Payroll adalah aspek penting dalam perusahaan. Ini karena payroll menyangkut hajat hidup banyak karyawan dan biasanya payroll merupakan pengeluaran terbesar perusahaan.
Oleh karena itu, pengelolaan payroll tidak boleh main-main. Alangkah baiknya jika payroll dikelola dengan Payroll Software Systems sehingga perhitungan dan pengelolaan payroll bisa dilakukan secara otomatis, cepat dan akurat.
Mengapa perhitungan payroll dengan software bersifat akurat? Anda dapat mengetahui jawabannya dengan memahami bagaimana proses payroll dalam suatu perusahaan.
Untuk itulah, artikel dari LinovHR berikut ini akan membahasnya. Silakan disimak.
Tahapan dalam Proses Payroll
1. Mendefinisikan Ketentuan Payroll
Tahap pertama dalam proses payroll adalah mendefinisikan ketentuan payroll.
Ketentuan ini akan dijadikan peraturan sebagai acuan pelaksanaan payroll. Hal-hal yang termasuk ketentuan payroll adalah ketentuan pembayaran, kehadiran karyawan, cuti, benefit, dan lain sebagainya.
2. Memasukkan Informasi Karyawan
Setelah ketentuan payroll selesai didefinisikan, maka manajemen harus memasukkan informasi karyawan ke dalam software.
Informasi yang dimaksud misalnya gaji pokok, tunjangan, data kehadiran, informasi bank karyawan, dan klaim reimbursement dari karyawan.
3. Melakukan Validasi
Sebelum melakukan perhitungan payroll, data dan ketentuan yang sudah ditetapkan sebelumnya harus divalidasi terlebih dahulu. Pastikan semua data sudah benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Menghitung Payroll
Pada tahap ini, perhitungan payroll dilakukan menggunakan sistem. Data yang telah dimasukkan sebelumnya akan masuk ke tahap perhitungan payroll secara otomatis.
Setelah itu, hasilnya adalah gaji bersih karyawan yang harus dibayar perusahaan.
5. Membayar Gaji
Jika gaji bersih setiap karyawan sudah diketahui, maka waktunya untuk membayar gaji tersebut. Proses pembayaran gaji dilakukan melalui bank masing-masing karyawan yang informasinya telah dimasukkan dalam tahap sebelumnya.
6. Membayar Pajak dan Asuransi
Selain gaji, pajak penghasilan dan biaya asuransi yang dikeluarkan setiap karyawan juga harus dibayar tepat waktu. Jangan sampai pembayaran ini terlambat karena ada denda yang menanti.
7. Memasukkan Payroll ke dalam Akuntansi Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki laporan akuntansi yang berisi catatan keluar masuk uang dalam perusahaan tersebut. Payroll merupakan salah satu transaksi keuangan berupa pengeluaran.
Oleh karena itu, transaksi ini perlu dicatat dalam laporan keuangan.
8. Membuat Laporan Payroll
Jika semua pengeluaran telah dibayar, tahap terakhir adalah memastikan semua pembayaran telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan negara yang berlaku.
Adapun jika hal itu telah dilakukan, maka manajemen bisa langsung membuat laporan payroll. Dengan menggunakan software payroll, laporan penggajian karyawan dapat dilakukan secara otomatis.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Payroll Software Berbasis Cloud
Bagaimana Cara Kerja Payroll Software?
Software payroll HR tidak hanya memiliki fitur untuk menghitung gaji. Biasanya, software ini juga memiliki fitur lain seperti kumpulan informasi payroll karyawan, pengaturan tipe gaji apakah gaji harian atau bulanan, pengaturan tipe karyawan apakah karyawan kontrak atau karyawan full time, kalkulator pajak penghasilan, pembuatan laporan payroll, dan fitur lainnya.
Software payroll secara umum terintegrasi dengan sistem lainnya dalam perusahaan, misalnya sistem absensi karyawan dan Employee Self Service (ESS).
Payroll terhubung dengan sistem absensi karena data kehadiran dibutuhkan untuk menghitung gaji karyawan.
Selain itu, sistem ini juga terhubung dengan ESS untuk kemudahan administrasi data payroll. Melalui ESS, karyawan bisa mengedit data pribadinya yang terkait dengan penggajian secara mandiri.
Software Payroll LinovHR Memperlancar Proses Payroll
Payroll Software mempermudah perhitungan penggajian karyawan. Jika sebelumnya untuk menghitung gaji HR mesti melakukannya secara manual dengan menginput secara manual kehadiran, serta komponen penggajian lainnya.
Kini, berkat software payroll mengurus penggajian dan perpajakan karyawan bisa dilakukan lebih praktis. Namun, tentu perusahaan harus selektif memilih Payroll Software Systems Pastikan segala fitur yang disediakan dalam software menjawab kebutuhan penggajian perusahaan.
Jika Anda berminat menggunakan software payroll, rekomendasi software yang bisa Anda pilih adalah Software Payroll Indonesia LinovHR. Software ini memiliki banyak fitur yang memudahkan pengelolaan proses payroll agar menjadi lebih cepat dan akurat.
Mulai dari tahap memasukkan informasi payroll karyawan hingga pembuatan laporan, Software Payroll LinovHR memiliki fitur-fiturnya.
Pada software ini, Anda bisa memasukkan data karyawan lewat fitur Data Bank dan Payroll Component serta membuat laporan payroll melalui fitur E-Payroll.
Tak ketinggalan, ada pula fitur Tax Calculator yang memudahkan perhitungan pajak penghasilan karyawan agar semakin akurat dan efisien.
Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, Anda tidak akan kerepotan dalam mengelola penggajian karyawan lagi. Karena itulah, segera hubungi kami sekarang untuk menggunakan software ini.
