Performance Appraisal merupakan istilah dalam bahasa Inggris yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai penilaian kinerja karyawan. Istilah ini juga dikenal dengan sebutan lain, seperti performance review, employee appraisal, dan performance evaluation.
Proses penilaian umumnya dilakukan oleh manajer atau atasan langsung. Dalam sesi ini, kedua pihak dapat membahas hasil kerja karyawan, serta tugas dan tanggung jawab yang diemban, termasuk pencapaian target yang telah ditetapkan.
Salah satu manfaat penilaian kinerja atau performance appraisal adalah membantu dalam menentukan skema kenaikan gaji atau pemberian bonus bagi karyawan.
Apa itu Performance Appraisal?
Performance appraisal adalah proses sistematis yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan serta kontribusinya secara keseluruhan terhadap perusahaan.
Proses ini mencakup pengumpulan dan analisis data kinerja karyawan, bertujuan untuk menilai sejauh mana mereka berhasil mencapai target dan tujuan kerja yang telah ditetapkan.
Jika performance appraisal berhasil diterapkan, perusahaan atau manajer dapat memahami kinerja terbaik karyawan serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Hasil dari proses ini kemudian digunakan untuk menentukan kompensasi yang sesuai dan merancang program pelatihan serta pengembangan yang efektif bagi karyawan.
Baca Juga : 5 Tahapan Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan
Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI
Meskipun berkaitan, performance appraisal dan KPI (Key Performance Indicators) merupakan konsep yang berbeda dalam melakukan evaluasi kinerja.
Performance appraisal biasanya dilakukan untuk mengukur hasil kerja individu, termasuk aspek-aspek seperti sikap kerja, keterampilan kolaborasi, dan inisiatif. Sementara itu, KPI digunakan untuk mengukur sejauh mana pencapaian karyawan selama periode tertentu.
Dalam performance appraisal, pendekatannya lebih kualitatif dengan feedback langsung, sementara KPI berfokus pada hasil yang dapat diukur.
Contoh KPI meliputi jumlah penjualan, waktu penyelesaian tugas, atau kepuasan pelanggan. KPI lebih berfokus pada hasil akhir yang dapat diukur dengan angka.
Baca Juga: Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan
Jenis-Jenis Performance Appraisal
Setiap perusahaan memiliki cara berbeda dalam menilai kinerja karyawan, berikut ini adalah beberapa jenis performance appraisal yang umum diterapkan:
1. Penilaian Tradisional
Metode ini melibatkan diskusi tatap muka antara atasan dan karyawan untuk membahas kinerja selama periode tertentu. Hasil diskusi ini biasanya digunakan untuk mengambil keputusan terkait karir karyawan.
2. Self-Appraisal
Pada metode ini, karyawan diminta untuk menilai sendiri atau self-appraisal terhadap pencapaian dan kegagalan mereka.
Evaluasi mandiri ini akan didiskusikan bersama atasan untuk mencapai kesepakatan mengenai penilaian objektif.
3. Employee-Initiated Review
Sesuai dengan namanya dan jenis ini hampir mirip dengan self-appraisal, perusahaan dapat memberi tahu bahwa karyawan dapat meminta penilaian dari atasan. Karyawan harus inisiatif meminta penilaian guna meningkatkan manajemen diri.
4. Feedback 360 Derajat
Feedback 360 derajat dalam performance appraisal mengacu pada umpan balik mengenai kinerja karyawan yang diberikan oleh atasan, rekan kerja, pelanggan eksternal, dan karyawan itu sendiri.
Meskipun jenis penilaian ini mungkin memakan waktu lebih lama karena melibatkan banyak pihak, hasil yang diperoleh cenderung lebih akurat dan mampu memberikan gambaran menyeluruh tentang performa karyawan.
Baca Juga: Contoh Appraisal Karyawan Hotel dan Bagaimana Mengisinya
Tahapan dalam Performance Appraisal
Untuk membuat performance appraisal yang efektif, ada beberapa tahapan yang perlu diketahui:
1. Menetapkan Standar Kinerja
Proses penilaian kinerja dimulai dengan penetapan standar kinerja yang jelas. Manajer perlu menentukan prestasi, keterampilan, atau output yang akan dievaluasi.
Standar-standar kinerja ini harus dimasukkan ke dalam Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Deskripsi Jabatan (Job Description). Selain itu, standar kinerja harus dirumuskan secara jelas dan objektif agar mudah dipahami dan diukur.
Standar tidak boleh disampaikan secara samar, seperti “pekerjaan yang baik” atau “kualitas kerja yang baik,” karena pernyataan yang tidak jelas ini tidak akan menegaskan standar kinerja dengan baik.
2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang Diharapkan kepada Karyawan
Setelah menetapkan standar kinerja, penting untuk menyampaikannya kepada setiap karyawan agar mereka memahami harapan perusahaan. Tanpa komunikasi yang jelas, proses penilaian kinerja dapat menjadi sulit.
Oleh karena itu, komunikasi harus bersifat dua arah; manajemen perlu menerima umpan balik dari karyawan terkait standar kinerja yang ditetapkan.
3. Mengukur Kinerja yang Nyata
Tahap ketiga dalam penilaian kinerja adalah mengukur kinerja aktual berdasarkan informasi yang tersedia dari berbagai sumber, seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan, dan laporan tertulis.
Pengukuran ini harus dilakukan secara objektif, berdasarkan fakta dan temuan, tanpa melibatkan perasaan pribadi dalam proses penilaian.
4. Membandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang Ditentukan
Pada tahap ini, kinerja nyata dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan adanya penyimpangan antara kinerja yang sebenarnya dan standar kinerja yang diharapkan.
5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan
Tahap ini merupakan tantangan penting bagi manajer, karena mereka harus menyampaikan penilaian dengan akurat agar karyawan dapat menerima hasilnya secara positif.
Diskusi mengenai hasil penilaian memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan mereka, serta memahami dampaknya terhadap kinerja di masa mendatang.
Hasil penilaian ini dapat memberikan efek yang beragam, baik positif maupun negatif tergantung pada cara penyampaian yang dilakukan.
6. Mengambil Tindakan Perbaikan
Langkah terakhir dalam proses penilaian kinerja adalah melaksanakan tindakan korektif jika diperlukan.
Jika terdapat penyimpangan antara standar kinerja dan kinerja aktual karyawan, serta komunikasi yang baik telah terjalin antara kedua pihak, maka perusahaan dan karyawan perlu berkolaborasi untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.
Contoh Performance Appraisal
Berikut ini salah satu contoh performance appraisal form di perusahaan:
Lakukan Penilaian Kinerja Karyawan dengan Software Performance Management LinovHR
Performance appraisal bukan hanya tentang menilai hasil kerja, tetapi juga berfungsi untuk membangun hubungan yang lebih baik antara manajemen dan karyawan.
Proses ini memungkinkan penyelarasan tujuan pribadi dan profesional karyawan dengan visi dan misi perusahaan, serta meningkatkan motivasi mereka.
Dengan bantuan teknologi, seperti software HRIS, proses ini menjadi lebih efisien. Data yang objektif dapat disajikan, dan komunikasi dua arah dapat difasilitasi dengan lebih baik.
Salah satu solusi perangkat lunak terbaik adalah Aplikasi Penilaian Kinerja dari LinovHR. Aplikasi ini dirancang untuk membantu manajemen HRD dalam menghitung indikator dan menganalisis performa karyawan secara terukur.
Dengan penilaian kinerja yang efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan memberikan kontribusi maksimal, sekaligus memberikan dukungan untuk pengembangan karier mereka. Bergabunglah dengan LinovHR dan tingkatkan kinerja tim Anda secara menyeluruh!
