Perencanaan atau planning adalah tahap yang sangat penting sebelum memulai sesuatu, terlebih di dalam konteks bisnis. Memangnya, apa saja tujuan dan pentingnya proses satu ini terutama bagi perusahaan? Berikut pembahasannya.
Pengertian Planning
Planning adalah proses penetapan tujuan dan menentukan cara terbaik untuk mencapainya. Proses ini melibatkan perumusan strategi, alokasi sumber daya, dan pembuatan keputusan yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya.
Perencanaan yang baik dan efektif merupakan pondasi bagi keberhasilan suatu bisnis. Hal ini karena planning memegang peran signifikan dalam membantu mereka menentukan arah, melakukan koordinasi, serta mengukur kemajuan.
Maka, penting bagi perusahaan maupun organisasi untuk membuat perencanaan sebaik mungkin untuk menghadapi tantangan dan peluang yang ada, di samping memastikan keberlangsungan dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan.
Jenis-Jenis Planning
Meski secara garis besar sama, tetapi planning sendiri memiliki berbagai jenis sesuai dengan kebutuhan. Apa saja? Berikut penjelasannya.
1. Perencanaan Operasional
Seperti namanya, perencanaan operasional memberi gambaran jelas seputar proses operasional perusahaan. Jika hasilnya tidak efektif, maka rencana yang ada dapat diubah. Contoh dari jenis perencanaan ini adalah pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedur).
2. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis mencakup langkah-langkah strategis untuk membantu perusahaan mencapai visinya. Perencanaan ini sangat penting karena mempengaruhi keputusan jangka panjang perusahaan. Contoh perencanaan strategis meliputi visi dan misi yang jelas serta nilai-nilai perusahaan.
3. Perencanaan Taktis
Adanya perencanaan taktis berperan penting untuk mengeksekusi strategi yang telah direncanakan. Beberapa contoh dari tactical planning adalah: Metode teknis untuk menerapkan strategi pemasaran, peran dan deskripsi pekerjaan untuk setiap posisi, dan semacamnya.
4. Perencanaan Jangka Panjang
Perencanaan jangka panjang adalah rencana bisnis yang berlaku untuk lebih dari satu tahun. Tujuannya adalah untuk memproyeksikan keberhasilan perusahaan dalam skala yang lebih besar. Beberapa contohnya antara lain rencana untuk mencapai visi dan misi, ekspansi internasional, pencapaian IPO, dan lain-lain.
Baca Juga: Mengenal Manpower Planning Manfaat dan Tujuannya
Tujuan Planning
Perencanaan dalam bisnis memiliki beberapa tujuan utama yang sangat penting untuk keberhasilan di masa mendatang. Tujuan-tujuan dari dilakukannya planning adalah:
1. Memastikan Bisnis Berjalan Sesuai Tujuan Awal
Tujuan utama perencanaan bisnis adalah memastikan bahwa usaha berjalan sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang telah ditetapkan sejak awal.
Dengan adanya planning, perusahaan mampu untuk meninjau dan mengevaluasi aktivitas usaha secara berkala dengan lebih mudah.
2. Menghitung dan Mengelola Sumber Daya
Adanya perencanaan juga membantu perusahaan untuk mengelola dan mengetahui jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk proses operasional bisnis.
Perhitungan ini juga termasuk kebutuhan sumber daya manusia dan keahliannya, serta anggaran yang diperlukan untuk menggaji mereka.
3. Menghitung Estimasi Kapan Bisnis Menghasilkan Profit
Adanya planning membantu perusahaan untuk membuat estimasi kapan usaha akan menghasilkan profit, serta membantu untuk menyusun dan menetapkan strategi dalam mencapai target sesuai dengan timeline yang sudah ditentukan.
Dengan adanya target dan rencana ini, tim akan termotivasi untuk bekerja lebih keras guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Melakukan Evaluasi untuk Rencana Bisnis Selanjutnya
Terakhir, perencanaan turut membantu perusahaan dalam mengevaluasi rencana yang telah dijalankan. Jika terdapat kendala dalam eksekusi rencana sebelumnya, solusinya dapat dimasukkan dalam rencana bisnis berikutnya untuk mencegah masalah yang sama terulang.
Manfaat Membuat Planning
Melakukan planning mampu membawa berbagai keuntungan, terlebih bagi kegiatan bisnis. Sederet manfaat dari planning adalah:
1. Membuat Tujuan Semakin Jelas
Adanya planning membantu perusahaan untuk menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik sehingga seluruh staf dapat memahami arah dan prioritas yang harus dicapai. Dengan begitu, mereka memiliki panduan tersendiri untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
2. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya
Manfaat kedua dari adanya planning adalah memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, contohnya waktu, uang, dan tenaga kerja.
Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan memastikan bahwa setiap sumber daya hanya digunakan untuk aktivitas yang mendatangkan nilai tambah terbesar.
3. Mengurangi Risiko dan Ketidakpastian
Planning akan membantu perusahaan merancang berbagai skenario, mengidentifikasi potensi risiko, sekaligus mengembangkan strategi untuk menghadapinya. Hal ini membantu mereka menekan ketidakpastian dan membuat perusahaan lebih siap menghadapi perubahan atau tantangan yang tak terduga.
4. Membantu Pengambilan Keputusan
Planning menyediakan kerangka kerja dan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Dengan analisis mendalam dan data yang akurat, manajer dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi.
5. Meningkatkan Koordinasi dan Kolaborasi
Adanya perencanaan mampu menunjang koordinasi antar departemen dan tim dalam organisasi. Rencana yang jelas memungkinkan setiap bagian atau departemen untuk bekerja secara sinergis menuju tujuan yang sama serta meningkatkan kolaborasi dan efisiensi operasional.
6. Mengukur Kemajuan dan Kinerja
Perencanaan memungkinkan perusahaan untuk menetapkan indikator kinerja dan sasaran yang terukur. Hal ini akan membantu mereka dalam memantau kemajuan dan kinerja secara berkala, sehingga organisasi dapat menilai apakah mereka berada di jalur yang benar atau perlu melakukan penyesuaian.
5 Cara Membuat Planning yang Baik
Membuat perencanaan yang efektif dalam bisnis memerlukan langkah-langkah yang terstruktur dan jelas. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat perencanaan bisnis yang baik. Cara-cara membuat planning adalah:
1. Tentukan Tujuan dan Sasaran
Pertama, tentukan dulu apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka pendek, menengah, dan panjang. Tujuan yang dibuat haruslah mengikuti pedoman SMART, yakni spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu.
Setelah itu, bagi-bagi tujuan utama tersebut menjadi sasaran yang lebih kecil dan terperinci untuk membuatnya lebih mudah tercapai.
2. Analisis Situasi
Kemudian, buat analisis SWOT untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang sedang dihadapi perusahaan. Pahami pula lingkungan bisnis, kondisi pasar, dan kebutuhan pelanggan lewat mengumpulkan data seputar pasar, pesaing, dan tren industri yang sedang berlangsung.
3. Kembangkan Strategi
Berdasarkan hasil analisis di atas, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah kembangkan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Strategi ini harus mencakup cara-cara untuk memanfaatkan kekuatan, mengatasi kelemahan, mengeksploitasi peluang, dan menghadapi ancaman.
Selanjutnya, tentukan prioritas aksi yang harus diambil untuk mengeksekusi rumusan strategi tersebut.
4. Buat Rencana Taktis dan Operasional
Buat rencana yang lebih terperinci untuk jangka menengah. Rencana ini meliputi langkah-langkah yang harus diambil oleh berbagai departemen atau unit dalam perusahaan.
Setelahnya, kembangkan rencana operasional untuk jangka pendek yang mencakup kegiatan sehari-hari, pengaturan tugas, jadwal kerja, dan alokasi anggaran.
5. Lakukan Implementasi dan Monitoring
Terakhir, eksekusi rencana yang telah dibuat. Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan, beri tanggung jawab kepada tim, dan tetapkan jadwal pelaksanaannya.
Kemudian, pantau kemajuan secara berkala dengan menggunakan KPI (Key Performance Indicator) alias indikator kinerja utama. Lakukan evaluasi untuk memastikan bahwa rencana telah berjalan sesuai harapan dan lakukanlah penyesuaian jika dibutuhkan.
Kesimpulan
Setelah menyimak pembahasan di atas, dapat diketahui bahwa planning adalah elemen krusial dalam bisnis karena berperan penting dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara terbaik untuk mencapainya.
Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menentukan arah, mengkoordinasikan kegiatan, dan mengukur kemajuan dengan lebih efektif. Maka, diperlukan adanya pertimbangan matang dan riset mendalam sebelum membuat perencanaan agar mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.
