Perusahaan berkewajiban untuk memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan ketentuan UU Ketenagakerjaan. Seorang karyawan biasanya akan menerima gaji setelah bekerja selama sebulan.
Untuk memperlancar proses penggajian, dibutuhkan penerapan teknologi yang termutakhir. Teknologi tersebut adalah program payroll yang dapat membantu HRD dalam melakukan penghitungan gaji.
Seperti apa manfaat dari program ini? dan apa saja fitur yang sebaiknya ada dalam program ini?
Berikut LinovHR akan jelaskan secara lengkap.
Manfaat Program Payroll bagi Perusahaan
Program payroll memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, di antaranya:
1. Meningkatkan efisiensi penggajian karyawan
Dengan menggunakan program payroll, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penggajian, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan tunjangan. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga kerja, serta mengurangi risiko kesalahan manusia.
2. Menjaga kepatuhan perpajakan
Program payroll dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa semua pemotongan pajak dan kontribusi sosial telah dilakukan dengan benar, sehingga menghindari masalah dengan otoritas pajak.
3. Memudahkan laporan keuangan
Program penghitungan gaji ini dapat menyimpan data penggajian karyawan dengan rapi, sehingga memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan dan audit.
4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
Program payroll memungkinkan perusahaan untuk memberikan akses pada karyawan untuk melihat informasi gaji mereka, termasuk pemotongan dan tunjangan. Hal ini dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas perusahaan.
5. Mengurangi biaya
Dengan mengotomatisasi proses penggajian, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, termasuk biaya tenaga kerja, waktu, dan pengelolaan data.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Harus Memiliki Payroll Programs?
Fitur Program Payroll
Berikut adalah beberapa fitur yang seharusnya dimiliki oleh program payroll.
1. Perhitungan Gaji Otomatis
Program payroll ini akan memudahkan penghitungan gaji karyawan dengan cepat dan akurat tanpa perlu melakukannya secara manual. Program payroll akan menghitung gaji berdasarkan data karyawan dan parameter yang telah diatur sebelumnya, seperti jam kerja, jumlah cuti, dan tunjangan.
2. Portal Layanan Mandiri Karyawan (Self Service)
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi terkait gaji, slip gaji, cuti, dan tunjangan mereka secara mandiri. Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi meminta informasi tersebut ke bagian HR atau atasan mereka, yang akan memudahkan proses administrasi karyawan.
3. Kalkulator Pajak dan BPJS Ketenagakerjaan
Fitur ini akan membantu penghitungan pajak dan iuran BPJS Ketenagakerjaan karyawan dengan benar sesuai dengan aturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan tetap memenuhi kewajiban pajak dan kebijakan ketenagakerjaan.
4. Laporan yang Dapat Disesuaikan
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan format laporan dan slip gaji sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan keuangan dan laporan pajak dengan lebih mudah dan akurat.
Baca juga: Wajib Tahu! 5 Tips Jitu Menghindari Payroll Error
Komponen Gaji yang Dihitung Program Payroll
Ada beberapa komponen yang dilibatkan dalam siklus penggajian. Tiap-tiap karyawan memiliki komponen yang berbeda tergantung bagaimana posisi karyawan di kantor, jumlah tanggungan, dan status pernikahan, dan kinerja karyawan.
Komponen ini berpengaruh terhadap output gaji yang akan diterima. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menyertakan komponen yang sesuai dengan masing-masing karyawan agar tidak terjadi salah hitung gaji.
Di bawah ini adalah komponen gaji masing-masing karyawan yang dapat dihitung dengan program payroll:Â
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah upah dasar yang diterima karyawan. Pemberian gaji pokok mengacu pada Upah Minimum Regional (UMR) dan disesuaikan dengan jabatan, tanggung jawab, posisi, kompetensi, pengalaman serta jabatan karyawan tersebut.
Karyawan yang memiliki pengalaman dan skill mumpuni cenderung menerima gaji yang lebih besar dibandingkan dengan fresh graduate yang belum memiliki banyak pengalaman. Semakin berat dan banyak job desk yang ditanggung seorang karyawan, semakin besar gaji yang akan diterima.
2. Tunjangan
Pelengkap gaji pokok berupa tunjangan berfungsi sebagai insentif. Ada 2 jenis tunjangan yang diberikan perusahaan, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Tunjangan tetap diberikan setiap bulannya bersamaan dengan gaji.
Sementara tunjangan tidak tetap dipengaruhi oleh beberapa hal seperti kehadiran karyawan dan laba perusahaan. Contoh tunjangan adalah tunjangan jabatan, transport, makan, kesehatan, penjualan, dan lain-lain. Â
3. Lembur
Perkembangan perusahaan terkadang membutuhkan banyak tenaga tambahan untuk menunjang permintaan. Karyawan yang mengerjakan pekerjaan di luar jam kerja yaitu 8 jam perhari atau bekerja di hari resmi libur nasional berhak menerima uang lembur. Biasanya perusahaan akan membayar dan memproses upah lembur bersamaan dengan penggajian. Â
4. PotonganÂ
Karyawan adalah Wajib Pajak yang wajib menyetorkan pajak penghasilan setiap bulannya ke negara. Gaji karyawan setiap bulannya akan dipotong pajak penghasilan. Pajak penghasilan seorang karyawan biasa disebut dengan PPh21.
Pemberlakukan PPh21 untuk karyawan dipengaruhi dengan status pernikahan jumlah tanggungan yang dimiliki karyawan. Walau sudah dipotong secara otomatis, karyawan wajib melaporkan pajak setiap tahunnya melalui SPT tahunan ke Direktorat Jenderal Pajak.Â
Selain PPh21, potongan lain dari gaji adalah BPJS Ketenagakerjaan yang menjadi hak karyawan dan kewajiban perusahaan.
Fungsi BPJS Ketenagakerjaan sebagai jaminan sosial untuk karyawan. Besaran iuran yang berlaku untuk BPJS Ketenagakerjaan adalah 5,7% per bulan dari gaji karyawan, dengan komposisi pembayaran 2% dari gaji karyawan dan 3,7% dari perusahaan.Â
Baca Juga: Tata Cara Menghitung Penghasilan Tidak Kena Pajak
Gunakan Program Payroll untuk Membantu Siklus Penggajian
Karena banyaknya kesalahan dan hambatan dalam penggajian, HRD butuh suatu inovasi untuk menyelesaikan masalah tersebut.Â
Kesalahan penggajian bisa dihindari karena perhitungan dilakukan secara otomatis. Perhitungan dilakukan berdasarkan komponen gaji, data dan informasi karyawan yang tersimpan dalam database berbasis cloud.Â
Program payroll adalah solusi efektif yang bisa perusahaan dan HRD terapkan untuk membantu efektivitas siklus penggajian.
Salah satu penyedia program payroll adalah LinovHR. LinovHR memiliki program payroll yang direpresentasikan melalui software payroll-nya.
Software payroll ini dapat membantu memastikan kelancaran siklus penggajian. Hal ini karena software payroll LinovHR dapat melakukan penghitungan gaji serba otomatis.
Mulai dari banyaknya macam komponen payroll dan variasi pengelompokkan payroll, semua dapat diatasi.
Hingga pada akhirnya hasil penghitungan payroll tersebut akan diinfokan ke masing-masing karyawan berupa slip gaji elektronik. Jadi HRD tidak perlu mencetak secara manual slip gaji karyawan mereka.
Sangat membantu bukan? Segera jadwalkan demo software payroll untuk mengetahui lebih lanjut mengenai manfaatnya!
