- Penggantian bahan bakar dan biaya jarak tempuh
- Informasi pengeluaran terkait konsumsi
- Aturan terkait alkohol dan hadiah
- Biaya hiburan
- Pengeluaran lainnya
- Alur persetujuan
2. Anggaran untuk Setiap Pengeluaran
Reimbursement policy harus mencantumkan rincian anggaran untuk setiap jenis pengeluaran. Hal ini dapat dijadikan referensi oleh karyawan saat membelanjakan uang.
3. Bahasa yang Jelas
Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam kebijakan reimbursement. Bahasa yang dipakai harus sederhana dan mudah dipahami supaya tidak terjadi kesalahpahaman oleh karyawan yang berpotensi menghambat proses pengajuan reimburse.
4. Pengeluaran yang Tidak Dapat Diganti
Lampirkan juga jenis-jenis pengeluaran yang tidak akan diganti oleh perusahaan di dalam reimbursement policy. Dengan begitu, karyawan akan mengetahui item apa saja yang tidak boleh dibelanjakan.
5. Proses Penggantian Biaya
Jelaskan secara rinci proses penggantian biaya yang berlaku di perusahaan. Lampirkan proses pengajuan laporan reimbursement dan kapan mereka dapat mengharapkan uangnya cair.
6. Aturan Kartu Kredit Korporat
Jika perusahaan menyediakan kartu kredit kepada karyawan, jelaskan bagaimana dan kapan mereka bisa menggunakannya.
Manfaat Reimbursement Policy
Mengapa perusahaan harus menerapkan reimbursement policy dalam praktiknya? Berikut manfaat yang bisa diperoleh.
1. Meningkatkan Kepatuhan Karyawan
Adanya kebijakan reimbursement pengeluaran akan memastikan bahwa karyawan hanya membelanjakan uang untuk item-item yang termasuk ke dalam kebijakan tersebut. Pada akhirnya, hal ini akan membantu meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap kebijakan di perusahaan.
2. Mencegah Kecurangan Pengeluaran
Adanya kebijakan reimbursement yang ketat, jelas, dan terdefinisi juga dapat mengurangi kecurangan terkait pengeluaran di organisasi secara signifikan. Selain itu, tidak akan ada pula pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan resmi.
3. Mengurangi Kegiatan Bolak-Balik
Adanya kebijakan juga menghilangkan bolak-balik yang memakan waktu dan usaha karyawan. Kebijakan pengeluaran akan menjelaskan siapa yang harus mengajukan laporan pengeluaran, kapan laporan tersebut disetujui, dan siapa yang akan menyetujuinya.
Tips Mengimplementasikan Reimbursement Policy
Selain membuat kebijakan reimbursement dengan baik, supaya perusahaan bisa benar-benar mendapatkan manfaat dan menekan kecurangan, kebijakan harus diterapkan dengan benar. Bagaimana caranya?
1. Buat Kebijakan yang Sederhana dan Mudah Dipahami
Pastikan reimbursement policy di perusahaan bersifat sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah yang tidak dimengerti oleh karyawan karena hal ini bisa menimbulkan kebingungan yang bisa-bisa menggagalkan tujuan kebijakan tersebut.
2. Uji Coba Lebih Dahulu
Sebelum menerapkan kebijakan di seluruh organisasi, cobalah untuk melakukan uji coba terlebih dulu pada sekelompok karyawan yang lebih kecil. Amati bagaimana reaksi dan cara mereka menggunakan kebijakan itu. Lalu, identifikasi manfaat dan kekurangan kebijakan tersebut dan perbaiki sebelum menerapkannya secara luas.
3. Mengumumkan dan Mendistribusikan Kebijakan
Setelah kebijakan sudah dinilai cukup baik untuk diterapkan, umumkan dan distribusikan kebijakan tersebut ke seluruh perusahaan.
4. Adakan Sesi Pelatihan untuk Karyawan
Supaya karyawan bisa memahami kebijakan yang berlaku, adakan sesi pelatihan untuk karyawan. Kenalkan mereka pada proses pelaporan, dokumen yang harus diserahkan, dan langkah-langkah lainnya.
5. Tegaskan Konsekuensi
Kebijakan reimbursement harus menekankan konsekuensi dari pengajuan klaim palsu dan pengeluaran yang berlebihan. Dengan begitu, karyawan akan lebih berhati-hati dan bersikap jujur saat membelanjakan uang dan mengajukan penggantian biaya.
Permudah Pembuatan Reimbursement Policy dengan Software Reimbursement dari LinovHR
Membuat reimbursement policy atau SOP merupakan proses yang cukup rumit dan kompleks jika dilakukan secara manual. Oleh karena itu, kini saatnya Anda beralih dari cara tradisional ke sistem digital yang lebih modern.
Guna menyusun kebijakan secara praktis, cobalah software reimbursement dari LinovHR. Pengaturan reimbursement menjadi lebih mudah berkat adanya rincian pengeluaran yang lengkap dalam laporan berupa excel.
Semua sistemnya sudah berbasis digital sehingga lebih efisien karena proses administrasi lebih singkat. Pengaturan reimbursement juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Bagaimana? Menarik bukan? Mari ajukan demo gratisnya untuk mengetahui fitur ciamik lainnya.
