Panduan Prosedur Reimburse yang Tepat untuk Perusahaan

Biasanya, sebuah perusahaan tidak membayarkan secara langsung beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proses usaha, sehingga karyawannyalah yang harus membayarkannya terlebih dahulu.

Selanjutnya karyawan tersebut, dapat menuntut penggantian biaya yang telah dikeluarkannya dengan cara mengajukan klaim atau reimbursement kepada perusahaan. 

Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda- beda dalam menangani masalah keuangan perusahaan.

Program reimburse termasuk salah satu jenis dari sekian banyak permasalahan keuangan yang harus dikelola dengan baik oleh perusahaan demi kelangsungan perusahaan di masa depan.

Berikut akan dibahas mengenai apa sebenarnya program reimburse (reimbursement), kategori apa saja yang berhak di-reimburse oleh perusahaan dan yang terakhir prosedur reimburse yang ideal untuk perusahaan.

Mari kita simak bersama ulasan tersebut.

Apa Sebenarnya Program Reimburse (Reimbursement)?

Program Reimburse (Reimbursement) adalah suatu proses penggantian sejumlah uang dari perusahaan kepada karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan.

Secara sederhana Program Reimburse (Reimbursement) dapat diartikan sebagai proses penggantian dana dalam nominal tertentu dari perusahaan kepada karyawan.

Penggantian dana ini diberikan sebagai jawaban dari klaim atas dana yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.

Program Reimburse karyawan merupakan salah satu metode pembayaran yang sudah sangat lazim digunakan dalam perusahaan.

Contohnya, dalam hal kesehatan, karyawan biasanya membayarkan terlebih dahulu biaya dokter dan biaya resep dokter di rumah sakit ketika sakit.

Namun, setelah mengajukan klaim reimbursement, seluruh biaya yang sudah dikeluarkan oleh karyawan tersebut akan dikembalikan atau diganti secara penuh oleh pihak perusahaan.

Baca Juga: Panduan lengkap Cara dan persyaratan Klaim BPJS Ketenagakerjaan

Kategori Apa Saja yang Berhak Di-reimburse oleh Perusahaan?

Kategori yang berhak di-reimburse oleh setiap perusahaan tentu tidaklah sama, misalnya saja di perusahaan A ada klaim entertainment, sementara di perusahaan B tidak ada. Semuanya tergantung pada kebijaksanaan perusahaannya masing-masing.

Selain dalam hal kesehatan seperti contoh di atas, kategori yamg berhak di-reimburse oleh perusahaan antara lain : 

• Penggantian biaya penginapan ketika perjalanan bisnis
• Biaya membeli bahan bakar mobil dinas,
• dan lain sebagainya.

Setiap karyawan memiliki budget reimbursement yang berbeda-beda sesuai dengan posisi / jabatannya di dalam perusahaan, dan pastinya semua itu telah diatur oleh perusahaan untuk tetap menjaga kestabilan keuangan perusahaan sesuai dengan rencana anggaran tahunan perusahaan.

Nah, sebelum mengajukan reimbursement kepada perusahaan,  ada beberapa hal yang patut diperhatikan, diantaranya adalah :

1. Penggantian Dana Sesuai SOP Perusahaan

Sebagai karyawan yang baik, Anda perlu mengetahui atau setidaknya pernah membaca aturan SOP (standard operational procedure) yang berlaku pada perusahaan Anda.

Kadang-kadang, hanya perusahaan tertentu saja yang memberikan penggantian dana sebesar 100% sesuai jumlah keseluruhan yang dikeluarkan.

2. Melengkapi Dokumen Pengajuan Reimbursement

Dalam pengajuan klaim reimbursement, perusahaan membutuhkan beberapa kelengkapan dokumen sebagai bukti terlampir agar mendapatkan dana pengganti.

Kelengkapan dokumen yang dimaksud meliputi :invoice, kwitansi, surat dokter, bukti bayar, resep obat, dan lain sebagainya.

Semua kelengkapan dokumen yang diminta adalah dokumen asli, bukan fotocopy (salinan).

3. Segera Diproses

Setelah melengkapi dokumen, yang harus Anda lakukan adalah memproses klaim reimbursement dengan segera.

Setiap perusahaan memiliki peraturan tertentu (SOP) dalam hal klaim reimbursement. Bagi perusahaan berskala besar dengan ribuan karyawan (mid-level) tentu akan memerlukan waktu lebih lama dalam memproses klaim reimbursement.

Oleh karena itu, terkadang perusahaan hanya memberi waktu penyerahan kwitansi selama 3 – 7 hari setelah pembayaran untuk segera diajukan ke tim HR agar dapat segera diproses reimbursement.

4. Melakukan Kroscek Informasi

Kesalahan dalam pemberian dana pengganti atau proses reimbursement masih sering terjadi karena kelalaian manusia atau sistem manual. Karenanya, Anda tidak boleh lupa untuk memeriksa kembali jumlah yang diterima.

Apabila ditemukan adanya ketidakcocokan besarnya angka nominal, Anda bisa kroscek informasi secara langsung antara kwitansi penerimaan reimbursement dan kwitansi salinan beban biaya sebelumnya yang telah dikeluarkan oleh karyawan.

Kemudian, sampaikan masalah ketidak cocokan tersebut kepada tim HR atau departemen keuangan perusahaan terkait.

Prosedur Reimburse yang Ideal untuk Perusahaan

Sangat penting bagi departemen keuangan (HR) perusahaan  untuk menentukan prosedur reimburse yang tepat.

Seorang karyawan, pastinya tidak akan senang jika harus menutupi pengeluaran untuk kepentingan perusahaan dari dompet mereka sendiri dan terlalu lama menunggu untuk diganti.

Oleh karena itu, perusahaan harus membuat prosedur penggantian biaya yang transparan, dimana karyawan dan manajer sama-sama mengetahui jenis pengeluaran apa yang dapat diganti dan tidak bisa diganti oleh perusahaan.

Dengan prosedur yang jelas, akan menghindarkan perusahaan dari pertengkaran dengan karyawan mengenai reimbursement.

Ada beberapa hal penting yang dapat mempengaruhi kelancaran proses reimbursement. Selain menerapkan prosedur reimburse yang jelas dan memastikan bahwa karyawan Anda mengetahui keberadaannya, Anda juga dapat menyederhanakan prosesnya.

Jenis Reimbursement

Pembayaran reimbursement tiap perusahaan cukup beragam tergantung bagaimana Standar Operasional Perusahaan (SOP).

Beberapa perusahaan melakukan penggantian biaya bersamaan dengan pembayaran gaji, tetapi ada pula perusahaan yang melakukannya dengan terpisah.

Perusahaan akan menanggung beberapa jenis biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Ada beberapa biaya yang ditanggung antara lain: 

1. Medical

Karyawan terkadang perlu memeriksakan diri ke dokter dan menjalani rawat inap ketika sakit. Biaya yang terkait dengan medis masuk dalam jenis medical.

Tiap perusahaan mempunyai ketentuan pencairan biaya medis yang berbeda-beda tergantung posisi karyawan di perusahaan. 

MelaluI Software HRD dari LinovHR, perusahaan dapat memantau transaksi dalam bentuk report sehingga menghindari kesalahan yang biasa muncul dalam penghitungan manual. 

2. Travel

Perusahaan akan meminta karyawan untuk pergi ke luar kota bahkan luar negeri untuk jangka waktu tertentu dalam kepentingan bisnis.

Nah, perjalanan ini dinamakan perjalanan dinas. Hanya karyawan saja yang berhak untuk mengikuti perjalanan dinas, sementara anggota keluarga dari karyawan tidak boleh ikut.  

Perusahaan akan menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi karyawan dan membayar semua biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan dinas, seperti transportasi, makan, penginapan, dan lain-lain. 

3. Business

Seringkali karyawan harus mengeluarkan biaya atas operasional kerja, seperti pulsa untuk menghubungi client, memberikan suguhan konsumsi kepada client, dan sebagainya.

Pembayaran business reimburse harus atas persetujuan HR Specialist. Jika jumlah pengajuan melebihi jumlah yang disetujui, maka sisa biaya tersebut akan ditanggung oleh karyawan. 

Untuk menghindari penyalahgunaan, berikut beberapa contoh pengajuan yang tidak akan dibayarkan oleh perusahaan:

1. Pertemuan client tanpa izin perusahaan
2. Denda saat mengendarai mobil perusahaan
3. Pelatihan dan biaya langganan non-bisnis
4. Perjalanan pribadi

Jumlah dan peruntukan biaya business berbeda untuk tiap karyawan, tergantung kebijakan perusahaan dan posisi karyawan di perusahaan tersebut. 

 

Baca Juga: Cara Mengajukan Reimbursement dalam Perusahaan

Tahapan Reimbursement dalam Software HRD LinovHR

Sangat penting bagi HRD  untuk menentukan prosedur reimburse yang tepat. Seorang karyawan tentu saja tak akan senang jika harus menutupi biaya untuk kepentingan perusahaan dari dompet pribadi dan harus menunggu lama untuk approval dan memperoleh pencairan dana. 

Oleh karena itu, perusahaan harus membuat prosedur yang transparan dan mudah dilakukan, dimana karyawan dan HR saling mengetahui jenis biaya yang perlu diganti. 

Transparansi mengenai produk dan biaya akan mempengaruhi kinerja dan hubungan dengan karyawan. Software HRD dari LinovHR membuat penggantian biaya menjadi mudah dan sederhana dengan beberapa tahapan, yaitu: 

1. Mengajukan Request

Karyawan yang telah melakukan kegiatan sesuai jenis reimburse dan memerlukan penggantian biaya akan mengisi formulir request. Kemudian, formulir akan diterima oleh HR Specialist. 

2. Membuat Daftar Request

HR Specialist setiap bulan akan menerima banyak request penggantian dari karyawan dengan berbagai macam jenis reimburse.

Pengajuan penggantian akan dikelompokkan menurut jenisnya. Jika membutuhkan persetujuan atau approval dari HR Manager, daftar request akan diteruskan kepada HR Manager. 

3. Review Daftar Request

Selanjutnya pihak HR Manager akan menerima daftar request dan melakukan review terhadap pengajuan yang ada.

Bila sesuai dengan ketentuan perusahaan, HR Manager akan menyetujui (approve) pengajuan tersebut. Maka tahap selanjutnya akan dilanjutkan kepada payment atau pembayaran. 

4. Payment

Semua data pengajuan business, medical, dan travel reimburse yang telah dicatat HR Specialist dalam satu tabel daftar reimburse request sesuai jenis dan mendapat approval dari HR Manager akan dilanjutkan kepada.

Data pada tabel ini nantinya akan diproses oleh bagian FI Account Payable maupun HR Payroll. Khusus travel, pembayaran hanya perlu melalui pihak FI Account Payable.  

Bila payment tidak dilakukan bersamaan dengan payroll, maka payment akan dilakukan oleh FI Account Payable.

Sementara payment yang dilakukan bersamaan dengan payroll akan proses oleh HR Payroll. Lalu, HR Specialist akan menerima daftar reimburse payment yang telah diproses. Status request reimburse berubah menjadi selesai. Karyawan pun akan menerima haknya berupa dana penggantian dari pihak perusahaan. 

Prosedur Reimbursement lebih Cepat dan Efisien  dengan Software LinovHR

Ketika perusahaan masih berskala kecil hingga menengah, mengelola penggantian dana (reimbursement) kepada beberapa karyawan mungkin tidak terlalu sulit.

Namun, bagaimana jika perusahaan Anda sudah berskala besar? Pastinya bagian keuangan perusahaan (tim HR) akan mengalami kesulitan dalam mengelola penggantian dana (reimbursement). 

Pada abad ke-20 ini, mengajukan klaim reimbursement tidak perlu repot lagi. Pasalnya karyawan tidak lagi harus mengajukan klaim reimbursement secara manual dan menunggu lama untuk proses penggantian dana. Perusahaan Anda dapat memanfaatkan Software HRD Terbaik, yaitu LinovHR. 

Dengan memanfaatkan software LinovHR, pengelolaan klaim atau proses reimbursement menjadi jauh lebih mudah, cepat, dan efisien, karena setiap karyawan bisa mengajukan sendiri klaim reimbursement secara online dan prosesnya pun terbilang cepat.

Karyawan yang telah mengajukan reimbursement, bisa langsung segera disetujui. Jenis – jenis kategori reimbursement juga dapat diatur sesuai kebutuhan dan jenisnya. 

Software Payroll LinovHR memiliki Modul Benefit, Benefit Group, dan Benefit Claim, yang semuanya dibuat secara khusus untuk memudahkan dan mempercepat proses reimbursement dalam perusahaan.

Modul Benefit berfungsi untuk menyimpan seluruh data benefit yang ada pada perusahaan. Data benefit bisa berupa asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan / Ketenagakerjaan, dana pensiun, uang lembur dan tunjangan lainnya.

Dengan menyimpan seluruh data master pada menu benefit, maka Anda dapat dengan mudah melakukan proses klaim benefit.

Melalui fitur Benefit Group, Anda dapat mengelompokkan benefit yang akan diberikan kepada karyawan dengan sangat mudah.

Sementara fitur Benefit Claim merupakan menu yang dibuat untuk memudahkan manajemen HR dalam pengajuan klaim benefit yang merupakan hak karyawan, sesuai dengan konfigurasi benefit yang telah diatur pada menu Benefit sebelumnya.

Mengingat pentingnya proses klaim reimbursement untuk dikelola dengan baik, maka tidak ada salahnya perusahaan Anda memanfaatkan semua kemudahan tersebut.

LinovHR merupakan Software Payroll Terbaik menawarkan solusi kemudahan dalam pengelolaan data karyawan dan menyederhanakan tugas – tugas tim HR yang bisa dimaksimalkan dengan otomatisasi.

Dimana di dalamnya terdapat Modul Benefit, Benefit Group, dan Benefit Claim, yang ketiganya berfungsi untuk membantu memudahkan dan mempercepat proses reimbursement dalam suatu perusahaan.