Pengantar Manajemen: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Unsurnya

Dalam mengelola sebuah perusahaan, baik besar maupun kecil, anda akan menemukan berbagai tantangan yang kompleks.

Kurangnya efektifitas dalam pengelolaan perusahaan dapat menyebabkan berbagai masalah. Mulai dari penurunan produktivitas hingga ketidakpuasan karyawan, yang bisa berdampak pada keberlangsungan bisnis.

Manajemen adalah kunci untuk mengatasi masalah-masalah ini. Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang baik, perusahaan dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mencapai tujuan bisnis secara lebih efektif.

Dalam artikel ini, LinovHR akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, jenis, dan berbagai aspek penting lainnya dari manajemen untuk membantu Anda mengelola organisasi dengan lebih baik.

Pengertian Manajemen

Untuk memahami konsep manajemen secara mendalam, kita bisa merujuk pada definisi yang diberikan oleh berbagai institusi dan pakar.

Dilansir dari PPM School of Management, manajemen adalah sebuah cara untuk melakukan proses pengaturan, pengorganisasian, pengendalian, hingga pengelolaan untuk mencapai suatu tujuan.

Definisi ini memberikan gambaran umum yang solid, namun untuk memperoleh perspektif yang lebih komprehensif. Selanjutnya, mari kita simak definisi manajemen dari sudut pandang beberapa ahli.

Berikut ini beberapa pengertian manajemen menurut para ahli:

1. Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan

Menurut Drs. HR. Malayu S. P. Hasibuan, manajemen adalah sebuah seni atau ilmu untuk mengatur dan memproses sumber daya yang ada baik itu sumber daya manusia maupun sumber lainnya. Sumber-sumber tersebut diproses dan diatur demi mencapai tujuan tertentu.

2. Andrew F. Sikula

Sedangkan menurut Andrew F. Sikula, manajemen adalah sebuath kegiatan untuk merencanakan, mengatur, mengorganisasikan, mengendalikan, menempatkan, memberi motivasi, komunikasi dan mengambil keputusan yang dilakukan oleh sebuah organisasi.

Kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki. Dari sumber daya itulah kemudian tujuan akhirnya adalah untuk menghasilkan suatu produk maupun jasa secara efisien.

3. Millet

Pendapat Millet pada tahun 1954 mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses kepemimpinan untuk melancarkan pekerjaan yang dilakukan.

Proses ini dilakukan dengan mengorganisir dengan cara formal orang-orang yang ada di dalamnya dan menjadikannya sebagai kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 

4. Prof. Oei Liang Lee

Prof. Oie menyatakan bahwa manajemen merupakan ilmu serta seni untuk mengkoordinasikan tenaga manusia juga mengawasinya menggunakan bantuan alat-ala. Semua ini dilakukan demi meraih tujuan akhir yang sudah ditetapkan. 

5. Plunkett et. al

Menurut Plunket dkk., manajemen adalah satu atau lebih manajer baik secara individu maupun secara kolektif menyusun dan meraih tujuan.

Tujuan tersebut diraih dengan melaksanakan fungsi-fungsi yang saling terkait; seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, mengawasi dan mengarahkan serta mengkoordinasikan sumber daya yang dimiliki; Sumber Daya Manusia (SDM), bahan baku atau material.

Baca Juga: Prinsip Manajemen Untuk Mengelola Perusahaan

Fungsi Manajemen

Menurut Henry Fayol seorang teoritis manajemen menuturkan bahwa di dalam manajemen terkandung lima gagasan utama yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian.

Berikut ini penjelasan dari masing-masing gagasan utama tersebut:

1. Perencanaan (Planning)

Tahap awal dari fungsi manajemen adalah perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan tujuan dari suatu bisnis dan langkah strategis yang akan dijalankan serta alternatifnya.

Dari perspektif manajemen, tahapan pembuatan rencana memiliki beberapa jenjang. Berikut ini beberapa jenjang yang umumnya dilakukan di banyak perusahaan:

• Top level planning. Tahapan ini biasanya dilakukan di level manajerial, direktur (CEO), hingga pimpinan perusahaan. Maka dari itu, banyak yang menyebut jenjang ini bersifat strategis. Di sini, para manajer dan direktur menyusun sejumlah petunjuk umum, merumuskan tujuan perusahaan, mencari cara pengambilan keputusan terbaik, dan mengolah cara terbaik untuk menyelesaikan masalah.

• Middle level planning. Tahapan perencanaan ini biasanya menjadi tanggung jawab seorang kepala bagian, kepala divisi, atau yang setara. Jenjang perencanaan ini biasanya bersifat administratif seperti menjabarkan bagaimana tujuan perusahaan atau petunjuk umum yang sudah dirumuskan top level managerial dijalankan nantinya.

• Low level planning. Jenjang perencanaan yang satu ini sudah melibatkan seluruh jajaran staf dan karyawan. Masing-masing karyawan perusahaan harus memiliki rencana untuk menjalankan tugasnya masing-masing agar tujuan perusahaan yang sudah dicanangkan bisa tercapai nantinya.

Baca Juga: Mengenal Implementasi Manajemen Strategi dalam Perusahaan

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian berfungsi untuk mengatur sumber daya perusahaan dengan cara membangun struktur organisasi yang jelas hingga penetapan peran dari masing-masing anggota untuk mendukung tercapainya tujuan.

Anda pilih siapa saja orang yang akan melakukan tugas tertentu, Anda juga bisa mengelompokkan tugas-tugas yang ada, dan menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap tugas yang ada.

3. Pengarahan (Commanding)

Pengarahan adalah sebuah usaha untuk mengkomunikasikan visi dan misi kepada tim agar setiap anggota organisasi berusaha untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sesuai peranan masing-masing.

Lakukan beberapa hal berikut ini saat Anda akan mengarahkan anggota organisasi Anda:

• Membimbing dan memberi masukan berupa feedback;
• Memotivasi untuk bekerja lebih baik;
• Memberi penjelasan secara rutin kepada anggota;
• Berikan penjelasan mengenai kebijakan apa saja yang sudah dan akan ditetapkan;
• Berikan reward bagi anggota yang mampu bekerja dengan baik dan berhasil mencapai tujuan yang diharapkan.

4. Pengkoordinasian (Coordinating)

Fungsi selanjutnya yang dijabarkan oleh Henry Fayol adalah pengkoordinasian. Pengkoordinasian adalah kegiatan untuk bekerja sama, bersinergi, dan berinteraksi secara efektif dengan rekan kerja. Hal ini termasuk alur komunikasi dalam satu divisi, divisi yang berbeda, hingga seluruh pihak yang dapat terlibat.

5. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian atau controlling dilakukan dengan melakukan evaluasi setelah pekerjaan selesai dikerjakan. Dari evaluasi tersebut maka bisa didapatkan apa saja hal yang perlu dikoreksi, kemudian juga mengukur sejauh mana pekerjaan berhasil dilakukan.

Dari hasil evaluasi tersebut kemudian bisa ditentukan apa saja langkah alternatif yang mungkin diperlukan. 

Fungsi pengendalian dalam sebuah perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efektif apabila memenuhi aspek-aspek sebagai berikut:

• Routing. Seringkali seorang karyawan melakukan kesalahan dalam melakukan tugasnya. Untuk meminimalisir agar masalah tersebut tidak terjadi lagi, perlu menentukan cara atau alur kerja untuk mengetahui di titik mana umumnya masalah tersebut terjadi.

• Scheduling. Fungsi pengendalian perlu kejelasan tentang kapan fungsi ini harus dijalankan. Penjadwalan ini bisa saja dilakukan seminggu, sebulan, atau setahun sekali sesuai kebutuhan. Namun, aspek ini bisa terjadi secara mendadak jika terjadi suatu hal yang perlu segera terselesaikan.

• Dispatching. Setelah menemukan poin-poin di mana perbaikan harus dilakukan, langkah berikutnya yakni mencari solusi dan mendelegasikan pada pihak-pihak terkait untuk melakukan perbaikan.

• Follow up. Proses pengendalian yang terakhir adalah dengan melakukan follow up. Pantau pihak-pihak yang sudah didelegasikan tugas untuk melakukan perbaikan di atas. Apakah mereka sudah berhasil mengatasi masalah-masalahnya? Atau malah muncul masalah baru? Lakukan follow up sampai masalah terselesaikan.

Baca Juga: Penjelasan Lengkap Mengenai Fungsi Manajemen

Tujuan Manajemen

Manajemen bukanlah sekedar tumpukan tugas yang harus diselesaikan, tetapi sebuah landasan penting untuk mencapai efektivitas yang tepat. Manajemen memiliki tujuan untuk memberi arah tim manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan. Berikut ini beberapa tujuan manajemen:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
   Memaksimalkan penggunaan sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, dan material untuk mengurangi pemborosan dan biaya operasional.
2. Mencapai Tujuan Organisasi
   Menetapkan dan mencapai visi, misi, serta sasaran jangka pendek dan jangka panjang dengan perencanaan strategis.
3. Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja
   Menerapkan metode kerja yang efektif dan efisien untuk meningkatkan output dan kualitas produk atau layanan.
4. Mengelola Perubahan dan Inovasi
   Beradaptasi dengan perubahan pasar, teknologi, dan regulasi, serta mendorong inovasi untuk menjaga relevansi dan kompetitivitas.
5. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Karyawan
   Menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, memberikan peluang pengembangan, dan memastikan kesejahteraan karyawan untuk membangun tim yang solid dan loyal.
6. Memastikan Kepatuhan dan Tata Kelola yang Baik
   Menerapkan kebijakan dan prosedur untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum, etika, dan regulasi industri, serta menjaga integritas organisasi.
7. Meningkatkan Daya Saing Organisasi
   Mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang pasar untuk menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan, menarik lebih banyak pelanggan, dan memperluas pangsa pasar.

Manajemen yang efektif dapat membantu organisasi tidak hanya bertahan tetapi juga tumbuh dan berkembang di pasar yang kompetitif.

Unsur-Unsur Manajemen

Setelah mengetahui pengertian manajemen menurut para ahli, Anda juga perlu mengetahui ada unsur apa sajakah yang ada di dalam manajemen.

Di bawah ini adalah unsur-unsur manajemen yang juga menjadi dasar yang perlu Anda ketahui. Jika ada salah satu unsur yang tidak lengkap, maka proses untuk meraih tujuan kemungkinan besar akan terganggu. 

1. Manusia (Man)

Manusia adalah unsur paling penting dalam sebuah manajemen. Perusahaan tidak akan berdaya tanpa adanya manusia sebagai karyawan.

Tanpa adanya manusia, maka tidak akan ada perencanaan, proses dan pada ujungnya nanti tidak akan menghasilkan apapun tanpa adanya unsur manusia di dalamnya. 

Baca Juga: 4 Manfaat Utama Data Warehouse dalam Mengelola SDM

2. Uang (Money)

Untuk meraih tujuan maka sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan sarana dan prasarana, bahan-bahan dan sumber daya.

Agar semuanya bisa terpenuhi maka dibutuhkan uang untuk mendapatkannya. Dengan kata lain, uang adalah sebuah alat agar sebuah organisasi bisa mencapai tujuan.

3. Bahan Baku (Material)

Tanpa adanya bahan baku maka proses produksi tidak akan bisa berjalan. Bahan baku bisa berupa bahan jadi atau setengah jadi yang nantinya diolah menjadi produk akhir.

Hal yang perlu Anda perhatikan adalah manusia dan bahan baku adalah satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Masing-masing unsur saling membutuhkan satu sama lain.

4. Mesin (Machine)

Unsur berikutnya adalah mesin. Dengan adanya mesin yang baik maka proses dapat berjalan dengan efisien, tepat guna, penggunaan sumber daya baik SDM maupun bahan baku juga menjadi efektif.

Keberadaan mesin yang baik pula akan menentukan kualitas dari produk yang akan dipasarkan kepada konsumen. 

5. Metode Kerja (Method)

Agar pekerjaan berjalan dengan baik, dibutuhkan metode yang jelas dan dipahami oleh pekerja.

Di sinilah pentingnya perekrutan SDM yang baik agar penggunaan sumber daya, mesin dan modal bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin.

Bila pekerja tidak memahami metode yang digunakan maka proses untuk mencapai tujuan bisa terhambat. 

6. Pasar (Market)

Apa tujuan akhir dari sebuah produksi? Tidak lain adalah memasarkan produk yang dihasilkan dari proses operasional dan kinerja yang berjalan.

Pengetahuan tentang pasar yang dituju sangatlah penting demi tercapainya tujuan akhir yang diinginkan perusahaan.

Tips Meningkatkan Kualitas Manajemen

Seperti yang dilansir dari Terdapat beberapa tips untuk meningkatkan kualitas manajemen dalam perusahaan.

Karena semakin baik kualitas dari manajemen maka akan semakin baik dan lancar pula bisnisnya. Untuk itu, terdapat tips untuk meningkatkan kualitas manajemen dalam perusahaan.

Simak caranya berikut ini:

1. Fokus Pada Proses

Saat membuat proses kerja, usahakanlah tidak membuat suatu proses secara rumit dan membingungkan.

Buatlah suatu proses sederhana sehingga orang lain bisa lebih berfokus pada tujuan bisnis dan memudahkan mereka untuk mengetahui hal apa yang harus mereka lakukan terlebih dahulu.

Cara ini membuat pekerjaan bisa lebih cepat dan juga efektif.

2. Meninjau Kembali Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ideal merupakan struktur yang dibuat sesuai dengan proses bisnis yang sedang dijalankan.

Struktur ini haruslah dilakukan peninjauan ulang agar proses bisnis memiliki kejelasan dan tidak terjadi redudansi jabatan di dalamnya.

3. Menghilangkan Dokumen-dokumen yang Tidak Perlu

Banyaknya tumpukan dokumen yang ada di dalam meja hanya akan membuat pekerjaan Anda menjadi tidak efektif. Maka dari itu, singkirkanlah dokumen-dokumen yang tidak diperlukan sehingga Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan.

Untuk lebih mudah lagi, Anda juga bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam sistem sehingga mengurangi penggunaan kertas.

4. Menentukan Tujuan Perusahaan yang Jelas

Kejelasan dalam membuat tujuan perusahaan akan memudahkan seluruh pihak bisa berfokus untuk melakukan tugasnya demi mewujudkan tujuan tersebut secara cepat dan maksimal.

Dengan terciptanya kualitas manajemen yang baik tentu akan berdampak baik pula pada perusahaan. Manajemen menempati posisi sangat penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Pastikan organisasi Anda memiliki sistem manajemen yang baik dengan SDM berkualitas, didukung oleh unsur manajemen yang ada.

Dengan kelengkapan ini semua, maka akan lebih mudah bagi organisasi Anda untuk meraih tujuan yang diinginkan.

5. Fokus pada Efektifitas Komunikasi

Komunikasi yang baik adalah fondasi dari hubungan yang sehat antara manajer dan anggota tim. Pastikan bahwa garis komunikasi terbuka, jelas, dan jujur, baik dalam situasi rutin maupun dalam menghadapi tantangan.

Baca Juga: Cara Menyukseskan Manajemen SDM Internasional

Kesimpulan

Dari pembahasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen menempati posisi sangat penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Pastikan organisasi Anda memiliki sistem manajemen yang baik dengan SDM berkualitas, didukung oleh unsur manajemen yang ada.

Dengan kelengkapan ini semua, maka akan lebih mudah bagi organisasi Anda untuk meraih tujuan yang diinginkan.

Baca Juga: Fungsi Manajemen HR di Dalam Perusahaan

Atur Manajemen Perusahaan dengan Software Manajemen Organisasi LinovHR

Perusahaan membutuhkan sistem manajemen untuk mengelola informasi terkait profil perusahaan, hierarki dalam organisasi, jabatan, hingga pengadaan biaya.

Dengan menggunakan Software Manajemen Organisasi dari LinovHR, Anda dapat mengoptimalkan semua proses terkait manajemen organisasi dengan mudah dan efektif.

Salah satu fitur unggulan dari software ini adalah fitur Unit dengan kemampuannya untuk mengelola informasi atas departemen atau unit perusahaan yang berbeda-beda.

Tidak hanya itu, software ini juga menyediakan alat analisis data yang kuat. Anda dapat dengan mudah menghasilkan laporan tentang berbagai aspek manajemen organisasi, seperti anggaran, struktur organisasi, dan kinerja karyawan.

Laporan-laporan ini akan membantu Anda dalam pengambilan keputusan strategis yang lebih baik dan tepat.

Dengan berbagai fitur canggih yang dimiliki oleh Software Manajemen Organisasi LinovHR, perusahaan dapat menghadapi berbagai tantangan manajemen dengan lebih mudah.

Segera ajukan demo dan dapatkan promo gratis 3 bulan sekarang juga!