Laporan: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Ciri-Ciri

Laporan atau report merupakan salah satu hal yang kerap ditemukan pada kehidupan sehari-hari, termasuk di lingkungan kerja. Dokumen ini dapat memudahkan untuk banyak hal, seperti dalam kegiatan akademis, bisnis, teknis, dan di tempat kerja.

Umumnya, report akan cenderung bersifat objektif berdasarkan fakta dan data yang ada. Maka dari itu, dokumen report harus dibuat secara detail dan berorientasi pada fakta yang ada.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang laporan, Anda bisa membaca artikel LinovHR di bawah ini sampai selesai.

 

 

Pengertian Laporan

Laporan adalah sebuah dokumen yang berisi informasi yang lengkap dan mendetail terkait data yang telah didapatkan. Dokumen ini biasanya akan mencakup informasi yang dibutuhkan untuk berbagai kebutuhan.

Umumnya, teks ini berisi 5W1H, yaitu what (apa), who (siapa), why (kenapa), when (kapan), where (dimana), dan how (bagaimana).

Dokumen ini dapat menjadi media yang resmi untuk menyampaikan informasi yang bersifat objektif dan sederhana terkait suatu permasalahan yang relevan. Umumnya, laporan bisa disampaikan dalam bentuk lisan maupun tulisan.

Sederhananya, laporan adalah catatan yang berfungsi untuk menyampaikan informasi secara resmi yang berorientasi pada fakta dan data yang ada baik dalam bentuk lisan maupun tulisan.

Konten dari laporan biasanya bermacam-macam, bisa berupa pertanggungjawaban, berita, keterangan, atau pemberitahuan terkait sesuatu hal. 

 

Jenis-jenis Laporan

 

Terdapat beberapa jenis laporan yang terbagi berdasarkan beberapa aspek yang membedakannya. Setiap jenis memiliki tujuan, dan cara pembuatan yang berbeda. Berikut adalah jenis-jenis laporan berdasarkan aspek-aspek yang membedakannya.

 

1. Laporan berdasarkan Waktu

Laporan berdasarkan waktu terbagi ke dalam dua jenis laporan yang spesifik, yaitu insidental dan laporan berkala. Berikut adalah penjelasannya. 

• Insidental, adalah laporan yang dibuat hanya jika dibutuhkan. Biasanya dibuat jika ada masalah yang tak terduga.
• Berkala, adalah sebuah laporan yang dibuat secara rutin dalam jangka waktu tertentu. Seperti laporan yang dibuat harian, mingguan, maupun laporan bulanan sampai dengan laporan tahunan. 

 

Laporan berdasarkan waktu mengacu pada ringkasan kegiatan yang dilakukan oleh pada kurun waktu tertentu. Salah satu contohnya adalah laporan kinerja karyawan yang biasanya berisikan rincian tentang kinerja karyawan serta jumlah project yang berhasil diselesaikan dan sedang ditangani.

Pelaporan ini termasuk pada performance management sebagai proses yang dilakukan oleh staff di perusahaan untuk memastikan agar mereka bisa bekerja dengan optimal untuk menghasilkan output sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan.

 

2. Laporan Berdasarkan Sifat

Laporan berdasarkan sifat terbagi menjadi dua, yaitu laporan yang bersifat biasa dan bersifat rahasia.

• Biasa, adalah laporan yang isinya bersifat biasa sehingga bisa dibaca oleh siapapun dan tidak akan menimbulkan dampak negatif. 
• Rahasia, merupakan laporan penting yang tidak bisa diakses oleh semua orang. Maka dari itu, report ini hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu.

 

3. Laporan Berdasarkan Penyampaian

Laporan ini lebih menitikberatkan pada bagaimana cara penyampaiannya. Terdapat tiga jenis, berikut penjelasannya.

• Lisan, adalah laporan yang disampaikan secara langsung dari mulut ke mulut.
• Tertulis, adalah laporan yang disampaikan melalui tulisan seperti memo, surat, dan naskah.
• Visual, adalah laporan yang disampaikan yang memanfaatkan desain visual, seperti salindia pada Power Point pada saat presentasi.

 

4. Laporan Berdasarkan Bentuk

Terdapat tiga jenis laporan berdasarkan bentuknya, berikut penjelasannya.

• Memo, isinya ditulis dengan memo sehingga sangat pendek dan banyak dimanfaatkan untuk kepentingan internal perusahaan.
• Surat, umumnya terdiri dari empat halaman dan lebih detail daripada bentuk memo.
• Naskah, bisa dibuat secara pendek maupun panjang. Umumnya laporan ini digunakan dalam rapat oleh notulen atau laporan kegiatan kepanitiaan.

 

5. Laporan Berdasarkan Isinya

Terbagi atas lima jenis laporan. Berikut adalah penjelasannya.

• Informatif, adalah laporan yang hanya berisi informasi tanpa adanya analisis data dan lain-lain.
• Analisis, adalah laporan yang berisi tentang hasil analisis secara mendalam.
• Kelayakan, adalah laporan yang berisi hasil dari survey seperti pemilihan atau voting.
• Pertanggungjawaban, berisi tentang tanggung jawab seseorang atas tugas yang diberikan kepada seseorang atau kelompok kepada pihak tertentu
• Rekomendasi, ialah laporan yang berisikan penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

 

Fungsi Laporan

 

Ada beberapa  fungsi dari laporan, berikut adalah fungsi dan penjelasannya. 

 

1. Sebagai bahan dalam Pengambilan Keputusan

Laporan dapat berfungsi untuk sumber bagi pihak manajer atau pemimpin perusahaan dalam membuat keputusan dalam waktu yang singkat. Catatan ini dapat dijadikan sebagai sumber yang otentik untuk mendapatkan informasi yang jelas. 

 

2. Bahan Analisis

Pada saat bekerja, kita kerap kali dihadapkan dengan berbagai macam masalah internal maupun eksternal.

Untuk mencari solusinya, hal yang bisa dilakukan adalah membuat rincian informasi mengenai masalah yang terjadi dalam bentuk penulisan laporan. Nantinya catatan ini juga bisa dijadikan informasi terkait acuan ketika terdapat ketidakcocokan data. 

 

Baca Juga: Bagaimana Membuat Laporan Monitoring dan Evaluasi Karyawan?

 

3. Sebagai Alat Pengawasan dan Bahan Evaluasi

Laporan dapat berfungsi alat pengawasan dan bahan evaluasi bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala besar. Hal ini dapat memudahkan pihak manajemen untuk bisa menguasai setiap individu perusahaan dengan cara yang efektif dan efisien. 

 

Evaluasi performa karyawan dapat dibantu dengan performance management system dari LinovHR. Fitur-fitur pendukung seperti Review, KPI dan Feedback membantu menilai kinerja karyawan dan melakukan monitor progress dari goals masing-masing. Coba daftarkan demo untuk info lebih lanjut!

 

4. Sebagai Bahan Pertanggungjawaban

Report dapat dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban karena media ini memuat fakta berupa data dan bukti akurat lain yang menyertainya. 

 

5. Sebagai Media untuk Menyampaikan Informasi

Esensinya, laporan dibuat untuk menguraikan atau mendeskripsikan terkait topik tertentu yang mencakup informasi dengan tujuan yang jelas. Laporan yang baik idealnya bersifat akurat, objektif, dan lengkap sehingga penyampaian informasi bisa jelas.

 

Struktur Teks Laporan

Sebelum menulis laporan, ada baiknya untuk Anda memahami struktur apa saja yang ada dalam sebuah laporan. Struktur ini membuat laporan bersifat sistematis dan memudahkan pembaca.  

 

1. Pendahuluan

Pendahuluan dalam sebuah laporan umumnya akan berisi maksud dan tujuan dari penulisan, masalah pokok apa yang akan dilaporkan, serta sistematika penulisan.

 

2. Isi

Bagian isi umumnya diisi dengan data dan fakta pelaksanaan kegiatan. Selain itu, bagian ini bisa diisi dengan kesesuaian pelaksanaan dan perancangan, masalah yang terjadi, serta pembahasan masalah.

 

3. Penutup

Pada bagian penutup laporan, Anda bisa menuliskan kesimpulan dari laporan yang dibuat serta sasaran yang akan dibaca oleh penerima laporan.

 

Ciri-ciri Laporan

Ciri-ciri laporan umumnya tidak sama dengan tulisan lain. Berikut adalah ciri-cirinya.

 

1. Ringkas

Sejatinya, laporan harus memuat hal-hal yang bersifat pokok. Maka dari itu, tulisan dalam penulisannya harus dibuat secara ringkas dan relevan dengan apa yang akan dilaporkan. Hal ini dapat memudahkan penerima untuk memahami isi dari laporan tersebut.

 

2. Logis

Sebuah laporan harus bersifat logis karena isi dari laporan ini harus bisa dipertanggungjawabkan. Tulisan ini harus ditulis berdasarkan fakta dan data yang telah dikumpulkan.  

 

3. Lengkap

Konten dari sebuah laporan harus memuat informasi yang dibutuhkan sebanyak mungkin. Semakin banyak informasi yang dimuat, maka semakin akurat isi dari report tersebut. Konten juga bisa diisi dengan referensi atau sumber yang terpercaya.

 

4. Sistematis

Ciri-ciri laporan yang selanjutnya adalah sistematis. Laporan harus ditulis secara mengurut karena setiap konten yang disajikan akan berhubungan satu sama lain secara berurutan.

 

5. Objektif

Laporan harus bersifat objektif, karena sejatinya laporan akan digunakan dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah. Maka dari itu penting untuk memastikan bahwa laporan yang dibuat adalah sebuah teks yang bersifat objektif. 

 

Contoh Laporan

Berikut adalah beberapa contoh laporan hasil suatu kegiatan yang bisa Anda jadikan referensi. 

 

1. Contoh Laporan Hasil Pelatihan

 

Nama kegiatan

Pelatihan Penulisan Kreatif sebagai Strategi Digital Marketing yang Efektif

 

Pendahuluan

Strategi pemasaran di dunia maya kian marak dan memperlihatkan dampak yang besar terhadap perkembangan brand yang dipasarkan. Penulisan kreatif adalah salah satu modal yang baik untuk mengembangkan strategi yang cocok untuk menunjang pemasaran digital terhadap suatu produk.

 

Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kemampuan menulis kreatif dari tim pemasaran di perusahaan agar lebih memahami bagaimana penulisan yang cocok untuk menaikan pemasaran produk perusahaan.

 

Tanggal dan Tempat Kegiatan

Kegiatan ini diselenggarakan pada tanggal 15 Januari 2021 di ruangan rapat kantor perusahaan.

 

Materi Pelatihan

• Pengenalan tentang creative writing
• Aspek pembangun creative writing
• Cara mencari inspirasi untuk creative writing
• Teknik penulisan creative writing

 

Manfaat Kegiatan

Pelatihan ini menghasilkan dampak yang dapat menambah kemampuan staf pemasaran dalam menguasai penulisan kreatif untuk menunjang pemasaran secara digital, diantaranya:

• Manfaat umum: Secara umum, pelatihan ini dapat memberikan pengetahuan tentang dasar-dasar penulisan kreatif.

• Manfaat khusus: Secara khusus, pelatihan ini dapat meningkatkan kemampuan staf pemasaran dalam membuat tulisan kreatif yang dapat pemasaran perusahaan jauh lebih menarik

 

Penutup

Demikian laporan ini dibuat sebagai bentuk pertanggungjawaban kamis atas tugas dan kegiatan pelatihan yang telah diselenggarakan. 

 

2. Contoh Laporan Kegiatan Kunjungan

 

3. Contoh Laporan Dinas

 

Baca Juga: Apa Pentingnya Laporan Perjalanan Dinas?

 

4. Contoh Laporan Penilaian Kinerja Karyawan

 

Baca Juga: Berbagai Contoh Laporan Penilaian Kinerja Karyawan

 

5. Contoh Laporan Kegiatan Sekolah 

 

Kesimpulan

Laporan adalah sebuah media yang berisi informasi yang lengkap dan mendetail terkait data yang telah didapatkan. Laporan harus berisi informasi yang lengkap, bersifat objektif, sistematis. 

Dalam penulisannya terbagi ke dalam beberapa jenis, seperti berdasarkan waktunya, berdasarkan sifatnya, berdasarkan penyampaiannya, berdasarkan bentuk, serta berdasarkan isinya. 

Struktur laporan terbagi atas pendahuluan, isi, dan penutup yang harus bersifat ringkas, logis, lengkap, sistematis, dan objektif. 

Sekian pembahasan tentang laporan ini. semoga bisa bermanfaat dalam untuk Anda dalam menyusun catatan ini yang sesuai dengan kebutuhan Anda.