Anda mungkin sudah terlalu sering mendengar kata “approve” hingga tidak menyadari bahwa kata ini termasuk dalam kosakata lanjutan dalam bahasa Inggris yang dapat Anda gunakan saat berhadapan dengan klien untuk terlihat lebih profesional.
Kata “approve” berarti “menerima” atau “menyetujui”. Namun, dalam konteks bisnis, maknanya lebih luas, yaitu “menyetujui sebuah rencana/ide”, atau “sesuatu yang sudah cukup baik untuk digunakan sehingga disetujui penggunaannya”.
Oleh karena itu, artikel LinovHR ini akan membahas pengertian approval dan prosesnya dalam dunia kerja dengan lengkap dan mudah dipahami.
Apa itu Proses Approval?
Proses approval adalah rangkaian langkah atau prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa setiap keputusan atau tindakan penting dalam suatu organisasi melewati tinjauan dan persetujuan yang tepat sebelum diimplementasikan.
Proses ini melibatkan berbagai tingkat persetujuan dari individu atau kelompok yang berwenang, seperti manajer, direktur, atau pemilik proyek. Tujuannya adalah untuk memastikan keakuratan, kepatuhan, dan optimalisasi sumber daya dalam pengambilan keputusan.
Dengan adanya proses approval, organisasi dapat mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan transparansi, dan memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil telah dipertimbangkan dengan matang dari berbagai aspek.
Proses ini juga membantu menjaga integritas dan efisiensi operasional, memastikan bahwa tindakan atau proyek yang akan dilakukan telah mendapatkan validasi yang diperlukan untuk berjalan dengan sukses.
Dalam beberapa kasus, proses persetujuan juga dapat membantu mencegah terjadinya kesalahan atau kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Menjalankan Pendelegasian yang Baik dan Benar
Aspek dalam Proses Approval
Aspek dalam proses approval disetiap jenis pekerjaan biasanya tidak akan berbeda jauh. Berikut ini aspek-aspek dalam proses persetujuan:
1. Submissions
Aspek ini merujuk pada pekerjaan yang melalui proses persetujuan. Pihak perusahaan biasanya memberikan persyaratan atau panduan yang harus diikuti.
Untuk memasukkan pekerjaan ke dalam proses persetujuan, pekerjaan tersebut pertama-tama harus diserahkan ke departemen yang relevan biasanya dilakukan melalui disposisi.
Submissions dapat berasal dari banyak sumber tergantung pada tujuan perusahaan atau departemen.
2. Approvers
Approvers adalah karyawan atau kelompok karyawan yang menyetujui atau menolak pekerjaan saat pekerjaan tersebut bergerak melalui proses persetujuan.
Mereka memutuskan apakah pekerjaan harus dikembalikan kepada orang yang mengirimkannya untuk diedit atau apakah pekerjaan tersebut harus diproses ke approver lainnya.
Approver terakhir memutuskan apakah pekerjaan tersebut siap dipublikasikan atau diterima.
3. Permissions
Permissions atau tingkat izin menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit atau menyetujui pekerjaan.
Penting untuk menetapkan izin untuk setiap approver dan pembuat pekerjaan karena beberapa pekerjaan mungkin mengandung informasi atau data yang sensitif dan hanya orang tertentu yang boleh mengubahnya.
4. Due Dates
Menetapkan tanggal jatuh tempo bagi approver penting untuk menjaga aliran kerja dan memastikan semua approver memiliki waktu yang cukup untuk meninjau pekerjaan secara menyeluruh sebelum menyetujui atau menolaknya.
Untuk menetapkan tanggal jatuh tempo yang efektif bagi approver, Anda harus terlebih dahulu mengetahui tanggal jatuh tempo akhir di mana perusahaan Anda berharap untuk mempublikasikan atau menerima pekerjaan.
5. Records dan logs
Sangat disarankan untuk menyimpan catatan dan log setiap tahap dalam proses persetujuan untuk membantu Anda melihat seberapa efisien dan efektif proses Anda.
Catatan dan log juga memungkinkan Anda memeriksa di mana kesalahan mungkin terjadi saat pekerjaan mengalir dari satu approver ke approver lainnya, dan mereka menjadikan proses persetujuan menjadi lebih transparan bagi pembuat pekerja.
Contoh Proses Approval
Di dalam kegiatan perusahaan sehari-hari, proses approval bukanlah hal asing. Berikut ini beberapa contoh dari proses persetujuan dalam lingkungan kantor.
1. Invoice Approval
Invoice approval melibatkan verifikasi dan otorisasi pembayaran terhadap faktur yang diterima. Proses ini dapat melibatkan beberapa pihak, seperti bagian akuntansi dan manajemen keuangan.
2. Budget Approval
Approval ini melibatkan proses persetujuan rencana keuangan untuk proyek atau aktivitas tertentu. Proses ini dapat melibatkan beberapa tingkatan otorisasi dan melibatkan banyak departemen dalam sebuah organisasi.
3. Content Approval
Dalam pembuatan konten, tentu perlu proses persetujuan atas materi yang akan diterbitkan, seperti artikel, presentasi, atau materi pemasaran. Proses ini perlu melibatkan berbagai departemen dalam organisasi, seperti pemasaran, komunikasi, dan editorial.
4. Design Approval
Approval design melibatkan proses persetujuan terhadap desain atau tata letak yang diusulkan untuk produk atau proyek tertentu. Proses ini dapat melibatkan berbagai departemen dalam organisasi, seperti tim desain, pemasaran, dan manajemen proyek.
Cara Membuat Proses Approval
Proses approval artinya sebuah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa sebuah tugas atau proyek telah disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum dijalankan atau diterbitkan.
Berikut adalah penjelasan mengenai langkah-langkah dalam membuat prosesnya:
1. Tentukan Tugas yang akan Disetujui
Pertama, tentukan tugas atau proyek apa yang memerlukan persetujuan sebelum dijalankan atau diterbitkan. Pastikan untuk menentukan dengan jelas apa yang diharapkan dari tugas atau project tersebut dan indikator keberhasilannya.
2. Tetapkan PIC dan Tanggal Jatuh Tempo
Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan dan siapa saja yang memiliki hak akses untuk menjalakan tugas.
Atur juga tanggal jatuh tempo untuk setiap tahap persetujuan, sehingga semua pihak terlibat memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas mereka.
3. Definisikan Alur Proses
Rancang alur proses dari pengajuan hingga persetujuan akhir, lengkap dengan tanggung jawab dan waktu yang dibutuhkan.
4. Tentukan Kriteria
Buat kriteria dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendapatkan persetujuan, seperti kelengkapan dokumen.
5. Pilih Sistem atau Alat
Untuk memudahkan pengelolaan dan pelacakan proses approval, penting bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi atau sistem yang mendukung otomatisasi alur persetujuan.
Dengan memanfaatkan Modul Employee Self Service (ESS) dari LinovHR, karyawan dapat dengan mudah mengajukan permintaan, dan manajer dapat memberikan persetujuan secara efisien.
6. Implementasi dan Uji Coba
Jalankan proses yang telah dirancang dan lakukan uji coba untuk mengidentifikasi apa saja potensi hambatan yang terjadi.
7. Pelatihan dan Sosialisasi
Lakukan pelatihan dan sosialisasi kepada semua pihak yang terlibat untuk memastikan mereka memahami bagaimana proses approval berjalan dan cara menggukan alatnya.
8. Evaluasi dan Perbaikan
Setelah proses approval berjalan, lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitasnya. Selain itu, kumpulkan umpan balik untuk terus meningkatkan proses.
9. Dokumentasikan
Terakhir, pastikan semua persetujuan didokumentasikan dengan baik dan disimpan untuk keperluan audit atau referensi di masa mendatang. Simpan semua persetujuan dan dokumentasi untuk keperluan audit atau referensi masa depan.
Peran Teknologi dalam Proses Approval
Saking pentingnya proses approval, saat ini untuk membuat proses approval dalam berjalan lebih efektif dan efisien, sudah ada teknologi yang disebut dengan workflow approval.
Teknologi satu ini didesain khusus untuk membuat seluruh proses persetujuan bisa dilakukan dengan perencanaan dan proses yang sederhana.
1. Meningkatkan Efisiensi
Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis, waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui suatu dokumen dapat dipangkas secara signifikan. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses persetujuan dan mempercepat waktu tindakan yang diperlukan.
2. Mempercepat Proses Pembayaran
Proses persetujuan otomatis dapat membantu mempercepat proses pembayaran. Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis yang terintegrasi dengan sistem pembayaran, suatu dokumen atau pekerjaan yang disetujui secara otomatis dapat memicu proses pembayaran.
3. Meminimalkan Kesalahan
Dalam proses persetujuan manual, terkadang kesalahan dapat terjadi karena adanya ketidaksinkronan antara departemen atau kebingungan dalam proses persetujuan.
Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis, kesalahan dapat dihindari karena proses persetujuan dilakukan secara konsisten dan otomatis.
Untuk mengoptimalkan approval workflow, Anda bisa menggunakan Software HRIS LinovHR.
Sebagai software HRIS yang terintegrasi, Software HRIS dari LinovHR dapat membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan, mengatur proses persetujuan, dan mengotomatisasi beberapa langkah dalam proses persetujuan.
Seperti pengajuan cuti, reimburse dan juga pencatatan absensi. Semuanya bisa dilakukan dengan alur yang cepat dan efisien. Sehingga approval bisa dilakukan secara cepat.
Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, perusahaan dapat mengatur proses persetujuan dengan lebih efektif dan efisien, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional.
