Pengawasan melekat merupakan istilah yang cukup umum dalam institusi pemerintahan. Tak heran, sebab istilah ini memang ditujukan untuk pengawasan karyawan oleh atasan dalam institusi negara. Bahkan, petunjuk tentang pengawasan ini telah diatur dalam Keputusan Menteri.
Jika Anda ingin memahami lebih lanjut tentang pengawasan melekat, Anda dapat menyimak artikel dari LinovHR ini.
Silahkan membaca hingga akhir artikel!
Apa Itu Pengawasan Melekat?
Pengawasan melekat atau disebut juga dengan waskat adalah tindakan pemantauan, pengawasan, dan pengendalian karyawan oleh pimpinan unit atau divisi kerja.
Pengawasan ini diperlukan untuk menjaga kelangsungan aktivitas karyawan agar sesuai dengan kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Biasanya, waskat dilakukan terhadap pimpinan terhadap anak buah karena pimpinan memiliki fungsi sebagai pendidik dan pengawas. Ketika melakukan waskat, pimpinan tidak hanya mengawasi, tetapi juga membina dan mendidik.
Waskat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya membagi tugas dan fungsi kepada bawahan dengan jelas, merincikan kebijakan untuk kenyamanan bekerja, membuat rencana kerja, mengawasi proses dan hasil kerja karyawan, hingga pembinaan karyawan agar dapat menjalankan peran dan tugasnya dengan optimal.
Proses Pengawasan Melekat
Pengawasan melekat dilakukan melalui serangkaian tahapan. Berikut ini adalah beberapa proses pengawasan melekat atau waskat.
1. Melakukan Sosialisasi
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan sosialisasi. Sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada karyawan akan pentingnya pengawasan oleh pimpinan terhadap seluruh kegiatan organisasi.
2. Menyiapkan Unsur Pengawasan Melekat
Jika sosialisasi sudah dilakukan dan karyawan sudah memahami pentingnya waskat, maka waskat bisa dilanjutkan. Hal tersebut dilakukan dengan menyiapkan unsur pengawasan melekat.
Selain itu, organisasi juga perlu mencari tahu titik kelemahan karyawan ataupun organisasi yang perlu diperbaiki.
3. Memantau Pelaksanaan
Di langkah ketiga, ada pemantauan pelaksanaan waskat. Pemantauan dilakukan untuk semua aktivitas organisasi, misalnya mengawasi rapat rutin, membandingkan satu kegiatan dengan kegiatan lainnya, serta melakukan rekonsiliasi dan konsolidasi.
4. Melakukan Evaluasi
Di dalam waskat juga perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan dengan mengetahui keberhasilan waskat, cara kerja waskat, aktivitas organisasi dan unsur-unsur waskat, serta mengomunikasikan pelaksanaan waskat kepada pihak-pihak terkait.
Supaya lebih efektif, evaluasi waskat dilakukan dengan membuat checklist.
5. Menindaklanjuti Hasil dari Pengawasan Melekat
Sebagai langkah terakhir adalah tindak lanjut hasil dari waskat. Misalnya waskat membutuhkan perbaikan atau penyempurnaan prosedur organisasi. Maka, masalah tersebut harus ditindaklanjuti hingga menghilang.
Baca Juga: Apakah Itu E-Kinerja dan Seperti Apa Manfaatnya?
Unsur Pengawasan Melekat
Untuk mencapai tujuan organisasi, maka pengawasan melekat harus memenuhi unsur-unsur berikut ini.
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses pembentukan organisasi agar sesuai dengan kebutuhan proyek dan pencapaian tujuan tertentu. Pengorganisasian juga melibatkan fungsi manajerial secara menyeluruh.
2. Pembinaan Personel
Pembinaan personel merupakan unsur yang menjaga tenaga kerja di pemerintahan dapat menjalankan sistem, prosedur, dan tugasnya dengan baik serta profesional. Pembinaan personel dilakukan sejak karyawan direkrut hingga pensiun.
3. Perencanaan
Unsur perencanaan meliputi penetapan tujuan, langkah-langkah, dan pembagian tanggung jawab yang akan dilakukan oleh karyawan di masa mendatang.
4. Prosedur
Prosedur merupakan unsur yang mencakup serangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Pencatatan
Pencatatan adalah unsur yang berperan sebagai dokumentasi kejadian atau transaksi. Dokumentasi perlu dilakukan untuk menjaga keakuratan dan keabsahan informasi serta mengubah informasi menjadi data atau laporan yang bisa dianalisis.
6. Pelaporan
Pelaporan merupakan unsur penyampaian informasi yang dilakukan secara tertulis. Informasi ini disampaikan kepada instansi lain atau unit kerja yang lebih tinggi.
7. Kebijakan
Kebijakan adalah unsur pengawasan melekat yang terakhir. Kebijakan merupakan pedoman atau peraturan yang ditetapkan oleh manajemen untuk menjaga ketertiban karyawan dan mencapai tujuan organisasi. Kebijakan ini diterapkan secara tertulis.
Indikator Pengawasan Melekat
Waskat yang telah selesai dilakukan akan melalui evaluasi. Evaluasi tersebut ditentukan berdasarkan indikator keberhasilan.
1. Kedisiplinan dan Kepatuhan Meningkat
Indikator keberhasilan yang pertama adalah kedisiplinan dan kepatuhan karyawan meningkat. Waskat dianggap berhasil jika karyawan semakin disiplin dan patuh terhadap peraturan perundang-undangan, peraturan organisasi, penggunaan peralatan kantor, penggunaan keuangan dan barang milik negara (BMN).
2. Penyalahgunaan Wewenang Berkurang
Indikator keberhasilan yang kedua adalah berkurangnya penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh karyawan ataupun unit organisasi. Hal ini bisa dicapai dengan melakukan pengawasan ketat dan membuat laporan pengawasan.
3. Pungutan Liar Berkurang
Masalah pungutan liar masih sering ditemui di beberapa institusi pemerintahan. Oleh sebab itu, waskat dianggap berhasil jika kasus pungutan liar di organisasi bisa berkurang.
4. Perizinan Semakin Cepat
Waskat juga dianggap berhasil jika dapat mempercepat perizinan yang diajukan oleh masyarakat. Hal ini meliputi ketertiban pelayanan kepada masyarakat dari berbagai aspek seperti penatausahaan, ketepatan waktu, dan tanggapan masyarakat.
5. Prestasi Kerja Meningkat
Tak ketinggalan, waskat juga dianggap berhasil jika prestasi kerja karyawan meningkat. Dalam hal ini, karyawan berhasil mencapai sasaran pelaksanaan tugas serta menciptakan keteraturan, keterbukaan, dan kelancaran pelaksanaan tugas.
Jalankan Pengawasan Melekat Lebih Terarah dengan Performance Management
Pengawasan melekat atau waskat berarti pengawasan kinerja karyawan agar sesuai dengan kebijakan dan peraturan organisasi. Meski biasa dilakukan dalam institusi pemerintahan, perusahaan swasta pun bisa menerapkan pengawasan ini untuk memantau kinerja karyawan.
Seperti yang kita tahu, memantau kinerja karyawan dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dan menjalankan berbagai strategi guna meningkatkan produktivitas perusahaan.
Di dalam proses pemantauan kinerja tentu dibutuhkan suatu pedoman supaya lebih terarah dan menghasilkan data yang valid.
Caranya adalah melakukan penilaian kinerja dengan Performance Management LinovHR. Software ini dapat perusahaan gunakan untuk mengelola penilaian kinerja hingga menghasilkan laporan.
Di dalam software Performance Management ini terdapat berbagai fitur pendukung mulai dari Goals & KPI, Balanced Score, Result, dan banyak lagi.
Pelaksanaan penilaian kinerja dengan modul Performance Management LinovHR akan memudahkan pekerjaan, mempersingkat waktu, dan mengefektifkan proses. Penilaian karyawan pun bisa dilakukan secara objektif dan bebas bias.
Yuk, kenali lebih jauh tentang software Performance Management dengan mengikuti demo secara gratis.
Daftarkan perusahaan Anda sekarang!
