HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang membantu tim HR mengelola data karyawan. Sistem ini mengotomatisasi proses penting seperti penggajian, absensi, dan administrasi tunjangan. Dengan HRIS, pengambilan keputusan terkait SDM menjadi lebih efisien.
Jika perusahaan Anda sudah menggunakan atau berencana untuk mengadopsi HRIS, penting untuk memahami manfaatnya dan memanfaatkan fitur-fitur yang ada secara maksimal.
Lantas, apa sebenarnya sistem HRIS itu? Berikut penjelasan lengkapnya.
Apa itu Sistem HRIS
Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang menggabungkan teknologi dengan pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung berbagai tugas tim HR.
HRIS membantu perusahaan dalam menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas-tugas HRD, seperti manajemen penggajian, pengelolaan tenaga kerja, serta berbagai aspek lain yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
Berikut adalah pengertian HRIS menurut beberapa ahli, antara lain:
Menurut Snell dan Bohlander (2010), Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sementara itu, menurut Gulati (2012), HRIS adalah perangkat lunak yang memiliki database, memungkinkan penginputan, penyimpanan, dan manipulasi data karyawan dalam perusahaan. Dengan demikian, HRIS memfasilitasi visualisasi data secara global dan akses informasi penting tentang karyawan.
Umumnya, HRIS juga didukung oleh suatu aplikasi atau software HR yang membuat prosesnya menjadi digital. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai informasi mengenai SDM secara otomatis sehingga membuat pengelolaan SDM di perusahaan lebih terorganisir dengan baik.
Baca Juga: 6 Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Pentingnya Sistem HRIS untuk Perusahaan
Apakah Anda berpikir tentang bagaimana sistem HRIS dapat membantu departemen HR Anda, dan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk beralih menggunakannya?
HRIS membantu perusahaan untuk menyederhanakan cara HR melacak, memperbarui, dan melaporkan data karyawan.
Sebenarnya, HRIS tidak hanya dapat dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tim HR saja, melainkan berbagai pihak seperti tim dari bagian keuangan pun bisa menggunakan software ini.
Berikut ini 5 manfaat penting HRIS System untuk perusahaan Anda:
- Menghemat waktu HR
- Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
- Meningkatkan kepuasan karyawan
- Mempercepat proses pengambilan keputusan
- Mendorong pertumbuhan bisnis
Jenis-Jenis Sistem HRIS
HRIS adalah sistem terintegrasi yang digunakan untuk mengelola informasi karyawan dan menyederhanakan berbagai tugas tim HR. Berdasarkan fungsinya, terdapat tiga jenis HRIS yang sering dicari oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia.
HRIS Operasional
Seperti namanya, operational HRIS dirancang untuk memenuhi kebutuhan HR yang bersifat operasional. Tipe software HRIS ini memiliki modul terintegrasi yang membantu mengelola berbagai aspek operasional HR, seperti administrasi karyawan, penilaian kinerja, serta pengelolaan absensi dan penggajian.
Selain itu, HRIS operasional mendukung manajer dalam pengambilan keputusan rutin dengan menyediakan data terkait sumber daya manusia yang mereka kelola.
HRIS Tactical
HRIS Tactical ideal untuk perusahaan besar dengan jumlah sumber daya manusia yang banyak. Software ini dilengkapi dengan modul terintegrasi yang mendukung kebutuhan HR dalam pengelolaan data, analisis, dan konsultasi. Beberapa fitur utamanya meliputi perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, dan pelatihan.
Sistem HRIS Strategic
Strategic HRIS adalah jenis software yang menyediakan data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Srategic HRIS dilengkapi dengan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi organisasi dengan karyawan, melalui fitur seperti tinjauan kinerja dan penyesuaian tujuan.
Baca Juga: Solusi Software Absensi dan Penggajian Bersama LinovHR!
Fungsi Sistem HRIS Bagi Perusahan
Penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu HRD untuk mengoptimalkan kinerja karyawan.
Sehingga karyawan bisa mengeluarkan potensi terbaiknya dan ikut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis. Tentu saja hal ini akan menguntungkan pihak perusahaan.
Berikut beberapa fungsi HRIS yang perlu Anda ketahui:
1. Manajemen Data Karyawan
Sistem HRIS berfungsi mengelola data karyawan secara terpusat, mencakup informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, kontak, serta data kehadiran, yang semuanya dapat diakses secara online.
1. Manajemen Penggajian
Bagi perusahaan berskala besar, mengelola payroll secara manual akan memakan banyak waktu. Dengan HRIS, proses penggajian dan manajemen kompensasi menjadi lebih mudah. Sistem ini secara otomatis menangani perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, bonus, dan lainnya, sehingga lebih akurat.
Aplikasi ini memungkinkan tim HR untuk menghemat waktu dan fokus pada tugas-tugas penting lainnya.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Proses rekrutmen dan seleksi manual sering kali kompleks dan memakan waktu. Dengan menggunakan platform HRIS, tim HR dapat lebih mudah mengelola tahapan tersebut.
Sistem ini memungkinkan posting lowongan pekerjaan, mengelola dan memantau setiap tahap seleksi, menjadwalkan wawancara, hingga mengevaluasi calon karyawan secara efisien.
3. Manajemen Performa
Performa karyawan akan berdampak besar terhadap perkembangan operasional. Penting bagi HRD untuk memastikan performa karyawan berada dalam perencanaan agar target perusahaan akan terpenuhi.
Maka dari itu, HRIS adalah solusi yang bisa membantu tim HRD untuk mengelola performa karyawan melalui penilaian kinerja, pemberian masukan atau feedback, dan pemantauan kinerja.
Data dan informasi dari manajemen performa melalui sistem juga akan digunakan sebagai landasan perencanaan strategi preventif untuk kinerja karyawan.
Jika kinerja karyawan sewaktu-waktu menurun, HRD dapat dengan mudah mendeteksi serta meminimalisir agar tidak berpengaruh kepada kinerja yang lain.
4. Manajemen Kompetensi
Kompetensi erat kaitannya dengan performa, bisa dikatakan bahwa performa dan kompetensi akan berpengaruh satu sama lain.
Jadi, HRD pun tidak boleh mengabaikan pengelolaan kompetensi begitu saja.
Dengan HRIS akan mengukur secara komprehensif apa saja kompetensi apa saja yang harus dimiliki dan dikuasai karyawan berdasarkan jabatan, posisi serta unit kerja.
5. Manajemen Waktu Kerja
Tiap perusahaan memiliki waktu kerja masing-masing yang beragam, umumnya dipengaruhi oleh jenis industri perusahaan.
Untuk itulah HRIS hadir memudahkan pengelolaan jam kerja. HRD dapat menentukan durasi kerja, menyusun jadwal shift, dan menetapkan hari-hari penting dalam kalender khusus internal perusahaan.
Sistem manajemen waktu dalam HRIS pun mampu membantu HRD dalam pengelolaan dan approval pengajuan cuti serta lembur dari karyawan.
6. Manajemen Suksesi Jabatan
Jabatan penting dalam suatu perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. HRD perlu mempersiapkan orang yang mampu mengisi jabatan tersebut dengan kualifikasi yang sesuai. Kegiatan ini dikenal sebagai suksesi jabatan.
Sistem HRIS bisa memfasilitasi HRD dalam mengadakan suksesi jabatan melalui fiturnya. Salah satunya adalah fitur career path untuk relasi satu job dengan job lain yang lebih tinggi.
Contohnya seperti fitur career path dari LinovHR yang ada di dalam Modul Succession Management. Dengan bantuan modul ini, HRD dapat memastikan setiap posisi penting yang kosong terisi oleh karyawan yang kompeten.
7. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Seperti yang telah disebutkan, karyawan adalah komponen penting dalam operasional perusahaan.
HRD wajib mengembangkan segala potensi karyawan yang ada untuk meningkatkan produktivitas melalui berbagai macam kegiatan, contohnya program pelatihan dan pengembangan.
Dukungan HRIS dalam pengembangan dan pelatihan karyawan adalah melalui sistem canggih untuk pembentukan silabus pembelajaran yang efektif.
Mulai dari perencanaan pelatihan, penentuan siapa pelatih dan karyawan yang wajib mengikuti program, sampai evaluasi pasca kegiatan.
Baca Juga: Daftar Modul HRIS yang Penting untuk Perusahaan
Tips Sukses dalam Menerapkan Sistem HRIS
Menerapkan Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah langkah awal yang cukup besar bagi pengelolaan SDM perusahaan.
Tentu saja penerapannya membutuhkan banyak hal yang harus dipahami oleh pemilik perusahaan, manajer HR, dan para staff HRD itu sendiri.
Berikut adalah hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ini agar dapat bekerja secara maksimal:
1. Memahami Kebutuhan Perusahaan
Skala dan kebutuhan perusahaan akan beragam. Maka dari itu, perusahaan ada baiknya memahami dulu apa kebutuhan dan kendala yang dialami sebelum menggunakan sistem HRIS.
Kunci ini cukup krusial agar penerapan sistem sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan.
2. Mensosialisasikan Implementasi Kepada Seluruh Jajaran HRD
Sumber daya manusia dalam hal ini adalah tim HRD tidak dapat dipisahkan dari sistem. Jika sistem tidak didukung sumber daya yang mampu menggunakan atau mengoperasikan sistem tersebut, maka tidak dapat berfungsi dengan baik.
Perusahaan wajib mengadakan sosialisasi dan pelatihan terkait tata cara penggunaan sistem. Sehingga tim HRD dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik.
3. Meningkatkan Keterampilan Pengguna Sistem HRIS
Berikan pelatihan terhadap pengguna sistem HRIS untuk membantu mereka mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut.
Pelatihan ini harus meliputi cara memasukkan data, cara mengakses fitur penting, dan cara memanfaatkan laporan dan analisis yang dihasilkan oleh sistem ini.
4. Penerapan Sistem yang Andal dan Kompeten
Human Resource Information System membutuhkan teknologi yang andal dan kompeten agar sistem mampu berjalan optimal.
Teknologi ini dapat berupa cloud based server yang dinilai praktis dan efisien. Tetapi perusahaan pun dapat mempertimbangkan penggunaan teknologi lain seperti server internal jika memang kebutuhannya demikian.
5. Pemantauan Berkelanjutan
Bisnis akan selalu berkembang, begitu pula dengan pengelolaan karyawan. Itu artinya, sistem harus mampu beradaptasi dan disesuaikan jika ada perubahan dari sisi sumber daya manusia dalam perusahaan.
Misalkan jika ada karyawan resign, maka sistem harus memfasilitasi kemampuan untuk menghapus atau memindahkan data karyawan itu ke folder lain. Sehingga segala perubahan yang ada tidak akan berpengaruh besar kepada pengelolaan karyawan.
LinovHR: Solusi HRIS Terbaik untuk Perusahaan
Sistem HRIS membuat perusahaan dapat mempersingkat waktu pengerjaan HR yang repetisi. Dengan begitu, pengelolaan administrasi karyawan pun dapat terselesaikan lebih cepat. HR jadi bisa melakukan pekerjaan fungsional yang mendorong perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Apabila Anda sedang mencari sistem HRIS terbaik yang berfungsi untuk memudahkan pengelolaan SDM di perusahaan Anda, maka pilihan terbaiknya adalah Software System HRIS LinovHR.
Sistem HRIS LinovHR adalah perangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek HR dengan lebih efisien.
Didukung dengan banyak modul-modul unggul mulai dari pengelolaan database karyawan, jadwal kerja, penggajian, talent management, rekrutmen, dan banyak lainnya.
Software HRIS Indonesia LinovHR juga sudah berbasis cloud yang membuat penyimpanan lebih aman.
Dengan mengimplementasikan Software HR LinovHR, Anda akan mendapatkan kemudahan dan pengelolaan perusahaan yang lebih efektif dan efisien.
Ajukan demo gratisnya sekarang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
