Pentingnya Memperhatikan Privacy Policy Sebelum Menggunakan Software

Di saat Anda menggunakan software atau mengunjungi sebuah website, seringkali Anda akan menemui halaman Privacy Policy. Dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai Kebijakan Privasi.

Sebenarnya apa itu Privacy Policy? Mengapa Anda sebaiknya memperhatikan Privacy Policy sebelum menggunakan produk atau layanan digital? Beberapa hal mengenai kebijakan privasi akan coba dibahas dalam ulasan ini. 

Apa Itu Privacy Policy

Secara harfiah Privacy Policy artinya bila diterjemahkan ke bahasa Indonesia adalah Kebijakan Privasi. Bagian Kebijakan Privasi ini adalah hal yang wajib ada disediakan oleh pemilik atau penyedia software atau website.

Di dalamnya terdapat berbagai kebijakan menyangkut website atau software terutama menyangkut data pengguna. Apa yang akan dilakukan pemilik software terhadap data-data tersebut dan sebagainya.

Dengan adanya kebijakan privasi yang jelas maka baik pengguna maupun pemilik sama-sama mendapat perlindungan secara legal. 

Jadi Privacy Policy adalah sebuah pernyataan legal berdasarkan hukum penggunaan data pribadi yang berlaku. Dijelaskan juga bagaimana data-data dikumpulkan, disimpan dan penjelasan mengenai bagaimana data-data tersebut akan digunakan.

Pernyataan ini menjelaskan bagaimana data-data konsumen atau pengguna dikumpulkan, diatur dan digunakan.  Data-data pribadi yang sudah dikumpulkan tersebut dapat berbentuk apa saja. Selama data yang ada dapat mengidentifikasi seseorang maka sudah bisa digolongkan sebagai data pribadi. 

Baca Juga: Perlindungan Data Pribadi Karyawan dan Privasi Perusahaan

Mengapa Harus Memperhatikan Privacy Policy?

Jika Anda adalah pengguna software atau produk digital lainnya, maka Anda harus memperhatikan Privacy Policy. Jangan sampai Anda melewatkan bagian penting ini setiap kali Anda akan menggunakan sebuah software, website dan lain-lain.

1. Mengetahui Siapa Developer Software

Dalam Privacy Policy yang baik akan tercantum dengan jelas siapa developer software yang akan Anda gunakan. Penjelasan ini mulai dari alamat website yang bisa dikunjungi, sampai dengan alamat asli berupa alamat kantor atau alamat developer. 

2. Perlindungan Terhadap Spam

Sebuah website atau software seringkali meminta review dari user. Saat memberikan review tersebut biasanya Anda harus mencantumkan minimal alamat email Anda. Dengan adanya Privacy Policy Anda akan mengetahui apa saja yang akan dilakukan terhadap email yang sudah diberikan.

Perhatikan apakah software tersebut akan selalu memperbaharui informasinya secara berkala ke email Anda. Masing-masing developer software memiliki kebijakan yang berbeda-beda akan hal ini. Jika Anda sudah menyetujui untuk menerima pemberitahuan secara berkala, maka hal tersebut tidak dapat digolongkan sebagai spam.

Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD

3. Perlindungan Terhadap Data yang Anda Unggah

Perhatikan kebijakan mengenai perlindungan data dari media yang Anda unggah. Apakah software atau website tersebut melindungi data Anda dengan mendesain media sulit untuk diunduh? Ataukah data apapun yang Anda kirimkan dapat diakses siapa saja? Perhatikan juga apakah terdapat aturan mengenai informasi apa saja yang boleh Anda sematkan. 

Salah satunya adalah Software HRD dari LinovHR yang sangat memperhatikan privacy policy dalam membantu perusahaan untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM). LinovHR juga mementingkan aspek perlindungan data karyawan.

Seluruh data karyawan hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan SDM  dan tersimpan dalam cloud server tanpa melibatkan pihak eksternal selama prosesnya. Data dan informasi karyawan lebih terjamin dan aman serta digunakan hanya untuk kepentingan perusahaan tersebut. 

4. Kebijakan Cookies 

Cookies ibarat remah-remah kue yang tertinggal. Sama halnya dengan cookies pada sebuah software. Perhatikan apakah software meminta Anda untuk menerima kebijakan cookies atau tidak. Sebetulnya cookies memberi kemudahan bagi pengguna.

Saat pengguna meninggalkan review atau komentar kepada developer secara online, maka nama, alamat email atau username akan terekam. Sehingga Anda tidak perlu repot mencantumkan kembali saat Anda ingin menulis komentar di kemudian hari. 

5. Memberi Pemahaman Sejauh Mana Data Anda Terlindungi

Ini adalah hal paling penting untuk Anda baca dari sebuah Privacy Policy. Pastikan Anda mengetahui secara jelas mengenai sejauh mana data-data yang Anda berikan akan digunakan. Hak apa yang dimiliki oleh developer dan hak apa yang bisa Anda lakukan untuk melindungi data Anda.

Ketahui kepada pihak mana saja data Anda akan diberikan. Misalnya setiap Anda memberi komentar, developer akan memeriksanya menggunakan pemeriksa spam. 

Baca Juga: 7 Alasan Software Employee Database Penting untuk Perusahaan

Perhatikan juga kebijakan apa yang dimiliki developer software untuk melindungi data-data Anda. Dengan memahami ini semua Anda bisa menghindari hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari. 

Contoh Privacy Policy

Sebagai contoh mari lihat contoh Privacy Policy berikut ini. Contoh ini hanya untuk memberikan gambaran singkat bagi Anda.  Berikut beberapa hal yang tercantum dalam Privacy Policy:

• Pendahuluan. Pengenalan diri kepada pengguna dan penjelasan singkat bagaimana mereka mengumpulkan, membagikan dan menggunakan data-data Anda.

• Tentang Kebijakan. Pihak developer memberi penjelasan lebih jauh mengenai bagaimana mereka akan memperlakukan data Anda.

• Hak dan Preferensi. Menjelaskan hak apa saja yang bisa Anda lakukan sebagai user untuk sejauh mana data yang ingin Anda bagikan kepada pemilik software atau aplikasi. Misalnya hak untuk mengakses, menghapus atau bahkan menolak.

• Data Pribadi yang Dikumpulkan. Data apa saja yang akan dikumpulkan oleh pengembang software.

• Untuk Tujuan Apa Data Anda Digunakan. Penjelasan mengenai bagaimana mereka memproses data yang sudah Anda berikan. Apakah untuk personalisasi aplikasi atau untuk memberikan user experience tertentu dan lain sebagainya. 

• Membagikan Data Anda. Disini Anda akan mengetahui kepada pihak mana saja data-data Anda akan dibagikan.Misalnya data-data Anda akan dibagi kepada mitra iklan dan mitra-mita lainnya. Termasuk juga kepada pembeli bisnis yang bekerja sama dengan mereka.

Pastikan Anda mengecek terlebih dahulu Privacy Policy sebelum menggunakan software. Sangat penting bagi perusahaan Anda untuk mengetahui apa itu Privacy Policy yang berisi penjelasan rinci mengenai bagaimana data pribadi Anda akan dikumpulkan, diolah, diproses dan dibagikan serta hak apa saja yang dimiliki.

Salah satu aplikasi yang memiliki kebijakan privasi adalah Software HR LinovHR. Perusahaan tak perlu khawatir untuk menggunakan Software HR dari LinovHR. 

Software HR LinovHR adalah aplikasi yang dapat menunjang efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam hal pengelolaan karyawan. Terdapat beberapa modul atau fitur yang menjadikan aplikasi LinovHR dianggap sebagai software hr terbaik.

• Personnel administration, untuk digitalisasi data karyawan.
• Time modul, untuk pengelolaan jadwal dan kehadiran karyawan.
• Aplikasi absensi, untuk karyawan bisa mengelola absennya sendiri.
• Payroll, sebagai software untuk memudahkan perhitungan payroll.
• Performance Management, untuk memudahkan pengelolaan performa karyawan.
• Recruitment, untuk pengelolaan rekrutmen mulai dari pencarian kandidat.

Baca Juga: Alasan Perusahaan Membutuhkan Data Protection Policy

Privacy Policy yang ada LinovHR  menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan dari tangan jahil atau akses pihak tak bertanggung jawab. Hubungi tim LinovHR untuk mendapat penjelasan bagaimana Software HR LinovHR dapat membantu efisiensi dan efektivitas perusahaan!