Dalam studi kasus ini, LinovHR akan membantu mengelola pengukuran kinerja karyawan dalam suatu perusahaan menggunakan KPI.
Untuk menjawabnya, kita akan coba kupas permasalahan yang dialami oleh PT HL Group.
Latar Belakang PT HL
PT HL merupakan salah satu perusahaan pengembang profesional yang memiliki misi terus membangun properti untuk setiap kebutuhan segmen pasar. Dengan berorientasi pada customer needs, PT HL Group ingin terus meningkatkan jangkauan serta kualitas dalam menyediakan properti terbaik bagi setiap kebutuhan customer.
Permasalahan yang Dihadapi PT HL
PT HL memiliki permasalahan yang belum dapat mereka selesaikan secara internal dalam hal ini adalah mengukur kinerja para pekerjanya, sedangkan mereka terus bekerja dengan target.
Selama ini pengukuran dan pengelolaan key performance indicator atau KPI masih dilakukan dengan cara manual dengan menggunakan spreadsheet.
Cara yang dilakukan PT HL tersebut memakan waktu dan tak jarang terjadi kesalahan dalam pendataan, sehingga hasilnya pun tidak akurat dan tidak sesuai.
Disini lah HL memutuskan bahwa mereka membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu pengelolaan KPI mereka agar hasilnya akurat dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen perusahaan.
Tentang Apa Itu KPI
Dalam sebuah organisasi terutama bagi Anda yang mengelola tim atau bekerja berdasarkan target, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Key Performance Indicator atau disingkat KPI.
KPI ini merupakan sebuah indikator penting yang digunakan untuk melihat kemajuan bisnis dari hasil yang diinginkan.
Sementara secara pengertiannya, KPI adalah pengukuran berskala dan kuantitatif untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuannya mencapai target yang ditetapkan.
KPI juga dapat digunakan untuk menentukan melihat tren, objektif yang turun, hingga pengambilan keputusan.
Jadi, sederhananya KPI merupakan alat ukur yang menggambarkan bagaimana efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
Namun, dalam mengelola KPI tidak lah mudah terlebih jika dilakukan dengan cara manual dan jumlah karyawan banyak.
Untuk itulah perlu bantuan sistem otomatis yang mampu membantu manajemen perusahaan mengelola kebutuhan KPI.
Dalam hal ini software HRIS LinovHR dapat menjadi solusi melalui modul-modul canggih yang dimilikinya, yaitu performance management atau performance review.
Solusi yang LinovHR Tawarkan
LinovHR merupakan software HRD dan payroll berbasis web yang menawarkan kemudahan dalam mengolah dan mengatur penggajian karyawan serta data HR lainnya melalui penerapan teknologi HRIS.
Namun, kemampuan LinovHR tidak hanya itu. Software kami juga memiliki sejumlah fitur canggih seperti mengukur kinerja pegawai atau mengevaluasi hasil kerja pegawai menggunakan KPI.
Seperti halnya kasus yang dialami oleh klien dari LinovHR yakni PT HL Group.
Dalam kasus ini, klien membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu mereka mengelola KPI untuk karyawannya. Mereka ingin hasil dari KPI tersebut dapat dilihat satu per satu dari masing-masing karyawan.
PT HL ingin berfokus pada performance appraisal, yakni ingin mengetahui key performance indikator dari masing-masing karyawannya dengan periode setiap bulan.
Mereka tidak hanya ingin menerapkannya ke satu perusahaan saja melainkan ke-6 (enam) anak usaha dari PT HL.
Nanti hasil KPI karyawannya tersebut ingin terlihat pada masing-masing perusahaan.
Untuk memudahkan PT HL dalam mengatur dan mengelola KPI karyawannya, LinovHR memberikan solusi kepada PT HL melalui modul performance management.
KPI disini adalah detail dari aksi-aksi yang diperlukan untuk mencapai Goal.
Disini LinovHR akan mendemokan kepada PT HL penggunaan fitur-fitur yang dibutuhkan dalam mendukung pengelolaan KPI.
Sedangkan untuk pelaksanaannya nanti, LinovHR akan membantu mensetting goal untuk sejumlah karyawan sesuai yang diinginkan menggunakan data yang sudah disediakan dari PT HL.
Langkah pertama adalah menentukan goal atau tujuan yang ingin dicapai. Dari setiap goal ini harus memiliki ‘Parent Goal’ sebagai acuan, yang dimana memiliki level atau tingkat lebih tinggi.
Misalnya, untuk Goal Individu akan menjadikan salah satu Goal Departemen/Goal Unit sebagai parent goalnya.
Atau contoh lainnya goal unit mengacu pada goal organisasi.
Dari penentuan goal tersebut dapat dibuat beberapa ‘Achievement Goal’ sesuai yang diinginkan, diantaranya adalah:
- From this Goal → penilaian Goal & KPI yang hanya diambil dari achievement yang dicapai pada Goal.
- From KPI → penilaian Goal & KPI yang diambil dari masing-masing KPI yang terkait dengan Goal tersebut.
- From Child Goals → penilaian Goal & KPI diambil dari subunit Goal atau tingkat yang memiliki level lebih rendah (dalam struktur organisasi).
FAQ Terkait Solusi yang LinovHR Tawarkan
Ketika membuat Goal untuk departemen, apakah nanti karyawan yang ada di departemen tersebut bisa mendapatkan Goal departemen tersebut?
Ya, tentu saja! Nantinya karyawan yang berada dalam departemen tersebut akan mendapatkan goal dari Departemen.
Software HRIS LinovHR ini dibuat sangat fleksibel, misalnya jika ingin merubah goal di pertengahan periode, maka goal itu bisa dirubah dengan fungsi ‘Revision Goal’.
Kemudian untuk melihat KPI dari masing-masing karyawan, perusahaan dapat mengatur sendiri bobot KPI sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sementara perhitungan achievement KPI, pihak klien dapat menggunakan fitur ‘Custom KPI’ untuk membuat formula khusus perhitungan pencapaian KPI.
Misalnya, untuk KPI terkait sales yang perolehan nilainya akan semakin baik jika progress yang dilakukan semakin banyak.
Langkah selanjutnya yaitu masuk ke tahap result atau hasil dari pengukuran kinerja yang sudah di setting sebelumnya.
Ada beberapa komponen yang akan jadi faktor dalam menentukan bagaimana hasil dari masing-masing karyawan yang diukur kinerjanya.
Disini perusahaan dapat mengatur sendiri bobot masing-masing komponen result sesuai kebutuhan.
Beberapa komponen penilaian result, yaitu
- Review
- Competency assessment
- dan lain-lain.
Apakah nanti bisa melihat hasil review dan competency assessment walaupun kedua aspek tersebut tidak dijadikan komponen penilaian result?
Ya, tetap bisa Hasil review dan competency assessment bisa dilihat pada sub-menu masing-masing. Untuk review ada dimenu Performance – Review dan untuk competency assessment ada dimenu Performance – Competency.
Sementara untuk pengerjaan ‘Competency Assesment’ yang jadi salah satu komponen penilaian result, dapat dilakukan melalui ESS.
Lalu untuk ‘Assign Competency’, pihak klien harus mengisi satu per satu melalui job titlenya. Nantinya, karyawan yang memiliki job title tersebut akan mendapatkan competency yang diassign tersebut.
Setelah competency diassign, berikutnya adalah melihat report individual performance. Laporannya ini sudah termasuk nilai dari keseluruhan KPI, review, dan competency.
Apabila pihak klien hanya ingin menggunakan KPI sebagai komponen penilaiannya, sehingga hanya KPI yang muncul di result dapat mengaturnya pada menu ‘Settings – Result’.
Kesimpulan
Bagi sebuah perusahaan mengukur kinerja para pegawainya tentu sangat penting dilakukan.
Namun, bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah banyak akan cukup rumit dilakukan.jika menggunakan cara manual seperti yang PT HL Group lakukan.
Berkat teknologi dan kemajuan internet, kini PT HL Group dapat pengukuran kinerja karyawannya dengan lebih cepat, mudah, dan efisien.
Menggunakan software HRIS LinovHR jadi pilihan tepat karena fitur performance management yang disediakan dapat membantu PT HL Group melakukan pengukuran evaluasi kerja dengan metode KPI.
Beberapa fitur seperti performance review, serta competency assessment mendukung PT HL untuk dapat mengelola KPI karyawan dengan baik, efektif, dan terpusat.
Sebagai bentuk dukungan LinovHR terhadap pengembangan operasional bisnis, bulan ini ada promo menarik bagi perusahaan-perusahaan yang ingin menggunakan software HRD dari LinovHR.
Selama periode bulan ini, LinovHR menawarkan layanan Payroll Services gratis aplikasi Absensi. Langsung saja cari info selengkapnya dengan menghubungi kami melalui form dibawah ini.
[row]
[column span=”4″]
PT. LINOV ROKET PRESTASI
Address
Pakuwon Tower,
Jl. Casablanca No.Kav 88, RT.6/RW.14, Kb. Baru, Kec. Tebet
Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870
Phone number
081293680442
E-mail
website@linovhr.com
Work hour
Everyday, 08:00 – 18:00
[/column]
[column span=”8″]
[/column]
[/row]
