Pencatatan kehadiran karyawan sangat penting karena akan menjadi bukti kehadiran dan menyatakan bahwa saat itu si karyawan sedang bekerja.
Ada perusahaan yang masih mengandalkan cara manual, ada juga perusahaan yang sudah beralih ke attendance system.
Sederhananya, attendance system adalah sebuah perangkat lunak yang mampu mengolah data kehadiran para karyawan.
Sistem pencatatan kehadiran akan lebih mudah jika menggunakan sistem.
Apa saja kira-kira yang membuat attendance system lebih baik daripada manual? Yuk simak ulasan perbandingannya di bawah ini!
Apa Saja Perbandingan Attendance System Dibandingkan Manual?
Berikut telah kami rangkum aspek-aspek apa saja yang bisa menjadi perbandingan antara keduanya.
1. Manajemen Jadwal Kerja
Pengelolaan jadwal kerja karyawan merupakan hal yang jika salah dilakukan akan memberikan efek domino pada jadwal karyawan yang lain. Oleh karena itu, penting untuk memiliki manajemen pengelolaan jadwal yang baik.
Melalui attendance system, Anda bisa mengelola jadwal karyawan dengan otomatis dan lebih terstruktur. Perubahan jadwal akan terintegrasi dengan sistem.
Jika dilakukan secara manual, maka perubahan jadwal memerlukan waktu lama untuk dibuat, apalagi diubah jika dalam keadaan tertentu.
2. Pencatatan Waktu
Biasanya perusahaan akan menilai kinerja karyawan salah satunya melalui pencatatan waktu kerja. Hal ini juga dilakukan untuk memastikan apakah karyawan bekerja sesuai dengan kewajibannya atau tidak.
Melalui attendance system pencatatan waktu kerja akan otomatis dilakukan saat seseorang melakukan absensi. Berbeda saat dilakukan dengan sistem manual, jika pencatatan dilakukan manual maka hanya akan diketahui waktu saat datang dan pulang absen saja.
3. Pengelolaan Data Karyawan
Salah satu yang bisa dilakukan juga dari attendance system adalah mengelola data karyawan.
Pengelolaan data seperti jadwal, kegiatan yang harus dilakukan, goals per minggu dan daily task bisa dilakukan melalui sistem ini. Sedangkan hal ini tidak bisa dilakukan jika pencatatan kehadiran dilakukan secara manual.
Baca Juga: Anti Pusing dengan Beralih Menggunakan Aplikasi Kehadiran LinovHR!
4. Pengajuan Cuti dan Izin
Pengajuan karyawan terkait waktu kerja ini bisa berupa pengajuan izin, cuti dan lain-lain. Attendance system juga akan memiliki fitur untuk melakukan pengajuan-pengajuan seperti ini.
Jika pengajuan cuti dan izin dilakukan secara manual, maka proses harus melibatkan banyak pihak dan waktu.
Attendance system merupakan bentuk dari system integration yang memungkinkan integrasi pihak-pihak yang berwenang atas pengajuan cuti dan izin secara lebih mudah.
5. Rekapitulasi Data
Rekapitulasi data absensi biasanya akan dilakukan di akhir periode tertentu salah satunya untuk kepentingan seperti Payroll.
Rekapitulasi data absensi secara manual akan membutuhkan waktu yang lama untuk dilakukan, sedangkan attendance system akan otomatis melakukan rekap yang memang sudah terdata sejak awal dalam sistem.
6. Tingkat Human Error
Kesalahan atau human error dalam pendataan absensi akan berakibat fatal pada proses pengelolaan karyawan. Misalnya, salah input data absensi akan berpengaruh kepada perhitungan payroll, yang mana jumlah gaji karyawan bisa berkurang dari yang seharusnya.
Menggunakan attendance system yang lebih baik akan meminimalisir kesalahan pendataan yang biasa ditemukan dalam pendataan manual.
Sementara itu, tingkat human error dalam pengelolaan serta input data kehadiran lebih sering dijumpai dalam proses manual.
7. Penggunaan Lebih Mudah
Sistem pencatatan kehadiran yang dilakukan secara manual akan membuat Anda harus ada di kantor untuk mencatatkan kehadiran.
Padahal pola kerja saat ini jauh lebih fleksibel. Dengan attendance system, karyawan dapat mencatat kehadiran dari mana saja dan kapan saja.
Attendance System LinovHR Solusi Ciamik untuk Atur Kehadiran
Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan untuk pencatatan kehadiran adalah melalui software absensi dari modul Time Management dari LinovHR.
Time Management dari LinovHR ini memiliki fitur-fitur yang memungkinkan pencatatan kehadiran dan pengelolaan data karyawan Anda dapat dilakukan dengan mudah.
Anda bisa mengatur jadwal kerja karyawan dengan Time Group dan melakukan penggantian jadwal dengan Schedule Exception.
Selain itu pengajuan cuti, izin, dan lembur dapat mudah dilakukan melalui fitur Leaves, Permit Request dan Overtime Request yang langsung terintegrasi dengan HRD perusahaan.
Kehadiran karyawan juga dicatat dan dikelola dengan baik oleh admin perusahaan dengan fitur Timesheet. Data yang ada akan dibandingkan dengan jadwal karyawan sehingga akan meminimalisir kesalahan data yang ada.
Bagaimana?
Sangat mempermudah kegiatan pencatatan kehadiran, bukan?
Tunggu apalagi, schedule demo attendance system sekarang juga dengan klik tautan ini!
