Reimbursement adalah salah satu istilah yang akan sering Anda dengar ketika memasuki dunia kerja. Istilah ini merujuk pada dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Karyawan dapat meminta kembali dana tersebut dengan mengisi formulir reimburse sebagai bukti pengeluaran. Saat mengajukan reimbursement kantor, Anda juga harus melampirkan nota, kuitansi, invoice, atau dokumen lainnya.
Dalam artikel kali ini, LinovHR akan membahas mengenai apa itu reimbursement. Simak sampai selesai agar tidak terjadi kesalahan saat Anda menggunakan sistem ini.
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement adalah sebuah kompensasi dari perusahaan atas segala biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Sederhananya, reimbursement artinya adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.
Umumnya, setiap keperluan biaya yang memiliki hubungan dengan perusahaan, pihak karyawan diperbolehkan untuk mengajukan reimburse. Hal ini biasanya dikelola oleh Human Resources Department (HRD) perusahaan.
Namun, ada aturan, ketentuan, dan syarat yang berlaku dalam pengajuan reimburse. Beberapa ketentuan tersebut, di antaranya, karyawan harus mengisi form ganti rugi, menyertakan bukti pengeluaran, invoice, dan lain-lain.
Selain itu, kebijakan perusahaan atas ketentuan reimburse pun bermacam-macam. Ada perusahaan yang mampu mengganti biaya ganti rugi secara keseluruhan. Lalu, ada juga yang hanya mengganti biaya dengan persentase tertentu.
Jadi, Anda perlu paham betul akan kebijakan ini. Mengapa? Jika Anda kurang mengetahui ketentuan soal reimbursement, tentu dapat berpotensi merugikan diri sendiri di masa yang akan datang.
Baca Juga: Online Reimburse VS Manual Reimburse, Lebih Baik Mana?
Jenis-jenis Reimbursement
Umumnya, jenis reimburse yang biasa digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan dibagi menjadi tiga. Penjelasan mengenai jenis reimburse adalah sebagai berikut:
Pajak
Reimburse adalah hal umum yang digunakan dalam proses pembayaran pajak kepada pemerintah. Sebagian besar pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan. Apabila karyawan sudah membayarkan pajak, mereka dapat mengajukan pengembalian uang menggunakan sistem reimburse.
Hukum
Jenis reimburse ini biasanya disebut tunjangan reimbursement. Dalam sektor hukum, reimburse adalah pembayaran sebagai pengganti waktu dan uang yang diinvestasikan pada prospek dan pertumbuhan keuangan.
Asuransi
Istilah reimburse juga umum dalam dunia asuransi. Saat pemegang polis asuransi kesehatan memerlukan tindakan medis darurat, seringkali tidak ada waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi, sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri. Mereka kemudian dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi menggunakan sistem reimburse.
Baca Juga: Contoh SOP Reimbursement Perusahaan dan Tips Membuatnya
Hal Apa Saja yang Dapat di-Reimbursement?
Reimbursement merupakan pengajuan ganti rugi atau pengembalian dana yang sudah digunakan untuk kepentingan perusahaan. Berikut adalah beberapa hal yang bisa di-reimbursement:
1. Biaya Perjalanan Bisnis
Pengeluaran selama perjalanan bisnis, baik ke luar kota maupun ke luar negeri, biasanya dapat di-reimbursement ke perusahaan.
Anggaran yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis, mulai dari tiket hingga akomodasi, dapat diganti oleh perusahaan. Namun, beberapa perusahaan mungkin menerapkan sistem tunjangan harian untuk biaya perjalanan dinas atau bisnis.
2. Operasional Bisnis
Biaya operasional bisnis, seperti anggaran perlengkapan kantor, menggunakan pulsa pribadi, atau menyewa tempat untuk meeting, juga dapat di-reimbursement.
Namun, ada beberapa operasional bisnis yang tidak dapat di-reimbursement, seperti pertemuan dengan klien tanpa izin perusahaan, denda saat mengendarai mobil perusahaan, pelatihan dan biaya langganan non-bisnis, serta perjalanan pribadi.
3. Biaya Kesehatan
Beberapa perusahaan juga memberikan reimbursement untuk biaya kesehatan karyawan, seperti biaya perawatan, konsultasi, dan pembelian obat-obatan. Namun, banyak juga perusahaan yang sudah menyediakan tunjangan BPJS untuk biaya kesehatan.
Tips Mengajukan Reimbursement
Sebelum mengajukan reimbursement, alangkah baikna mengetahui beberapa tips penting yang harus Anda perhatikan.
1. Persiapkan Dokumen yang Diperlukan
Sebelum mengajukan reimburse, siapkan dokumen atau data pendukung seperti bukti pembayaran dan invoice. Pastikan dokumen tersebut asli dan disimpan dengan rapi.
2. Lakukan Reimbursement secepatnya
Usahakan untuk mengajukan reimbursement sesegera mungkin agar perusahaan memiliki cukup waktu untuk memprosesnya dan Anda tidak melewatkan batas waktu pengajuan.
3. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan Reimbursement
Setiap perusahaan memiliki syarat dan prosedur reimbursement yang berbeda. Baca dan pahami dengan baik syarat dan langkah-langkah yang harus dilakukan.
4. Cek Kembali Apa yang ingin Diajukan
Sebelum mengajukan reimburse, pastikan semua informasi dan dokumen lengkap dan tidak ada yang tertinggal.
5. Hitung Kembali Pengembalian Uang
Setelah pengajuan disetujui dan dibayar oleh perusahaan, hitung kembali uang tersebut. Jika jumlahnya kurang dari yang diajukan, Anda bisa meminta kembali dengan mengajukan bukti pembayaran yang ada.
Baca juga: Tidak Boleh Asal, Ketahui Syarat Reimbursement Karyawan Sebelum Mengajukan
Contoh Form Reimbursement
Adapun contoh form reimburse dari masing-masing jenis di atas.
1. Form Ganti Biaya Transportasi
Berikut contoh dari formulir penggantian biaya transportasi perjalanan operasional kerja.
2. Form Penggantian Biaya Kesehatan (Medical)
Berikut contoh formulir penggantian biaya kesehatan atau pengobatan karyawan.
3. Form Ganti Rugi Operasional
Berikut contoh dari formulir penggantian biaya operasional kerja atau bisnis yang dilakukan oleh karyawan.
Baca juga: 8 Cara Jitu Membuat Reimbursement Policy
Kelola Sistem Reimbursement Karyawan Efisien dengan Software LinovHR
Kendala di atas menjadi salah satu contoh penghambat dalam pengelolaan reimbursement karyawan. Agar terhindar dari kendala atau hambatan tersebut, Anda bisa menggunakan Modul Reimbursement dari LinovHR!
Modul Reimbursement LinovHR mampu melakukan berbagai macam reimburse yang ditawarkan karyawan seperti asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, dana pensiun, uang ganti lembur, uang dinas perjalanan, dan lainnya.
Agar dapat menggunakan modul ini, terdapat tata cara yang bisa dilakukan:
1. Mengelompokkan Jenis Reimburse
Cara pertama adalah mengelompokkan jenis reimburse yang akan diberikan karyawan. Misalnya reimburse untuk kesehatan, perjalanan dinas, alat-alat kantor, pendidikan, dan lain-lainnya.
Pengelompokkan ini tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan yang menetapkan biaya apa saja yang bisa di reimburse.
Untuk melakukan proses ini, Anda bisa menggunakan fitur “Reimbursement Type”.
2. Mengklaim Reimburse
Lalu untuk melakukan klaim reimburse ini, Anda bisa menggunakan fitur “Reimbursement Request”. Fitur ini berfungsi memudahkan Anda untuk mengajukan sistem reimburse yang akan diberikan kepada karyawan.
Fitur ini tentunya sudah terkonfigurasi pada menu sebelumnya, sehingga data bisa terinput secara otomatis dan proses pengajuan bisa dilakukan secara cepat.
3. Melihat Sisa Reimburse
Setiap karyawan memiliki jatah reimburse yang bisa mereka gunakan untuk keperluan-keperluan penting. Maka dari itu, Anda juga harus mengetahui sisa jumlah saldo reimburse berdasarkan jenis-jenisnya. Cara ini bisa dilakukan dengan fitur “Reimburse Balance”.
Dengan memanfaatkan Modul Reimbursement LinovHR tentunya akan membuat sistem pengerjaan menjadi lebih mudah dan efektif. Karyawan pun bisa mendapatkan pengembalian dana yang sesuai dengan biaya yang mereka keluarkan.
Sehingga, hal ini akan berdampak pada peningkatan kinerja manajemen serta karyawan. Sistem reimbursement dengan bantuan teknologi menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi masalah dan hambatan manajemen reimburse perusahaan.
LinovHR adalah solusi tepat menjadi Sistem HRIS Perusahaan tidak hanya melakukan pengelolaan reimburse, Manajamen rekrutmen, perfomance management, manajemen suksesi, manajemen waktu kerja akan dapat dikelola lebih cepat dan tepat.
Gunakan LinovHR sekarang untuk kelola reimbursement perusahaan lebih efisien!
