Produktivitas karyawan ternyata tidak hanya ditentukan oleh job description dan jam kerja. Kenyamanan dalam lingkungan kerja juga berperan penting dalam produktivitas.
Jika karyawan nyaman saat bekerja, mereka akan mengerjakan tugas dengan lebih efektif dan efisien.
Kenyamanan tersebut bisa didapatkan dengan peralatan kantor yang memadai.Â
Peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang perlu Anda siapkan untuk karyawan? Artikel LinovHR ini akan mengulas peralatan kantor untuk menunjang produktivitas karyawan.
Simak selengkapnya di sini.
Pengertian Peralatan Kantor
Peralatan kantor adalah fasilitas kantor yang berupa benda-benda besar dan mahal yang digunakan dalam jangka waktu yang lama.
Contoh peralatan kantor yaitu komputer, laptop, mesin fotokopi, mesin absensi, meja, dan kursi.
Peralatan kantor tidak pernah bisa habis, sehingga pembelian hanya dilakukan satu kali. Jika ada pembelian selanjutnya, biasanya karena peralatan kantor rusak atau usang.
Perbedaan Peralatan Kantor dengan Perlengkapan Kantor
Saat berbicara tentang fasilitas kantor, terdapat perbedaan pengertian peralatan kantor dan perlengkapan kantor. Meski kedua hal ini sering dianggap sama, sebenarnya terdapat perbedaan di antara keduanya.
Perlengkapan kantor adalah fasilitas kantor yang berupa benda-benda kecil dan murah dengan masa penggunaan jangka pendek. Umumnya, perlengkapan kantor merupakan barang-barang yang kecil seperti alat tulis dan kertas.Â
Perlengkapan kantor biasanya akan dibeli secara berulang karena bisa digunakan hingga habis.
Baik peralatan maupun perlengkapan kantor, keduanya dapat meningkatkan produktivitas. Namun, peralatan kantor membutuhkan perhatian khusus sebab alat kantor digunakan untuk waktu yang lama.
Macam-macam Peralatan Kantor dan Fungsinya
Peralatan kantor bermacam-macam, mulai dari meja dan kursi hingga mesin absensi. Di bawah ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang macam-macam peralatan kantor.
1. Meja dan Kursi
Meja dan kursi adalah peralatan kantor paling utama. Tanpa meja dan kursi, karyawan tidak dapat bekerja dengan nyaman. Karena sangat penting, Anda perlu memberikan meja dan kursi yang terbaik untuk karyawan.
Peralatan meja dan kursi yang nyaman adalah meja dan kursi yang bisa diatur sesuai preferensi karyawan. Anda bisa menyediakan meja dan kursi yang bisa diatur ketinggiannya.
Selain itu, lebih baik lagi jika kursi yang disediakan ergonomis untuk menunjang postur karyawan agar tidak cepat lelah bekerja.
2. Komputer atau Laptop
Komputer atau laptop adalah alat elektronik yang digunakan untuk mengolah dan melakukan pekerjaan. Untuk mendukung produktivitas maksimal, Anda dapat menyediakan fasilitas komputer atau laptop yang dapat beroperasi dengan cepat.
3. Printer dan Scanner
Meski banyak dokumen yang sudah terdigitalisasi, terkadang perusahaan juga masih menggunakan dokumen cetak. Itulah sebabnya printer dan scanner masih dibutuhkan dalam perusahaan.
Printer memungkinkan Anda untuk mencetak dokumen. Cara kerja printer terbalik dengan scanner yang berfungsi untuk mengubah dokumen cetak menjadi dokumen digital.
4. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi digunakan untuk menyalin dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan. Biasanya, perusahaan membutuhkan salinan dokumen untuk kebutuhan penyimpanan data dan memudahkan dokumen agar dapat dibaca banyak orang.
5. Mesin Absensi
Untuk mengetahui kedisiplinan karyawan terkait jam kerja, Anda membutuhkan mesin absensi. Mesin absensi adalah mesin yang digunakan untuk mencatat waktu kehadiran dan kepulangan karyawan dari kantor.
Saat ini, mesin absensi memiliki jenis yang beragam. Mesin absensi yang paling lama dan umum menggunakan kartu manual (absen ceklok), sedangkan mesin absensi lainnya menggunakan kartu magnetik, sidik jari, dan pemindaian wajah.
Baca Juga: Sistem Absensi yang Berkembang di Indonesia
Aplikasi Absen Dapat Menggantikan Mesin Absensi Manual
Peralatan kantor jauh lebih mahal daripada perlengkapan kantor. Anda tak hanya harus memikirkan harga barang, tetapi juga biaya perawatan. Oleh karena itu, setiap pembelian peralatan kantor harus dipikirkan masak-masak.
Namun, kenyataanya perawatan peralatan kantor masih memakan anggaran besar. Terutama mesin absen karena terlalu sering digunakan tidak jarang mesin menjadi error atau tidak dapat lagi digunakan.
Beruntungnya, sekarang Anda dapat menghemat anggaran dengan bantuan Aplikasi Absen seperti LinovHR. Ada banyak fitur yang memudahkan proses administrasi kehadiran karyawan.Â
Jika menggunakan aplikasi absen online ini, Anda tak perlu lagi memikirkan biaya pembelian dan perawatan mesin absensi.
Mengapa? Sebab, penggunaan aplikasi memang tidak memerlukan biaya maintenance. Jika pun terjadi masalah, biaya perbaikan bukan menjadi tanggung jawab Anda.
Tidak hanya menghemat anggaran, Aplikasi Absen ini juga bisa membantu pekerjaan lebih efektif dan efisien karena sudah terintegrasi dengan pencatatan kehadiran yang berujung pada perhitungan payroll.Â
Aplikasi Absen adalah pilihan terbaik untuk investasi jangka panjang perusahaan Anda.
Jangan tunggu lebih lama, segera daftarkan demo untuk informasi lebih lanjut!
