Pengajuan kenaikan gaji karyawan bisa dilakukan oleh individu karyawan yang bersangkutan. Namun di dalam proses pengajuan kenaikan gaji ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti momen pengajuan, alasan, dan format surat pengajuan kenaikan gaji.
Agar pengajuan kenaikan gaji Anda disetujui, cobalah simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui tips dan format yang tepat!
Kapan Sebaiknya Melakukan Pengajuan Kenaikan Gaji Karyawan
Sebagai karyawan, Anda memiliki hak untuk mengajukan kenaikan gaji. Namun, pengajuan kenaikan ini harus dengan bijak Anda lakukan baik dari segi nominal serta kapan waktu terbaik mengajukannya.
Mengutip dari Sendspark, waktu terbaik untuk meminta kenaikan gaji adalah sebelum atau sesudah evaluasi kinerja dan mendekati tanggal Anda memulai kerja.
Periode performance review kerja di perusahaan biasanya dilakukan sekali atau dua kali setiap tahun, namun ini kembali pada peraturan perusahaan.
Di dalam prosesnya, nanti karyawan diminta untuk mengulas kembali kontribusi yang telah dilakukan dan apa saja pencapaian yang sudah diraih selama jangka waktu tersebut.
Penjabaran kontribusi dan pencapaian ini bisa menjadi penguat alasan mengapa Anda berhak untuk mendapatkan kenaikan gaji.
Pengajuan kenaikan gaji karyawan juga bisa diminta mendekati tanggal Anda memulai kerja setahun atau dua tahun.
Anda bisa menggunakan lamanya masa kerja untuk memperkuat alasan mengapa sudah waktunya Anda mendapatkan kenaikan gaji.
Selain itu, waktu terbaik untuk mengajukan kenaikan gaji juga bisa dilakukan pada saat:
1. Ketika Beban Kerja dan Tanggung Jawab Bertambah
Saat perusahaan memberikan Anda tambahan tugas dan tanggung jawab, Anda bisa membuat surat pengajuan kenaikan gaji kepada perusahaan.
Di dalam surat ini, Anda bisa menjelaskan apa saja tanggung jawab tambahan yang dilakukan dan jelaskan juga bagaimana itu bisa meningkatkan performa dan skill Anda.
2. Di Akhir Kontrak Kerja
Mengajukan kenaikan gaji di masa akhir kontrak juga bisa menjadi waktu yang tepat. Di waktu ini, manajer dan HR bisa jadi sudah meninjau performa Anda yang bisa menjadi penguat mengapa Anda berhak mendapatkan kenaikan gaji.
3. Setelah Berhasil Menyelesaikan Proyek Besar
Jika Anda berhasil menyelesaikan proyek besar dengan sukses, ini bisa menjadi waktu terbaik untuk meminta kenaikan gaji.
Ajukanlah kenaikan gaji dengan menggunakan surat yang berisikan kontribusi apa saja yang telah Anda berikan kepada proyek.
Baca Juga: Menghitung Rumus Kenaikan Gaji Karyawan
Tips Menyusun Email Permohonan Kenaikan Gaji
Mengajukan surat pengajuan kenaikan gaji memiliki aturan tersendiri yang perlu diperhatikan. Tujuannya tentu saja agar pengajuan bisa diterima. Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda ikuti saat mengajukan surat kenaikan gaji:
1. Tulis Subjek yang Jelas
Subjek adalah bagian pertama yang akan dibaca, jadi pastikan bagian ini Anda tulis dengan jelas.
Bagian ini bisa digunakan untuk memberikan informasi tujuan atau alasan mengapa email tersebut dikirim.
2. Tulisan Alasan dengan Singkat dan Jelas
Saat menulis isi email, sertakan alasan Anda mengirim email. Pastikan alasan yang Anda tulis tetap singkat namun dapat merangkum maksud dan tujuan dengan baik serta terlihat profesional.
Sebagai contoh Anda bisa menulis alasan seperti berikut ini “Maksud dan tujuan saya mengirim email ini adalah untuk mendiskusikan kemungkinan saya mendapatkan kenaikan gaji. Berdasarkan kontribusi saya selama dua tahun ini dan peran saya dalam perkembangan perusahaan, saya merasa layak untuk mendapatkan kenaikan gaji.”
3. Jabarkan Kontribusi dan Pencapaian
Jika Anda sudah menulis maksud dan tujuan, perkuatlah dengan menjabarkan kontribusi dan pencapaian yang telah dicapai.
Agar lebih jelas dan tersusun, Anda bisa menuliskannya dalam bentuk kalimat sederhana dan menggunakan bullet point.
4. Tutup dengan Sopan
Surat pengajuan kenaikan gaji karyawan merupakan salah satu jenis surat formal, untuk itu akhiri surat dengan membuat kalimat penutup.
Di paragraf ini, tuliskan harapan Anda untuk dapat berdiskusi dengan manajer atau HRD mengenai keinginan Anda untuk kenaikan gaji.
Baca juga: Serba-Serbi Kenaikan Gaji Karyawan yang Harus Dipahami HR
Hal yang Tidak Perlu Dituliskan dalam Surat Pengajuan Kenaikan Gaji
Kenaikan gaji kerap kali menjadi isu yang sensitif di perusahaan. Maka dari itu, ketika Anda mengajukan kenaikan gaji penting sekali memerhatikan apa hal-hal yang sekiranya tidak perlu dituliskan dalam surat permohonan naik gaji.
Adapun beberapa hal yang sebaiknya tidak dituliskan antara lain:
1. Isu Finansial Personal
Walaupun saat ini Anda sedang mengalami masalah keuangan yang kuran baik, tapi ini bukanlah menjadi alasan yang baik untuk mengajukan kenaikan gaji.
Di dalam surat permohonan kenaikan gaji, hindari untuk membicarakan alasan finansial pribadi sebagai alasan mengapa Anda menginginkan kenaikan gaji.
2. Komplain Masalah Pekerjaan
Protes mengenai pekerjaan sebagai alasan meminta kenaikan gaji adalah hal yang salah. Manajemen justru akan melihat dan menilai Anda sebagai karyawan yang buruk dan tidak kompeten. Alih-alih disetujui, permohonan gaji justru akan ditolak.
3. Menyebutkan Gaji Rekan
Di dalam surat permohonan kenaikan gaji, hindari untuk menyebutkan gaji rekan sebagai alasan kenaikan gaji. Jika seperti ini Anda justru akan dianggap tidak profesional dan tidak sopan.
Daripada membandingkan gaji Anda dengan rekan sekantor, Anda bisa membandingkan gaji dengan pasar tenaga kerja. Pergunakan data untuk memperkuat sehingga permohonan kenaikan gaji lebih bersifat faktual dan terpercaya.
Contoh Surat Pengajuan Kenaikan Gaji Karyawan
Cara pengajuan kenaikan gaji yang paling sering dilakukan adalah dengan mengirimkan surat atau form usulan kenaikan gaji kepada HRD dan manajemen perusahaan.
Berikut ini beberapa contoh pengajuan kenaikan gaji karyawan, baik dalam bentuk surat maupun form.
1. Contoh Form Usulan Kenaikan Gaji Karyawan
2. Contoh Surat Pengajuan Kenaikan Gaji Karyawan Singkat
3. Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji
Permudah Perhitungan Kenaikan Gaji dengan Software Payroll LinovHR
Kenaikan gaji karyawan adalah hal yang pastinya akan terjadi. Biasanya perusahaan akan mengeluarkan SK kenaikan gaji dan kemudian akan dilakukan penyesuaian terhadap gaji karyawan sesuai dengan SK tersebut.
Ketika karyawan menerima kenaikan gaji, hal ini kerap kali menjadi tantangan tersendiri bagi HR atau payroll specialist untuk melakukan penyesuaian perhitungan dan komponen gaji.
Namun, hal ini bukan merupakan masalah besar ketika perusahaan telah menggunakan Software Payroll LinovHR yang telah dilengkapi fitur Retroactive. Fungsi fitur ini secara sederhana membantu HR dalam melakukan penyesuaian terhadap gaji rapel karena adanya kenaikan gaji yang terjadi.
Nantinya HR bisa melakukan pemetaan komponen mana yang mengalami kenaikan, menentukan kapan kenaikan resmi diterapkan, serta memproses kenaikan gaji tersebut.
Dengan bantuan fitur ini, proses perhitungan kenaikan gaji tidak lagi dilakukan secara manual, sehingga menjamin ketepatan dan kecepatan. Hasilnya, bukan hanya HR yang akan merasa senang tapi juga karyawan.
Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan dan proses gaji, tunjangan, dan pajak karyawan dengan Software Payroll LinovHR. Ajukan demo gratisnya sekarang dan dapatkan penawaran istimewa dari kami!
