Cara Membuat Problem Statement dengan Bantuan Software HRIS

Setiap pengusaha dalam menjalankan bisnisnya, pasti pernah menghadapi suatu kendala serta masalah yang tidak diduga. Terdapat salah satu cara yang dapat dilakukan jika perusahaan yang sedang Anda rintis mengalami suatu kendala yaitu dengan melakukan problem statement.

Problem statement adalah salah satu tindakan cepat agar keadaan membaik.ampilan penting yang perlu dimiliki oleh setiap karyawan profesional ketika mereka menghadapi situasi yang sulit.

Skill satu ini juga penting untuk dikuasai oleh karyawan. Keterampilan problem solving ini menunjukkan kemampuan untuk mengatasi tantangan yang kompleks dan tak terduga.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai problem statement, simak artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!

Apa Itu Problem Statement?

Problem statement adalah suatu pernyataan tentang isu atau masalah yang sedang terjadi pada saat ini dan membutuhkan tindakan yang tepat dan cepat agar dapat memperbaiki situasi yang ada. 

Pernyataan ini secara ringkas akan menjelaskan tentang apa saja penghalang yang ada pada masalah yang sedang dihadapi baik itu mengenai proses fungsional maupun produk dan keadaan yang bermasalah.

Statement atau pernyataan yang akan diberikan nantinya harus bersifat objektif serta fokus pada fakta dari masalah. Dalam melakukan pernyataan, Anda juga harus bisa mengabaikan pendapat yang sifatnya subjektif.

Agar dapat mempermudah Anda dalam melakukan pemecahan masalah, Anda bisa menanyakan tentang apa, siapa, kapan, mengapa, dan di mana dalam pembuatan struktur untuk statement yang akan Anda lakukan.

Tujuannya adalah agar Anda dapat mengidentifikasi masalah apa saja yang mungkin akan timbul saat bisnis yang Anda lakukan sedang berjalan, serta untuk menentukan bagaimana cara penyelesaiannya.

Baca Juga: Hambatan Perusahaan dalam Mengambil Keputusan

Kapan Problem Statement Digunakan?

Problem statement penting untuk mendefinisikan dan memahami masalah dan mengembangkan solusi yang memungkinkan. Statement ini memberikan informasi penting untuk membantu pengambilan keputusan.

Waktu yang tepat untuk menggunakannya adalah sebagai berikut:

1. Memperjelas Tujuan yang Diharapkan

Problem statement tidak hanya mengidentifikasi masalah dan solusi, tetapi juga menjelaskan tujuan dan goals yang diharapkan.

Cara ini akan memberikan gagasan menyeluruh tentang proyek yang dikerjakan. Melalui ini, gambaran ruang lingkup solusi dan tujuan dibuat jelas.

2. Panduan Proyek

Problem statement memberikan panduan untuk menavigasikan proyek setelah dimulai serta digunakan sebagai referensi sepanjang durasi pengerjaan proyek.

Menjelang menyelesaikan proyek, statement ini kembali menjadi rujukan untuk memverifikasi bahwa solusi yang telah diterapkan seperti yang dinyatakan dan memang memecahkan masalah awal. Statement ini pun bisa menjadi rujukan bila sewaktu-waktu masalah yang sama terjadi di masa depan.

Elemen dalam Problem Statement

Terdapat tiga elemen yang penting dari problem statement yang perlu Anda ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Masalah

Berisi mengenai rincian masalah yang sedang dihadapi dan mengapa masalah itu harus dipecahkan.

2. Solusi

Berisi mengenai detail dari solusi yang akan diusulkan.

3. Alasan solusi dan bagaimana penerapannya

Berisi mengenai rincian tentang alasan solusi yang digunakan dalam memecahkan masalah dan bagaimana Anda akan menerapkan solusi tersebut.

Bagaimana Cara Menulis Problem Statement

Terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam menyusun problem statement agar menghasilkan dampak yang positif, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Jelaskan bagaimana hal-hal harus bekerja.
2. Jelaskan masalah yang dihadapi dan beritahu mengapa masalah itu penting.
3. Jelaskan biaya keuangan masalah yang Anda hadapi.
4. Membuat cadangan dari klaim yang sudah Anda buat.
5. Mengusulkan sebuah solusi.
6. Jelaskan manfaat dari solusi yang Anda berikan.
7. Menyimpulkan semuanya dengan meringkas masalah dan solusi.

Hal yang Harus Dihindari dalam Penulisan Problem Statement

Dalam menulis problem statement, terdapat beberapa hal yang harus Anda hindari, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Hindari penggunaan bahasa yang sulit, lebih baik menggunakan bahasa yang sederhana agar bisa dimengerti.
2. Jangan mengacu pada masalah yang lain yang serupa, tetap fokus pada masalah yang Anda hadapi.
3. Hindari menulis terlalu teknis agar dapat dibaca oleh khalayak luas.

Software HRIS LinovHR Bantu Perusahaan Lakukan Pengambilan Keputusan

Problem statement menjadi salah satu cara memecahkan masalah dengan cara cepat dan tepat. Statement juga membantu perusahaan ketika menghadapi masalah yang yang sama di masa depan.

Namun, hal seperti ini akan lebih mudah diterapkan ketika perusahaan memiliki data-data yang komprehensif tentang keadaan perusahaan. Data ini akan membantu perusahaan melihat secara objektif sebelum proses pengambilan keputusan dan menyusun solusi yang tepat guna.

Untuk melakukan ini penerapan teknologi akan sangat membantu jika perusahaan menggunakan teknologi, bukan lagi cara-cara manual yang terkadang tidak bisa terkelola dengan baik.

Salah satu teknologi yang bisa digunakan adalah menggunakan software HRIS LinovHR yang punya modul-modul lengkap. 

Seperti modul Personnel Administration yang membantu perusahaan untuk mendata karyawan secara komprehensif. Lalu, ada juga modul Time Management untuk mendata kehadiran karyawan. Ada juga modul Performance Management yang membantu perusahaan untuk melihat kinerja dan pencapaian perusahaan.

Semua data ini tersebut tersedia secara digital dan akurat, yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan yang relevan dengan keadaan bisnis. Dengan begini proses pembuatan problem statement pun bisa lebih mudah dan kesalahan atau kerugian bisa diminimalisir.

Software HRIS LinovHR, bantu proses pengambilan keputusan lebih tepat dan meminimalisir kerugian perusahaan.