Gaji merupakan sebuah kewajiban yang perlu dibayarkan perusahaan kepada seluruh karyawannya. Namun, penggajian tidak boleh dilakukan dengan asal, terdapat beberapa prosedur sistem penggajian yang perlu diperhatikan oleh tim payroll perusahaan agar terhindar dari kesalahan.
Prosedur ini sendiri membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pembayaran gaji setiap karyawan sesuai dengan kebijakan yang diberlakukan oleh perusahaan.
Hal ini dilakukan oleh perusahaan untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji dengan melakukan sekumpulan prosedur tertentu yang dibutuhkan. Tentunya prosedur-prosedur tersebut harus disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Untuk lebih lanjut mengetahui prosedur sistem penggajian dalam perusahaan, simak artikel berikut ini.
Mengapa Prosedur Sistem Penggajian Penting
Secara umum, sistem penggajian adalah sistem akuntansi yang memungkinkan perusahaan mengendalikan pembayaran gaji para pekerja. Sistem penggajian juga salah satu pendukung agar perusahaan dapat lebih mudah mencapai tujuannya.
Dengan sistem penggajian, proses penggajian akan lebih mudah dan bisa meminimalisir kesalahan yang dapat merugikan pekerja dan perusahaan. Itulah mengapa sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memiliki prosedur sistem penggajian.Â
Baca Juga: Beberapa Aktivitas Siklus Penggajian
Bentuk Prosedur Sistem Penggajian
Seperti yang sudah disinggung di atas, prosedur sistem penggajian harus memperhatikan kebijakan yang diberlakukan di perusahaan. Selain prosedur juga dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut.
Sebagai referensi untuk Anda, secara umum prosedur dalam penggajian dapat dilihat dari beberapa hal berikut ini.
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir merupakan salah satu prosedur yang paling umum digunakan dalam melakukan sistem penggajian. Waktu hadir digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui apakah karyawan tersebut bekerja dalam waktu normal atau overtime. Sehingga berpengaruh terhadap jumlah gaji yang akan diterima nantinya.
Sekarang, ada banyak cara yang dilakukan perusahaan untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan. Misalnya dengan dengan menggunakan mesin finger print yang dapat merekam sidik jari pekerja ketika hendak melakukan clock-in dan clock-out.
Selain itu, kini pencatatan kehadiran karyawan ada yang menggunakan metode terbaru di mana karyawan hanya perlu membuka aplikasi absen yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Karyawan hanya perlu melakukan face recognition sebagai bukti kehadiran.
2. Prosedur Pencatat Waktu Kerja
Selain pencatatan waktu hadir, perusahaan juga menggunakan prosedur pencatat waktu kerja untuk menentukan jumlah gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan nantinya.
Peraturan jam kerja untuk seorang karyawan umumnya selama 8 jam sehari. Jika karyawan tersebut tercatat pulang lebih awal sebelum bekerja selama 8 jam pada hari tersebut, maka akan dicatat dan dihitung oleh perusahaan. Sementara itu, jika karyawan tercatat bekerja lebih dari 8 jam dalam sehari, maka itu akan dihitung lembur oleh perusahaan.
Penghitungan gaji karyawan yang pulang cepat dan lembur ini dapat disesuaikan dengan aturan tiap-tiap perusahaan.
Baca Juga: Software Payroll Terbaik di Indonesia
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Prosedur pembuatan daftar gaji ini dibuat berdasarkan pada masing-masing surat keputusan perusahaan mengenai pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, kenaikan atau penurunan jabatan, gaji bulanan sebelumnya, serta daftar kehadiran karyawan.Â
Biaya yang harus dikeluarkan berdasarkan surat keputusan tersebut nantinya akan didistribusikan pada setiap departemen yang terkait.
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Setelah dilakukan pembuatan daftar gaji seluruh karyawan perusahaan, maka selanjutnya dilakukan distribusi biaya gaji kepada tiap-tiap divisi dimana karyawan tersebut ditempatkan.
Tujuan dari distribusi ini sendiri adalah agar perusahaan dapat mengendalikan biaya serta sebagai landasan perhitungan harga pokok produk.
Selain itu, dengan melakukan prosedur ini, perusahaan akan lebih mudah tentunya dalam menghitung HPP sehingga sistem penggajian karyawannya pun terhindar dari kesalahan.
5. Prosedur Pembayaran Gaji
Membahas tahapan prosedur pembayaran gaji dan upah tidak lepas dari fungsi akuntansi serta fungsi keuangan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Fungsi akuntansi yaitu sebagai instruksi pengeluaran kas perusahaan, sedangkan fungsi keuangan untuk penulisan cek sebagai pembayaran gaji karyawan.
Nantinya, fungsi keuangan akan mencairkan cek tersebut kemudian akan mengirimkannya langsung ke rekening karyawan.Â
Dengan menerapkan prosedur sistem penggajian pegawai, tentunya perusahaan akan lebih mudah mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan untuk membayar gaji pegawai atau karyawan. Selain itu, prosedur sistem penggajian ini dapat mencegah perusahaan dari kesalahan yang fatal dalam melakukan penggajian karyawan.
Prosedur sistem penggajian dalam perusahaan harus dilakukan secara teliti dan hati-hati. Itulah mengapa sebuah perusahaan perlu dan harus memiliki tim payroll yang kompeten. Namun, jika perusahaan Anda ingin fokus pada pengembangan bisnis inti, Anda dapat serahkan pada jasa payroll outsourcing LinovHR.
Dengan tim yang kompeten, payroll service LinovHR dapat membuat prosedur penggajian perusahaan Anda lebih cepat, tepat, akurat dan aman.Â
Payroll service LinovHR melingkupi penggajian rutin, pembuatan laporan penggajian baik bulanan maupun tahunan, perhitungan irregular, bonus dan lainnya. Untuk pengelolaan pajak, tim jasa payroll LinovHR memiliki konsultan pajak yang profesional dibidangnya.
Selain itu, Anda juga dapat serahkan pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan yang tentunya memudahkan tim payroll Anda untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan lainnya.
Intinya, Anda hanya tinggal duduk manis sambil mengawasi pengelolaan payroll yang dikerjakan oleh tim LinovHR.
Segera beralih ke jasa payroll outsourcing LinovHR untuk memudahkan penghitungan penggajian perusahaan Anda.
Schedule a demo sekarang juga!
