Apa Itu Performance Appraisal Tool dan Seperti Apa Tekniknya?

Pengukuran dan penilaian kinerja karyawan menjadi sangat penting bagi perusahaan di dunia bisnis seperti sekarang.

Untuk mencapai tujuan tersebut, banyak perusahaan mengadopsi performance appraisal tool atau alat penilaian kinerja.

Alat satu ini akan membantu perusahaan dalam menilai kinerja karyawan dengan berbagai metode.

Artikel LinovHR ini akan menjelaskan tentang performance appraisal dan teknik-teknik di dalam menggunakan tool tersebut.

Apa Itu Performance Appraisal Tool?

Performance appraisal tool adalah sebuah alat evaluasi kinerja yang dirancang untuk membantu atasan dan staf dalam proses manajemen kinerja yang lebih efektif dan efisien. 

Tools ini berfungsi untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi terkait kinerja karyawan, sehingga memungkinkan atasan untuk memberikan penilaian dan umpan balik.

Dengan menggunakan performance appraisal tool, atasan dapat memasukkan tujuan kinerja, mengamati dan mencatat prestasi karyawan, serta mengidentifikasi area pengembangan atau perbaikan yang diperlukan.

Alat ini juga memungkinkan atasan dan karyawan untuk berkolaborasi dalam menyusun rencana pelatihan dan pengembangan pribadi yang sesuai.

Dengan performance appraisal tool perusahaan akan terbantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kinerja, serta memungkinkan adanya pengembangan karyawan yang lebih baik melalui identifikasi kekuatan dan kelemahan mereka.

Di dalam penggunaannya, akses tidak hanya akan dipegang oleh HR atau atasan. Terdapat beberapa orang yang dapat mengakses performance appraisal tools, yaitu:

• Karyawan: Karyawan dapat mengakses tools ini kapan saja untuk meninjau dan memperbarui goals atau KPI mereka.
• Supervisor: Supervisor dapat masuk ke tools ini kapan saja dan berkolaborasi dengan karyawan untuk meninjau dan memperbarui goals atau KPI tim.
• Admin: Akses ini biasanya dipegang oleh HR manager atau juga atasan. Mereka memiliki akses penuh untuk mengirimkan formulir evaluasi, melihat dan meninjau goals dan KPI.

Teknik-Teknik Performance Appraisal Tool

Performance appraisal tool sangat membantu dalam proses penilaian kinerja karyawan. Di dalam proses penilaian kinerja, terdapat beberapa teknik yang bisa digunakan.

Berikut penjelasan secara spesifik untuk setiap tekniknya:

1. Metode Ranking

Metode ranking adalah cara untuk menilai dan membandingkan kinerja karyawan dengan cara memberikan peringkat pada mereka.

Dalam metode ini, kita menempatkan karyawan dalam urutan berdasarkan kinerja keseluruhan.

Keuntungan Metode Ranking

• Memberikan peringkat kepada karyawan berdasarkan kinerja mereka.
• Lebih mudah mengidentifikasi karyawan terbaik dan terburuk.

Keterbatasan Metode Ranking

• Sulit membandingkan individu yang memiliki karakteristik yang berbeda.
• Metode ini hanya memperhatikan posisi seorang karyawan di dalam kelompoknya, tidak mengukur seberapa baik atau buruknya mereka dibandingkan dengan karyawan lainnya.
• Sulit memeringkat individu ketika ada banyak karyawan.
• Tidak ada prosedur sistematis untuk melakukan peringkat dalam organisasi, sehingga bisa ada penilaian yang tidak adil

2. Metode Forced Distribution

Metode forced distribution adalah cara untuk memberikan peringkat pada karyawan dengan mengharuskan penilai untuk mengalokasikan persentase tertentu dari peringkat ke dalam kategori tertentu.

Misalnya, kategori tersebut bisa berupa tingkatan seperti superior, di atas rata-rata, rata-rata, atau persentil tertentu seperti 10 persen teratas atau 20 persen terbawah.

Jumlah kategori dan persentase karyawan yang dialokasikan ke setiap kategori ditentukan sebelumnya dalam desain dan format penilaian kinerja.

Keuntungan Metode Forced Distribution

• Metode ini membantu mengurangi bias dari penilai.
• Dengan memaksa distribusi sesuai dengan persentase yang ditentukan sebelumnya, masalah penilai yang menggunakan skala yang berbeda dapat dihindari.

Keterbatasan Metode Forced Distribution

• Penggunaan metode ini dalam administrasi gaji dapat menyebabkan kurangnya motivasi, produktivitas yang rendah, dan tingginya tingkat absensi.
• Karyawan yang merasa mereka berkinerja baik, tetapi ditempatkan dalam kategori yang lebih rendah dari yang mereka harapkan, akan merasa frustrasi dan mungkin menunjukkan keengganan dalam bekerja dari waktu ke waktu.

3. Metode Checklists

Metode ini melibatkan sejumlah pernyataan yang menggambarkan pekerjaan tertentu. Setiap pernyataan diberi bobot atau nilai skala.

Saat menilai seorang karyawan, atasan memeriksa pernyataan-pernyataan yang paling mirip dengan perilaku individu yang dinilai.

Skor penilaian dihitung dengan mengambil rata-rata bobot semua pernyataan yang diperiksa oleh penilai.

Keuntungan Metode Checklists:

• Metode ini adalah salah satu metode yang paling umum digunakan dalam evaluasi kinerja karyawan.
• Memiliki struktur yang jelas dengan pernyataan yang sudah ditetapkan.

Keterbatsan Metode Checklists:

• Metode ini membutuhkan biaya dan waktu yang cukup tinggi.
• Penilai dapat memengaruhi penilaian dengan cara membedakan pertanyaan yang positif dan negatif.
• Sulit bagi manajer untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menimbang banyak pernyataan tentang karakteristik, kontribusi, dan perilaku karyawan.

Baca Juga: Apakah Itu Sistem Manajemen Kinerja Karyawan?

LinovHR: Performance Appraisal Tool dengan Fitur Lengkap

Performance appraisal tools memberikan kemudahan bagi para HR dan manajerial perusahaan untuk dapat melakukan evaluasi dan penilaian yang objektif kepada para karyawan.

Alat ini menyediakan metode dan juga teknik yang memadai yang memungkinkan perusahaan meninggalkan cara lama yang bias dan subjektif dalam proses penilaian.

Hasilnya, karyawan akan benar-benar dinilai berdasarkan apa yang mereka kerjakan. Bukan karena hal-hal pribadi karyawan tersebut.

Di antara banyak pilihan performance appraisal tool, Anda dapat memilih Aplikasi Penilaian Kinerja dari LinovHR.

Aplikasi Penilaian Kinerja LinovHR menawarkan banyak sekali metode dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Semua ini bisa dilakukan menggunakan fitur Performance Review and Appraisal.

Fitur Performance Review and Appraisal memungkinkan Anda untuk menyusun penilaian kinerja karyawan dengan berbagai macam metode, mulai dari Self Review, Manager Review, Peer to Peer Review, bahkan Anda juga bisa melakukan kustomisasi review sesuai kebutuhan.

Aplikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk menyusun KPI dan Goals bagi para karyawan.

Lalu pada fitur Result, perusahaan bisa mengetahui seperti apa penilaian dari kinerja karyawan. Sementara fitur feedback memfasilitasi pemberian umpan balik yang konstruktif. 

Dari data penilaian ini, HR dan manajerial perusahaan bisa mengambil keputusan apakah perlu melakukan pelatihan dan pengembangan atau perlu mengadakan perekrutan karyawan.

Dengan menggunakan LinovHR performance appraisal tool, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan perkembangan kinerja karyawan dengan cara yang efektif.

Yuk, segera ajukan demo dan rasakan kecanggihan dari produk LinovHR!