Pengumuman perusahaan adalah salah satu cara perusahaan memberitahu seluruh karyawan mengenai agenda penting perusahaan. Biasanya, pengumuman ini disampaikan melalui surat resmi yang disampaikan dari pihak manajemen ke seluruh karyawan.
Surat pengumuman menjadi media penting untuk menyebarkan informasi ini secara masal. Untuk itulah HRD atau manajemen harus tahu bagaimana menulisnya secara efektif.
Jika Anda ingin membuat sebuah surat pengumuman perusahaan, simak ulasan LinovHR berikut ini!
Pentingnya Pengumuman Perusahaan
Pengumuman perusahaan menjadi hal penting yang perlu disebarluaskan kepada seluruh bagian. Karena pengumuman adalah bentuk dari tanggung jawab perusahaan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak terkait mengenai keadaan perusahaan atau suatu agenda perusahaan.
Berdasarkan sifatnya, pengumuman dari perusahaan dibedakan menjadi 2 yaitu eksternal dan internal.
Untuk pengumuman eksternal biasanya dibuat oleh perusahaan yang sudah terdaftar di BEI untuk menginformasikan kepada para pemilik saham seperti apa keadaan struktur organisasi serta keadaan keuangan perusahaan.
Pengumuman ini adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban perusahaan kepada para stakeholder.
Sedangkan, pengumuman yang bersifat internal ditujukan kepada seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. Tujuannya adalah untuk menginformasikan agenda perusahaan atau pergantian kepemimpinan di dalam perusahaan.
Pengumuman ini dibuat dalam bentuk surat resmi dengan terstruktur dan menggunakan bahasa yang formal. Selain itu, pengumuman perusahaan juga bisa disampaikan dengan menggunakan pengeras suara.
Struktur Surat Pengumuman Perusahaan
Setelah mengetahui pengertian dan pentingnya surat pengumuman dari perusahaan, selanjutnya Anda perlu mengetahui struktur surat tersebut. Berikut adalah struktur suratnya.
Kop Surat
Kop surat adalah struktur pertama yang harus diperhatikan saat membuat pengumuman resmi. Dalam kop surat terdapat logo dan informasi terkait tentang kelembagaan.
Nama dan Alamat Penerima Surat
Nama dan alamat penerima surat diletakkan di bagian kiri atas pada surat pengumuman. Hal tersebut bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas kepada pembaca bahwa surat tersebut ditujukan untuk siapa.
Isi
Isi surat pengumuman kepada karyawan diusahakan lugas dan sederhana, tidak perlu terlalu bertele-tele. Sampaikan isi surat pengumuman sesuai dengan tujuannya. Isi surat pengumuman mulai dari pengumuman yang ingin disampaikan, nama kegiatan, dan hal lainnya.
Tanda Tangan
Tanda tangan pada surat pengumuman menjadi identifikasi terhadap penanggung jawab surat.
Pihak yang menandatangani surat pengumuman memiliki tanggung jawab penuh untuk memastikan bahwa surat yang dibuat telah sesuai dengan fakta sebenarnya.
Baca Juga: Contoh Surat Pemberitahuan yang Ada di Perusahaan
Contoh Surat Pengumuman Perusahaan Kepada Karyawan
Berikut adalah contoh surat pengumuman perusahaan kepada karyawannya, antara lain:
PT TIMUR MERDEKA
Alamat: Jl. Burung Merpati, No 19, Jakarta Selatan
Jakarta, 16 Mei 2022
Nomor: 019/Pmb-PTR/05/2022
Perihal: Pengumuman
Kepada Yth
Seluruh karyawan PT Timur Merdeka
Di Tempat,
Dengan hormat,
Sehubungan dengan perayaan bulan suci Ramadhan dan Hari Raya Idul Fitri 2022, PT Timur Merdeka memberitahukan hari libur nasional pada:
Hari/Tanggal : 12 – 19 Juni 2022
Segenap tim PT Timur Merdeka mengucapkan “Selamat Hari Raya Idul Fitri, Mohon Maaf Lahir dan Batin” untuk seluruh karyawan. Semoga selalu diberikan keberkahan di bulan yang suci ini.
Demikian surat pengumuman ini disampaikan, atas perhatiannya kami sampaikan terimakasih.
Hormat saya,
Rudi Cahyono
Kepala Kantor Cabang Jakarta
Permudah Penyebaran Pengumuman Perusahaan dengan Aplikasi Absensi LinovHR
Pengumuman perusahaan untuk internal wajib untuk diketahui oleh seluruh lapisan karyawan. Hal ini penting agar tidak ada karyawan yang terlewat. Sampai saat ini, surat dan pengeras suara masih menjadi media yang digunakan perusahaan untuk menyebarkan informasi.
Sayangnya, penggunaan surat atau pengeras suara kurang efektif. Surat yang biasanya ditempelkan di papan pengumuman yang letaknya kadang tidak terjangkau oleh para karyawan.
Sedangkan, penggunaan pengeras suara perlu dilakukan beberapa kali dan kadang tidak terdengar jelas oleh karyawan.
Beruntungnya, sekarang Anda bisa menggunakan aplikasi absensi LinovHR untuk menyebarkan pengumuman perusahaan. Ini adalah fitur terbaru yang dikembangkan aplikasi absensi dari software HRIS LinovHR.
Fitur Announcement ini mempermudah perusahaan dalam membuat dan menyebarkan pengumuman kepada seluruh internal perusahaan. Pengumuman yang sudah dibuat akan langsung tampil di aplikasi ESS karyawan yang bisa mereka akses melalui smartphone mereka.
Lalu, penayangan pengumuman di bagian beranda memiliki batas waktu tayang yang bisa di setting. Dengan fitur ini, karyawan dijamin tidak akan ketinggalan pengumuman penting perusahaan.
Perusahaan bisa memanfaatkan fitur ini baik untuk menginformasikan jadwal kerja, agenda rapat, atau kegiatan perusahaan lainnya. Penggunaan fitur ini akan mempercepat proses pembuatan dan penyebaran informasi di perusahaan.
Tunggu apa lagi? Manfaatkan fitur baru dari aplikasi absensi LinovHR untuk mengelola penyebaran pengumuman kepada karyawan Anda.
