Personal detail setiap karyawan adalah hal penting yang perlu dikumpulkan oleh perusahaan. Data-data personal sendiri, berisikan informasi-informasi personal yang berkaitan dengan karyawan atau pegawai perusahaan.
Dengan melihat data personal karyawan, perusahaan dapat mengetahui gambaran dan juga latar belakang dari karyawan tersebut. Namun seiring berjalannya waktu, data personal setiap orang pastinya akan berubah-ubah.
Agar proses pembaruan personal detail karyawan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, maka perusahaan memerlukan bantuan software atau aplikasi.Â
Pada kesempatan kali ini, LinovHR akan membahas cara mudah mengupdate personal detail dengan aplikasi ESS LinovHR. Mari kita cari tahu bersama!
Apa Saja Data yang Ada di Personal Detail?
Sebelum kita melangkah lebih jauh, ada baiknya untuk Anda mengetahui apa saja yang harus tersemat di dalam sebuah personal details, di antaranya:
-
Data Personal
Sesuai dengan namanya, data personal berisikan informasi-informasi informal mengenai seorang karyawan, seperti:
- Nama
- Jenis Kelamin
- Tempat dan Tanggal Lahir
- Status Pernikahan
- Agama
- Golongan Darah
- Suku
- Kewarganegaraan
- Nomor KK
- Lampiran
-
Kontak Data
Selanjutnya yaitu data kontak, yang berisikan informasi-informasi yang dapat digunakan untuk menghubungi karyawan yang bersangkutan, seperti:
- Alamat sesuai KTP
- Alamat Tinggal Saat Ini
- Kontak Email, Handphone, Media Sosial, dsb
- Kontak Darurat (untuk kepentingan urgensi)
-
Pendidikan
Pada bagian pendidikan, berisikan informasi tentang riwayat atau histori pendidikan dari karyawan yang bersangkutan, baik itu secara formal maupun informal. Contohnya:
- Tingkat Pendidikan
- Jurusan
- Institusi
- Negara
- Tanggal Lulus
- Nilai atau IPK
- Predikat Kelulusan
- Lampiran
-
Pengalaman Kerja
Bagian selanjutnya yaitu job experience atau pengalaman bekerja. Pada bagian ini, informasi menyangkut pengalaman bekerja yang dimiliki oleh karyawan bersangkutan. Contohnya:
- Nama Perusahaan
- Bidang Perusahaan
- Lokasi
- Nama Posisi
- Level Jabatan
- Durasi Bekerja
- Alasan Berhenti
- Besar Gaji Terakhir
- Referensi
-
Kartu Identitas
Kartu identitas atau identity card berisikan informasi mengenai kartu identitas yang dimiliki oleh karyawan bersangkutan, seperti:
- Jenis Kartu
- Nomor Kartu
- Penerbit
- Tanggal akhir berlakunya kartu
- Lampiran
-
Keluarga
Terakhir yaitu keluarga, berisikan informasi mengenai keluarga karyawan yang bersangkutan. Tidak ada batas maksimal keluarga yang bisa dimasukkan, contohnya:
- Nama Keluarga
- Hubungan
- Jenis Kelamin
- Tempat dan Tanggal Lahir
- Nomor Kartu Identitas
- Status Hidup
- Agama
- Pendidikan
- Pekerjaan
- Kontak
- Tanggal Bergabung di Perusahaan
Personal detail yang juga tidak boleh ketinggalan adalah tanggal berapa karyawan tersebut onboarding dengan perusahaan. Informasi ini penting untuk perhitungan bonus tahunan atau kenaikan jabatan.
Di beberapa perusahaan, bahkan Anda akan diminta untuk mengumpulkan data ukuran baju dan ukuran sepatu. Biasanya ini berlaku untuk para karyawan di perseroan terbatas.
Baca Juga: Ternyata Begini Caranya Kelola Database Karyawan dengan Mudah
Update Data Diri Lebih Mudah Pakai Aplikasi Karyawan LinovHR
Data diri karyawan harus diperhatikan dan dilakukan pembaruan dalam kurun waktu tertentu. Tujuannya agar informasi yang tersemat pada diri karyawan tersebut tetap relevan sesuai dengan fakta di lapangan.
Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk memerhatikan pengelolaan data personal dengan baik dan benar. Sehingga akan memudahkan HR ketika perlu melakukan update data.
Tapi pada kenyataanya terkadang perusahaan kewalahan dalam proses update personal data para karyawan, apalagi bilang jumlah karyawan sudah mencapai ratusan dan semua masih dilakukan secara manual. Sungguh akan melelahkan dan sangat menyita waktu.
Tapi tenang, saat ini Anda sudah bisa melibatkan karyawan untuk proses update personal data mereka. Caranya bagaimana? Caranya adalah dengan menggunakan aplikasi ESS dari LinovHR.
Dengan aplikasi ESS LinovHR, karyawan dapat mengakses dan mengelola sendiri data personal detail yang mereka miliki. Anda juga bisa melakukan kustomisasi data apa saja yang harus ditambahkan oleh karyawan.
Jika ada perubahan data, mereka bisa dengan mudah merubah sendiri melalui aplikasi di ponsel dan tugas HR hanya tinggal melakukan approval data tersebut.Â
Data yang sudah diapprove kemudian akan tersimpan dengan aman di sistem cloud. Sehingga Anda tidak perlu lagi tumpukkan kertas yang memenuhi lemari kantor atau ketakutan data karyawan bocor.
Tak hanya itu, karyawan juga bisa melakukan pengajuan cuti, izin, sakit, jadwal kerja, penjadwalan meeting, dan mencatat rincian tugas-tugas yang mereka miliki.
Lalu, karyawan juga bisa mengetahui catatan kehadiran, mengelola reimbursement, melihat informasi payroll, hingga melakukan absensi melalui smartphone mereka masing-masing.
Uniknya, aplikasi ESS bisa diakses baik melalui website maupun smartphone masing-masing karyawan. Ingin tahu lebih banyak tentang aplikasi ESS LinovHR? Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
Itulah pembahasan mengenai cara mengupdate personal detail dengan cepat dan mudah, dengan aplikasi ESS LinovHR. Semoga artikel ini dapat memberikan Anda wawasan dan juga insight baru. Semoga bermanfaat, ya!
