Apa Itu Quarterly Performance Review dan Bagaimana Caranya?

Quarterly performance review (QPR) telah menjadi salah satu elemen kritis dalam manajemen kinerja perusahaan. 

Setiap perusahaan, tanpa memandang ukuran atau industri, memahami pentingnya mengevaluasi pencapaian dan progres pada setiap kuartal. 

Proses ini merupakan kesempatan bagi pemimpin perusahaan untuk mengevaluasi dan merencanakan langkah-langkah strategis ke depan. 

Dalam artikel LinovHR ini, akan dijelaskan lebih lanjut tentang quarterly performance review, mengungkap betapa pentingnya proses ini dalam meningkatkan produktivitas dan mencapai tujuan jangka panjang perusahaan.

Apa Itu Quarterly Performance Review?

Quarterly performance review adalah proses evaluasi kinerja yang dilakukan tiga kali dalam dalam setahun.

Jenis tinjauan ini merupakan bagian dari performance management system organisasi. Tujuannya adalah mengevaluasi dan mendukung pekerjaan, pencapaian, dan kemajuan karyawan selama satu kuartal.

Tinjauan ini memiliki perspektif yang lebih pendek daripada annual review, dengan fokus pada milestones dan pencapaian spesifik selama 3 bulan. Walau masih dianggap sebagai tinjauan kinerja, tinjauan kinerja triwulan memiliki elemen continuous feedback.

Dengan melibatkan manajer dan karyawan dalam dialog terbuka, QPR mendorong komunikasi yang lebih baik dan memungkinkan pemecahan masalah yang cepat.

Proses ini juga mendukung pengelolaan kinerja yang berkelanjutan, memberikan fleksibilitas tambahan penyesuaian strategi bisnis dengan perubahan yang terjadi setiap kuartal. 

Melalui quarterly performance review, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih responsif, adaptif, dan fokus pada pencapaian tujuan jangka pendek maupun panjang.

Apa Tujuan Quarterly Performance Review?

Tujuan dari quarterly performance review adalah memberikan umpan balik secara teratur kepada karyawan, membantu mereka tetap selaras dengan tujuan tim jangka pendek dan tetap terlibat dalam pekerjaan mereka.

Berbeda dengan penilaian kinerja tahunan, yang sering berfokus pada tujuan yang lebih luas dan jangka panjang.

Review ini umumnya memiliki beberapa tujuan, antara lain:

• Menyelaraskan karyawan dengan tujuan jangka pendek dan menjelaskan capaian untuk kuartal berikutnya.
• Menilai kinerja dan memberikan umpan balik konstruktif untuk menjaga karyawan tetap berada pada jalur yang benar.
• Menyelaraskan pemikiran, proses, dan strategi di dalam tim atau departemen.
• Menetapkan tujuan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan pengembangan karier.
• Memperkuat hubungan antarkaryawan dan manajer melalui komunikasi terbuka dan umpan balik yang sering.

Perusahaan yang beralih dari siklus tinjauan tahunan ke tinjauan kinerja triwulanan akan mendapatkan beberapa manfaat utama.

Tinjauan triwulanan memungkinkan manajer memberikan umpan balik yang lebih tepat waktu, mendorong keterlibatan dengan memungkinkan tujuan dievaluasi secara konsisten dan tujuan yang disesuaikan, dan mempromosikan budaya perbaikan berkelanjutan.

Bagaimana Cara Melakukan Quarterly Performance Review?

Quarterly performance review merupakan bagian kunci dalam mengevaluasi kemajuan karyawan dan memastikan keselarasan dengan tujuan perusahaan. 

Berikut adalah sembilan langkah untuk melakukan tinjauan yang sukses.

1. Kumpulkan Data Kinerja dari Waktu Ke Waktu

Pada tahap ini, langkah pertama yang perlu diambil adalah mengumpulkan secara sistematis metrik dan data kinerja karyawan dari periode ke periode. 

Proses ini mencakup informasi mengenai produktivitas, tingkat efisiensi, dan pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Data ini bukan hanya sebagai bentuk dokumentasi, tetapi menjadi dasar penting dalam evaluasi kinerja yang komprehensif.

Beberapa metrik yang bisa digunakan:

• Key Performance Indicator (KPI): Metrik ini digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan individu atau tim dalam memenuhi tujuan tertentu. Beberapa contohnya adalah jumlah proyek yang diselesaikan, peringkat kepuasan pelanggan, atau pendapatan penjualan.
• Performance issues: Catat setiap masalah terkait kinerja yang mungkin terjadi selama kuartal terakhir. Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi pola atau tren yang perlu ditangani.
• Objectives and Key Results (OKRs):OKR menyelaraskan upaya karyawan dengan tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. 

2. Identifikasi Tren

Dengan data yang terkumpul, selanjutnya Anda perlu mengidentifikasi tren yang mungkin muncul dalam kualitas pekerjaan dan kecepatan pengerjaan. 

Analisis tren ini dapat memberikan wawasan tentang bagaimana kinerja karyawan telah berubah seiring waktu.

Lihatlah metrik atau data mengenai kinerja karyawan di masa lalu sejak peninjauan terakhir, kualitas kerja, kekuatan dan kelemahan, serta upaya kolaboratif.

Lalu, lihatlah tren dalam ritme kerja karyawan untuk menentukan apakah mereka mempertahankan kecepatan yang konsisten atau mengalami periode penurunan produktivitas.

Hal ini dapat mengindikasikan kemungkinan adanya hambatan atau alur kerja yang tidak efisien dalam upaya peningkatan kinerja.

Dengan memahami tren ini, pemangku kepentingan dapat mengevaluasi faktor-faktor yang mungkin memengaruhi hasil kinerja.

3. Evaluasi Kinerja Berdasarkan Tujuan yang Telah Ditetapkan

Setelah mengenali tren kinerja anggota tim, sekarang saatnya untuk mengukur bagaimana kinerja mereka selaras dengan keseluruhan tujuan dan ekspektasi posisi, tim, dan perusahaan.

Perbandingan ini dapat membantu Anda memberikan umpan balik yang tertarget selama penilaian kinerja dan membuat rencana untuk perbaikan atau pengembangan yang diperlukan.

Untuk menilai kinerja terhadap sasaran, pertimbangkan hal-hal berikut ini:

• Sasaran individu: Tentukan apakah karyawan telah memenuhi atau melampaui sasaran mereka untuk kuartal tersebut dan identifikasi area mana saja yang mungkin tidak berhasil.
• Evaluasi diri: Self-assessment adalah hal yang perlu dilakukan karyawan di sini. Dorong mereka untuk merefleksikan pencapaian dan bidang-bidang yang perlu ditingkatkan. Evaluasi diri ini dapat memberikan wawasan yang berharga dan meningkatkan kesadaran diri selama penilaian kinerja.
• Sasaran tim dan perusahaan: Mengevaluasi kontribusi karyawan terhadap tim dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Nilai peran mereka dalam mencapai pencapaian atau mengatasi tantangan.

4. Konsultasikan dengan Anggota Tim

Untuk mendapatkan perspektif yang lebih holistik, penting untuk melibatkan anggota tim lain dalam proses penilaian kinerja. 

Diskusi dengan tim dapat memberikan sudut pandang tambahan terhadap dinamika tim dan hubungan kerja.

Interaksi ini juga dapat membuka pintu untuk kolaborasi yang lebih baik di masa depan.

5. Sajikan Umpan Balik yang Positif dan Konstruktif

Umpan balik yang disajikan harus mencakup pengakuan atas prestasi karyawan. 

Namun, tak kalah pentingnya, sertakan pula umpan balik konstruktif yang memberikan pandangan tentang area di mana karyawan dapat meningkatkan kinerjanya. 

Pendekatan ini menciptakan lingkungan yang mendukung perkembangan pribadi dan profesional.

6. Buat Kerangka Kerja yang Akan Dibahas

Agar sesi penilaian berjalan dengan terstruktur, persiapkan kerangka kerja atau agenda yang akan dibahas bersama karyawan. 

Ini mencakup poin-poin kunci yang perlu diajukan dan dibahas selama sesi, memastikan fokus pada aspek-aspek yang relevan dan penting dalam konteks kinerja.

7. Lakukan Quarterly Performance Review

Tahap selanjutnya adalah pelaksanaan sesi quarterly performance review itu sendiri. 

Dalam sesi ini, gunakan data, analisis, dan umpan balik yang telah dikumpulkan untuk membahas kinerja karyawan dengan cermat. 

Pastikan bahwa sesi ini dilakukan dengan suasana yang terbuka, objektif, dan konstruktif.

8. Dorong Umpan Balik dan Penetapan Tujuan dari Pihak yang Dinilai

Sesi penilaian seharusnya bukan hanya monolog, tetapi juga dialog. Ajak karyawan untuk berkontribusi dengan memberikan umpan balik mereka terhadap proses penilaian. 

Selain itu, bersama-sama tetapkan tujuan pengembangan untuk memastikan karyawan memiliki pemahaman tentang langkah-langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan kinerja.

9. Berikan Informasi Kepada Pihak yang Dinilai

Setelah sesi penilaian selesai, penting untuk memberikan informasi hasil tinjauan secara rinci. 

Sertakan rekomendasi dan saran untuk perbaikan atau pengembangan selanjutnya. 

Informasi ini tidak hanya menjadi laporan, tetapi juga sebagai alat bimbingan yang berharga untuk membantu karyawan dalam mencapai potensi penuh mereka.

Baca Juga: Pentingnya Mengetahui Employee Experience ROI

Peran Karyawan dalam Quarterly Performance Review

Peran yang dimainkan oleh karyawan dalam proses quarterly performance review tidak hanya memperkaya penilaian.

Namun, juga menciptakan peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan yang berkelanjutan.

Berikut beberapa peran yang bisa dilakukan karyawan:

1. Self-assessment

Sebelum sesi penilaian dimulai, karyawan memiliki tanggung jawab untuk menilai kinerja mereka sendiri. 

Ini mencakup evaluasi terhadap pencapaian target, pengenalan kekuatan, dan pengidentifikasian area pengembangan. 

Penilaian diri ini memberikan dasar yang kuat untuk diskusi selanjutnya selama quarterly performance review.

2. Persiapan

Persiapan yang matang sebelum sesi penilaian adalah kunci keberhasilan. 

Karyawan diharapkan untuk menyiapkan data dan contoh konkret yang mendukung pencapaian mereka. 

Persiapan juga mencakup pemahaman yang mendalam tentang tujuan dan harapan perusahaan untuk memastikan sesi berjalan efisien dan bermanfaat.

3. Menerima Umpan Balik

Peran karyawan tidak hanya sebatas memberikan umpan balik pada diri sendiri, tetapi juga menerima umpan balik dengan terbuka. 

Sikap terbuka dan penerimaan terhadap umpan balik, baik positif maupun konstruktif, membantu dalam pemahaman terhadap aspek-aspek kinerja yang perlu diperbaiki.

4. Berbagi Pendapat

Quarterly performance review juga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berbagi pemikiran dan kekhawatiran mereka. 

Ini mencakup diskusi tentang tantangan yang dihadapi, serta saran atau perbaikan yang diinginkan. 

Berbagi pandangan ini mendukung komunikasi dua arah dan membentuk dasar untuk perbaikan bersama.

5. Penetapan Tujuan

Karyawan memiliki peran aktif dalam menetapkan tujuan untuk masa mendatang. 

Dengan berdasarkan pada evaluasi kinerja dan umpan balik yang diterima, karyawan dapat bersama-sama dengan manajemen menetapkan tujuan yang realistis.

6. Tindak Lanjut

Setelah quarterly performance review selesai, karyawan memiliki tanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut terhadap tujuan dan rekomendasi yang telah dibahas. 

Proses ini mencakup pelaksanaan langkah-langkah yang telah disepakati dan memastikan bahwa perbaikan atau pengembangan berlangsung sesuai rencana.

Karyawan tidak hanya menjadi subjek dalam proses penilaian, tetapi juga mitra yang berkontribusi secara signifikan terhadap pengembangan pribadi dan kesuksesan tim.

Baca Juga: Ini Hal yang Perlu Dilakukan saat Year End Review

Best Practice dalam Quarterly Performance Review

Berikut adalah daftar langkah-langkah terbaik untuk melakukan penilaian kinerja triwulan:

1. Kesiapan

Hadiri pertemuan penilaian dengan kerangka kerja yang terinci dan data relevan, menunjukkan komitmen terhadap proses dan pengembangan anggota tim.

2. Fokus pada Umpan Balik yang Spesifik dan Dapat Dilaksanakan

Berikan contoh konkret tentang pencapaian anggota tim dan area yang perlu diperbaiki, disertai dengan langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengatasi masalah tersebut.

3. Menjaga Pendekatan yang Seimbang

Tawarkan kombinasi umpan balik positif dan kritik konstruktif untuk menciptakan pengalaman tinjauan yang menarik dan berkelanjutan.

4. Mengintegrasikan Umpan Balik dari Rekan Kerja

Sertakan pandangan dari rekan kerja anggota tim untuk memberikan perspektif yang komprehensif mengenai kinerja mereka.

5. Mendorong Dialog Terbuka

Bangun suasana kepercayaan dan keterbukaan, memungkinkan anggota tim untuk berbagi pemikiran dan kekhawatiran tanpa takut dihakimi.

6. Menetapkan Tujuan dan Harapan yang Jelas

Kolaborasikan untuk menetapkan tujuan yang realistis untuk siklus penilaian berikutnya, memastikan bahwa tujuan tersebut sejalan dengan tujuan perusahaan.

7. Menawarkan Dukungan Berkelanjutan

Pastikan bahwa manajer akan memberikan panduan, sumber daya, dan dorongan sepanjang perjalanan karyawan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

8. Melakukan Tindak Lanjut Secara Berkala

Jadwalkan pertemuan pengecekan atau pertemuan kemajuan untuk melacak perkembangan anggota tim dan mengatasi tantangan yang mungkin muncul.

Praktik-praktik terbaik ini dirancang untuk menciptakan pengalaman penilaian yang produktif dan mengarah pada pengembangan kinerja yang berkelanjutan.

Lakukan Penilaian Kinerja Kuartal dengan Performance Management LinovHR

Melakukan penilaian kinerja karyawan adalah salah satu cara perusahaan memastikan produktivitas serta bagaimana tujuan yang telah dirumuskan dapat tercapai.

Proses penilaian kinerja ini melibatkan monitoring serta pengumpulan data sehingga menghasilkan penilaian yang objektif. Untuk itulah, mengandalkan pantauan mata saja tidak lagi jadi cara yang efektif.

Di sini, Anda bisa menggunakan Performance Management LinovHR untuk melakukan penilaian kinerja lebih objektif dengan data yang komprehensif.

Performance Management LinovHR dilengkapi dengan fitur Goals & KPI yang memungkinkan perusahaan menetapkan KPI untuk tiap unit kerja dan individu yang ada di perusahaan.

Dari KPI yang telah ditentukan, juga bisa dilakukan monitoring serta dihasilkan result  pencapaian KPI.

Selain itu, ada juga fitur Performance Review yang memungkinkan dilakukannya 360 feedback degree. Di sini karyawan bisa mendapatkan feedback baik dari manajer, rekan kerja, atau juga memberikan feedback untuk diri sendiri.

Performance Management LinovHR juga memiliki fitur Report yang bisa diunduh untuk keperluan analisis dan penyusunan rencana pengembangan.

Dengan fitur-fitur canggihnya, Performance Management LinovHR dapat menjadi pilihan utama perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan keterlibatan dalam evaluasi kinerja. 

Jangan lewatkan kesempatan untuk merasakan dampak positifnya. Segera jadwalkan demo gratis dengan LinovHR!