Penyimpanan dokumen perusahaan wajib dilakukan sampai masa retensi habis. Hal ini tentu karena dokumen-dokumen tersebut adalah aset bagi perusahaan dan dokumen rahasia perusahaan.
Maka dari itu, penting sekali untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut dengan SOP yang tepat dan juga di tempat yang sesuai. Hal ini dilakukan, agar Anda tidak kebocoran dan dokumen mudah ditemukan saat diperlukan.
Dalam pembahasan kali ini, LinovHR akan memberikan insight tentang cara penyimpanan dokumen karyawan yang aman di dalam perusahaan.
Tanpa perlu berlama-lama lagi, simak penjelasannya di bawah ini!
Undang-Undang Mengenai Penyimpanan Dokumen Perusahaan
Tahukah Anda, pemerintah Indonesia mengeluarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang ini bisa digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan.
Dalam undang-undang ini menyebutkan bahwa setiap badan usaha, baik itu perseorangan, persekutuan komanditer, dan perseroan wajib membuat catatan terkait aktivitas yang dijalankan dalam berbisnis, khususnya yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.
Baca Juga: Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Yang Efektif
Jenis-Jenis Dokumen yang Wajib Disimpan
Perlu diketahui pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Berdasarkan peraturan perundangan tersebut, ada beberapa bentuk dokumen keuangan dan administratif yang disimpan dalam kurun waktu 10 tahun, beberapa dokumen tersebut di antaranya seperti:
- Perhitungan laba dan rugi tahunan.
- Neraca keuangan tahunan perusahaan.
- Bukti rekening keuangan yang dimiliki perusahaan.
- Jurnal transaksi keuangan harian perusahaan.
- Dokumen lainnya yang berisikan hak dan kewajiban perusahaan.
Manfaat Adanya SOP Penyimpanan Dokumen Pegawai
Seperti yang Anda ketahui, dokumen berisikan informasi-informasi penting yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Oleh sebab itu, SOP penyimpanan dokumen pegawai harus dilakukan secara optimal dan profesional. Tujuannya, agar dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan dengan rapi dan terstruktur.
Penyimpanan dokumen yang terstruktur akan memudahkan perusahaan dalam mencari dokumen tersebut ketika diperlukan nantinya. Maka dari itu, agar penyimpanan dokumen dapat terstruktur, diperlukan sebuah SOP penyimpanan dokumen pegawai yang baik dan benar.
SOP sendiri dibutuhkan sebagai sebuah prosedur yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam melakukan penyimpanan dokumen maupun informasi penting lainnya. SOP tersebut harus dilakukan baik dalam melakukan penyimpanan secara digital maupun secara manual.
Baca Juga: Ini Dia Bahaya Bila Tidak Bisa Arsip Data Karyawan
Cara Penyimpanan Dokumen
Ada beberapa cara penyimpanan dokumen secara manual yang harus Anda perhatikan, agar dokumen-dokumen yang Anda miliki tidak mengalami kehilangan atau bahkan kerusakan. Ini dia beberapa cara yang bisa Anda ikuti.
1.Buat Salinan Dokumen
Cara penyimpanan yang pertama yaitu pastikan bahwa semua dokumen-dokumen penting yang ada, memiliki salinan atau copy dengan jumlah yang banyak.
Hal ini penting, sebab jika Anda mengharuskan membawa dokumen-dokumen tersebut, Maka Anda bisa membawa salinan dokumen dibandingkan membawa dokumen yang asli.
Anda bisa membuat salinan dokumen penting tersebut 10 lembar hingga 20 lembar.
2. Hindari Melaminating Dokumen
Pastikan Anda menghindari untuk melaminating segala jenis dokumen yang Anda punya, terutama jika dokumen tersebut penting.
Meskipun pada beberapa kasus laminating akan membuat dokumen tidak mudah rusak atau sobek. Namun di dalam hal ini, tindakan tersebut harus dihindari.
Sebab, dokumen-dokumen di dalam perusahaan, umumnya akan selalu dilakukan pemeriksaan keaslian dokumen. Dengan melakukan laminating, nantinya Anda akan kesulitan melepaskannya ketika hendak dilakukan pemeriksaan terhadap dokumen tersebut.
Apabila dipaksa, maka dokumen asli tersebut bisa saja rusak dan bahkan sobek, akibat dari lem laminating yang sudah merekat sangat kuat.
3. Simpan Dokumen di Map
Setelah Anda memiliki salinan dari dokumen-dokumen penting tersebut, maka hal penting yang harus diperhatikan selanjutnya yaitu tempat penyimpanannya.
Anda dapat menggunakan map untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut secara rapi. Map sendiri ada yang berbahan plastik dan ada yang kertas.
Sangat disarankan untuk menggunakan map dengan bahan plastik, karena lebih kuat dan tidak rusak bila terkena air.
4. Masukkan ke Dalam Lemari
Selanjutnya Anda bisa memasukkan map-map dokumen tersebut ke dalam lemari khusus penyimpanan dokumen.
Hindari menyimpan dokumen di sembarang tempat ataupun di tempat-tempat yang mudah untuk diakses oleh orang lain. Pastikan lemari yang Anda jadikan tempat penyimpanan memiliki kunci, agar dokumen di dalamnya lebih aman.
Anda dapat memberikan tanda atau label pada setiap dokumen yang disimpan di dalam lemari tersebut. Tujuannya untuk memudahkan Anda dalam mencari dokumen tersebut, jika sewaktu-waktu memerlukannya.
5.Gunakan Brankas
Cara yang terakhir yaitu menggunakan brankas khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen penting.
Menggunakan brankas dalam menyimpan dokumen tentunya memiliki tingkat keamanan yang lebih baik, dibandingkan dengan lemari penyimpanan biasa.
Menggunakan brankas akan melindungi dokumen-dokumen penting Anda dari pencurian atau bahkan kebakaran sekalipun.
Baca Juga: Electronic Document Management System untuk Penyimpanan Data Perusahaan
Prosedur Penyimpanan Dokumen
Agar dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan dapat tersimpan dengan rapi dan aman, Anda perlu mengikuti tata cara atau prosedur penyimpanan dokumen yang baik dan benar, yakni:
- Lakukan pemeriksaan terhadap lembar disposisi surat untuk mengetahui apakah surat maupun dokumen tersebut sudah bisa disimpan atau belum.
- Memberikan kode pada surat atau dokumen yang bersangkutan (mengindeks). Pemberian kode terhadap dokumen tersebut harus disesuaikan dengan sistem yang digunakan perusahaan, agar proses penyimpanan dan pengambilan dokumen bisa dilakukan dengan lebih mudah.
- Melakukan sortir atau pemilahan terhadap dokumen-dokumen tersebut yang disesuaikan dengan bagian, masalah, dan tujuan dari surat/dokumen tersebut.
- Simpan surat/dokumen terkait ke dalam folder (map). Umumnya dokumen akan disimpan pada folder dalam bentuk stopmap folio, snelhechter, brief order, portapel atau folder gantung, yang nantinya akan dimasukan ke dalam filing cabinet atau lemari arsip yang terbuat dari besi yang tahan api.
- Melakukan manajemen arsip dengan menyesuaikan sistem yang digunakan. Anda dapat menggunakan sistem abjad, tanggal, nomor, wilayah, maupun sistem subjek/pokok masalah.
Manfaatkan Aplikasi Penyimpanan Dokumen Bersama LinovHR
Dokumen perusahaan tidak hanya berguna untuk pihak internal saja, tapi juga berguna untuk audit eksternal. Oleh karena itu, penyimpanan dokumen harus dilakukan dengan apik. Bila perlu, perusahaan bisa menggunakan sistem penyimpanan digital untuk menjamin keamanan semua dokumen perusahaan.
Apakah aman dan dianggap sah? Pemerintah sendiri sudah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) yang menyebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik berikut hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
Dengan begitu, artinya dokumen-dokumen perusahaan yang disimpan secara digital masih dianggap sah. Oleh karena itu, perusahaan sudah tidak perlu ragu lagi untuk sistem penyimpanan dokumen berbasis digital karena sudah ada dasar hukumnya.
Selain itu, penyimpanan dokumen secara digital juga dapat membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga.
Sebagai pilihan bijak, Anda bisa menggunakan Aplikasi Database Karyawan LinovHR yang dapat membantu Anda dalam menyimpan dan mengelola data karyawan perusahaan Anda dengan mudah dan cepat.
Dengan modul Personal Administration, user dapat mengelola dokumen dan data diri karyawan dengan mudah. Seperti personal details, posisi dan tanggung jawab, gaji dan tunjangan yang diterima, pendidikan, hingga pengalamannya dalam bekerja.
Aplikasi Database Karyawan LinovHR sudah berbasis cloud, sehingga dokumen karyawan Anda akan tersimpan dengan aman bebas dari kebocoran data.
Uniknya lagi, Anda dapat mengakses dan mengelola itu semua hanya dengan gawai atau laptop yang Anda miliki, mudah bukan?
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang, ada promo menarik menanti Anda!
