Yuk, Kenali Perbedaan Invoice dan Kwitansi!

Istilah invoice dan kwitansi tentunya sudah tidak asing lagi bagi telinga Anda. Ya, keduanya adalah dokumen bukti transaksi yang sangat penting bagi perusahaan.

Invoice dan kwitansi dibutuhkan dalam pembukuan keuangan perusahaan sebagai bukti transaksi agar laporan keuangan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan. 

Ketika melakukan transaksi bisnis, pastinya Anda sering menjumpai berbagai dokumen yang dipakai sebagai bukti transaksi seperti bon, invoice, kwitansi, dan nota.

Di antara keempat dokumen tersebut, banyak orang yang masih bingung dalam membedakan dua jenis dokumen yaitu invoice dan kwitansi. Walaupun pada kenyataannya, mereka sudah sering menjumpai dokumen-dokumen itu setiap hari.

Lalu, sebenarnya apa sih perbedaan invoice dan kwitansi itu?

Sebelum membahas tentang perbedaan antara invoice dan kwitansi, alangkah baiknya Anda mengetahui Apa pengertian invoice dan kwitansi beserta fungsi kedua dokumen tersebut bagi perusahaan.

Pengertian Invoice (Faktur) dan Fungsinya

Pengertian invoice (faktur) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan (penjual) berisi tagihan yang harus dibayar oleh konsumen. Fungsi invoice bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Memberikan informasi mengenai barang / jasa yang telah dibeli konsumen
2. Memberikan informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen
3. Sebagai rujukan yang valid jika barang / jasa yang tercantum dalam invoice akan dijual lagi kepada pihak lain
4. Sebagai rujukan yang valid ketika menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan perusahaan
5. Sebagai rujukan apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan pembayaran.

Invoice berisi rincian mengenai kuantitas, harga, diskon, nomor invoice, pajak, jumlah total untuk pembayaran, tanggal penerbitan faktur, dan tanda tangan penjual. Invoice dikirim sebelum pembayaran barang untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Invoice biasanya dibuat rangkap tiga. Salinan pertama untuk diberikan kepada konsumen, salinan kedua untuk ditandatangani pembeli kemudian akan disimpan oleh penjual, dan selanjutnya akan digunakan sebagai lampiran penagihan di kemudian hari, sedangkan untuk salinan ketiga disimpan di dalam buku invoice (faktur).

Ditjen Pajak mengeluarkan peraturan yang mengharuskan setiap perusahaan wajib pajak untuk membuat e-faktur (elektronik faktur) untuk menghindari penyalahgunaan pelaporan pajak. Peraturan tersebut berlaku sejak tahun 2014.

Ciri-ciri Invoice

Ciri-ciri Invoice (faktur) adalah sebagai berikut :

1. Menyertakan jatuh tempo waktu pembayaran sehingga pembeli tahu kapan harus melunasi tagihannya
2. Terdapat nomor referensi yang berbeda-beda dalam setiap invoice supaya perusahaan tidak memiliki Invoice yang terduplikat.

Invoice (faktur) memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing, yaitu :

1. Invoice Biasa

Invoice biasa digunakan dalam transaksi umum yang biasanya selesai dalam satu kali proses pembayaran. 

2. Invoice Proforma

Invoice proforma bersifat sementara (temporer), diberikan kepada konsumen sebelum penyerahan barang secara keseluruhan karena barang yang diterima oleh konsumen dikirimkan secara bertahap atau terpisah.

Apabila seluruh barang yang dibelioleh konsumen telah diterima,faktur proforma akan diganti denganfaktur biasa.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler dibuat secara khusus untuk melakukan perdagangan tingkat internasional (ekspor-impor). Invoice ini membutuhkan legalitas dari perwakilan negara tujuan pengimpor yaitu atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedubes negara pengimpor yang terletak di negara pengekspor.

Baca Juga: Jenis-Jenis Letter of Credit dan Manfaatnya

Pengertian Kwitansi dan Fungsinya

Kwitansi adalah suatu tanda bukti transaksi dan penerimaan sejumlah uang atas pembayaran barang / jasa. Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penjual, kemudian diserahkan kepada pihak pembeli yang telah membayar.

Kwitansi berfungsi sebagai surat tanda bukti yang sah atas suatu transaksi dan penyerahan sejumlah uang dari pihak pembeli kepada pihak penjual dan ditandatangani oleh pihak penjual yang telah menerima sejumlah uang sebesar yang tertera pada kwitansi tersebut.

Kwitansi dikeluarkan setelah pembayaran barang. Kwitansi berisi perincian pembeli dan komoditas seperti jumlah, harga, pajak, diskon, tanggal pembayaran, jumlah total yang dibayarkan, nomor kwitansi, dan tanda tangan penjual atau agen resminya.

Kwitansi memiliki dua bagian yaitu bagian pertama untuk diberikan kepada pihak yang membayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian kedua diberikan kepada pihak yang menerima uang sebagai bukti catatan penerimaan uang.

Ciri-ciri Kwitansi adalah sebagai berikut :

1. Terdiri dari dua bagian yaitu sub kanan dan kiri. Subkanan (cetakan lebih kecil) diberikan kepada pihak penjual sebagai tanda bukti bahwa pembayaran telah diterima, Lalu sub kiri diberikan untuk ke pihak pembeli
2. Dokumen rangkap dua dengan warna yang berbeda. Masing-masing pihak mendapatkan sebuah bukti pembayaran
3. Tertulis informasi lengkap dari kedua pihak, baik tentang informasi produk, jumlah uang yang harus dibayarkan, alamat dan tanggal pembelian, serta nama dan tanda tangan penjual sebagai bukti sah bahwa kedua pihak telah melakukan transaksi pembayaran.

Penggunaan kwitansi memang tidak terlalu penting untuk perseorangan namun sangat vital bagi perusahaan. Sebab, kwitansi digunakan dan dicatat ke dalam biaya pengeluaran serta direkap ke dalam buku besar.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Meskipun sekilas terlihat sama, namun keduanya memiliki perbedaan. Perbedaan antara invoice dan kwitansi adalah sebagai berikut :

1. Invoice adalah permintaan pembayaran dan kwitansi adalah konfirmasi pembayaran
2. Invoice dikeluarkan sebelum pembayaran sementara kwitansi dikeluarkan setelah pembayaran
3. Invoice digunakan untuk melacak penjualan barang atau jasa, sedangkan kwitansi berfungsi sebagai dokumentasi untuk pembeli bahwa jumlah barang dagangan telah dibayar lunas
4. Invoice menunjukkan jumlah total yang jatuh tempo sedangkan kwitansi menunjukkan jumlah total yang dibayarkan bersama dengan cara pembayaran.

Dokumen-dokumen bukti transaksi seperti invoice dan kwitansi sangat penting dibuat guna menghindari kemungkinan terjadinya penyalahgunaan atau pemalsuan transaksi yang tidak diinginkan.

Nah, setelah membaca ulasan mengenai perbedaan invoice dan kwitansi di atas, pastinya sekarang Anda sudah tidak bingung lagi dalam membedakan yang mana invoice dan yang mana kwitansi. 

Semoga informasi di atas dapat menjawab semua pertanyaan Anda tentang invoice dan kwitansi. Semoga bermanfaat!