Prorated paid time off menjadi salah satu hal penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di berbagai perusahaan.Â
Kebijakan mengenai penggunaan PTO prorata memegang peranan vital dalam menentukan hak dan kewajiban karyawan terkait waktu istirahat yang karyawan miliki.Â
Dalam artikel ini, LinovHR akan mengulas lebih lanjut mengenai berbagai implementasi yang berkaitan dengan PTO prorata dan bagaimana cara kerjanya dalam konteks manajemen SDM di perusahaan.
Apa Itu Prorated Paid Time Off?
Prorated paid time off (PTO) adalah pengaturan waktu cuti yang disesuaikan secara proporsional dengan jadwal kerja atau masa kerja karyawan dalam perusahaan.
Hal ini memastikan keseimbangan yang adil dalam pemberian cuti sesuai dengan waktu kerja yang dilakukan.
Metode ini umumnya diterapkan ketika karyawan tidak bekerja selama satu tahun penuh, seperti ketika mereka memulai atau mengakhiri pekerjaan di tengah tahun, atau bekerja secara paruh waktu.
PTO prorata memastikan pemberian cuti yang sesuai dengan jumlah waktu kerja yang telah dilakukan karyawan.
Perhitungan yang Digunakan untuk Prorated Paid Time Off
Dalam menghitung prorated paid time off (PTO), perusahaan menggunakan berbagai metode tergantung pada bagaimana waktu kerja dan penggajian karyawan diatur.Â
Berikut adalah beberapa metode umum yang digunakan:
1. Tahunan
Dalam sistem akrual tahunan, karyawan biasanya dialokasikan sejumlah cuti selama satu tahun penuh. Namun, total PTO di prorata jika karyawan mulai atau berhenti di tengah tahun.
Misalnya, jika PTO standar adalah 12 hari per tahun dan seorang karyawan mulai bekerja pada bulan Juli, maka ia berhak mendapatkan setengah dari jumlah hari tersebut 6 hari untuk tahun tersebut.
2. Bulanan
Dalam metode ini, cuti tahunan dibagi menjadi jumlah bulan dalam setahun, dan karyawan menerima sejumlah cuti setiap bulan. Misalnya, dengan 12 hari liburan dalam setahun, karyawan memperoleh satu hari per bulan.
Jika seorang karyawan mulai bekerja pada bulan April, mereka akan memperoleh PTO dari bulan April hingga Desember, dengan total 9 hari untuk tahun tersebut.
3. Semi-Bulanan atau Dwimingguan
Pada metode ini, cuti dibagi menjadi dua periode setiap bulan atau setiap dua minggu.
Karyawan menerima alokasi cuti pada setiap periode ini, dan perhitungan cuti dilakukan berdasarkan waktu kerja mereka dalam setiap periode tersebut.
4. Per Jam
Untuk karyawan yang dibayar per jam, cuti dihitung berdasarkan jumlah jam kerja yang telah mereka lakukan.
Biasanya, setiap jumlah jam tertentu yang dihabiskan di tempat kerja akan memberikan karyawan hak atas sejumlah jam cuti.
Baca Juga: Perhitungan Sisa Cuti Karyawan Resign dengan Tepat
Bagaimana Menghitung Prorated Paid Time Off
Menghitung prorated paid time off (PTO) merupakan proses penting yang memerlukan penyesuaian berdasarkan status karyawan.
Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang bagaimana menghitung prorated PTO dalam beberapa kategori karyawan:
Karyawan Full Time
Karyawan full time biasanya memiliki jam kerja penuh, misalnya 40 jam per minggu. Untuk menghitung Prorated PTO bagi karyawan full time, rumus yang umum digunakan adalah:
 [Prorated PTO = (Bulan Kerja / Total Bulan dalam Tahun) X Total Cuti Tahunan]
Misalnya, jika seorang karyawan bergabung pada bulan Maret dan cuti tahunannya adalah 12 hari, maka prorated PTO-nya akan dihitung sebagai berikut:
 [Prorated PTO = (10 bulan / 12 bulan) X 12 hari = 10 hari]
Karyawan Part-Time
Karyawan part-time bekerja dengan jam kerja yang kurang dari karyawan full time. Untuk menghitung prorated paid time off bagi karyawan part-time, rumusnya dapat disesuaikan dengan jumlah jam kerja mereka.Â
Misalnya, jika seorang karyawan part-time bekerja setengah waktu (20 jam per minggu), dan cuti tahunannya adalah 12 hari, maka prorated PTO-nya akan dihitung sebagai berikut:
[Prorated PTO = (20 jam / 40 jam) X 12 hari = 6 hari]
Karyawan Resign
Ketika seorang karyawan mengundurkan diri, prorated PTO mereka dihitung berdasarkan waktu kerja mereka selama tahun tersebut. Rumus yang umum digunakan adalah:
[Prorated PTO = (Bulan Kerja / Total Bulan dalam Tahun) X Total Cuti Tahunan ]
Misalnya, jika seorang karyawan mengundurkan diri pada bulan September setelah bekerja selama delapan bulan dalam tahun tersebut, dan total cuti tahunannya adalah 12 hari, maka prorated PTO-nya akan dihitung sebagai berikut:
[Prorated PTO = (8 bulan / 12 bulan) X 12 hari = 8 hari]
Dengan menggunakan rumus-rumus di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan menerima hak cuti yang sesuai dengan waktu kerja mereka, baik itu sebagai karyawan.
Ajukan Cuti Semakin Mudah dengan Aplikasi Absensi LinovHR
Memberikan kuota cuti sesuai dengan ketentuan perundang-undangan adalah suatu keharusan. Menerapkan prorated paid time off adalah salah satu cara perusahaan memberikan hak cuti karyawan sesuai dengan masa kerja mereka.
Selain memberikan karyawan kuota cuti sesuai dengan haknya, permudah juga mereka dalam mengajukan cuti tersebut.
Salah satu caranya adalah dengan menggunakan Aplikasi Absensi LinovHR, yang telah dilengkapi dengan fitur Leave Request.
Fitur Leave Request ini memudahkan karyawan dalam mengajukan cuti melalui smartphone atau juga web.
Nantinya, karyawan hanya perlu mengisi jenis cuti yang mereka ambil, mengisi tanggal pengajuan, dan durasi cuti.
Pengajuan cuti pun bisa langsung masuk ke HR untuk diterima atau ditolak. Karyawan pun bisa langsung melihat apakah cuti mereka diterima atau ditolak.
Selain itu, terdapat juga dashboard untuk melihat sisa cuti dan histori pengajuan cuti yang pernah diajukan.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat mengatur dan menghitung prorated PTO secara otomatis, memastikan karyawan mendapatkan hak cuti sesuai dengan waktu kerja mereka. Mudah, efisien, dan terintegrasi, LinovHR membantu mengelola absen online dan waktu cuti secara tepat dan akurat.
Mulai optimalkan pengelolaan cuti di perusahaan Anda sekarang dengan LinovHR!
