Pendelegasian adalah sebuah situasi di mana seseorang melimpahkan wewenang yang dimilikinya kepada seseorang yang ia percaya.
Istilah satu ini sendiri tentu sudah tidak terdengar asing lagi ditelinga Anda, karena menjadi hal umum yang ditemukan dalam dunia kerja.
Namun, apakah Anda mengetahui manfaat sebenarnya dalam melakukan kegiatan satu ini? Untuk mengetahuinya, simak penjelasan artikel LinovHR berikut ini sampai tuntas ya!
Pengertian Pendelegasian
Dalam dunia kerja, pendelegasian adalah sebuah proses pengalihan tanggung jawab untuk suatu tugas kepada karyawan lain.
Tujuan dilakukannya delegation of authority adalah untuk memastikan bahwa karyawan memiliki tempat kerja yang produktif dan berfungsi dengan baik. Jika perusahaan Anda bisa melakukan proses ini secara baik dan benar, maka hal ini dapat memberikan keuntungan kepada perusahaan, karyawan, dan bisnis secara keseluruhan.
Ketika melakukan kegiatan ini, Anda tidak bisa melakukannya secara sembarangan. Karena Anda harus bisa memberikan wewenang tersebut kepada karyawan yang bisa melakukan pekerjaan yang paling sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.
Elemen dalam Pendelegasian Wewenang
Dalam kegiatan pendelegasian wewenang sendiri terdapat beberapa elemen penting yang harus Anda ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Wewenang
Dalam konteks perusahaan, wewenang adalah kekuasaan dan hak seorang atasan untuk menggunakan dan mengalokasikan sumber daya mereka secara efisien, membuat keputusan, dan memberikan perintah kepada karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Tanggung Jawab
Tanggung jawab dalam delegation of authority mengacu pada spesifikasi dan ruang lingkup karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya.
3. Akuntabilitas
Akuntabilitas mengacu pada proses memberikan penjelasan atas setiap perbedaan kinerja individu dari harapan yang telah ditetapkan.
Manfaat Pendelegasian Wewenang
Pada dasarnya, melakukan pendelegasian wewenang di dalam perusahaan dapat menghadirkan banyak manfaat, baik bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
Adapun manfaat dalam penerapan delegation of authority kepada karyawan, di antaranya sebagai berikut:
- Membantu karyawan untuk meningkatkan efisiensi tugas yang mereka miliki
- Mengoptimalkan kinerja kelompok
- Memberdayakan tim
- Membangun kepercayaan
- Mendapatkan pengetahuan
- Mengembangkan keterampilan baru
- Memotivasi karyawan dalam melakukan pekerjaan yang dimilikinya
Sedangkan, berikut adalah beberapa manfaat penerapan pendelegasian wewenang kepada perusahaan:
- Meningkatkan pendapatan
- Meningkatkan efisiensi perusahaan secara keseluruhan
- Membantu manajer perusahaan untuk mengidentifikasi siapa saja yang paling cocok untuk menangani sebuah tugas atau proyek tertentu
Baca Juga: Seperti Apa Delegasi Wewenang Senior Kepada Junior di Perusahaan?
Cara untuk Menjalankan Delegation Authority
Untuk menerapkan delegation of authority sendiri, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam memberikan tugas kepada berbagai anggota tim di tempat kerja, berikut di antaranya.
1. Departemen
Dalam hal ini, Anda dapat mendelegasikan pengawasan departemen tertentu kepada karyawan lain.
Misalnya, Anda adalah seorang CEO, maka Anda dapat mendelegasikan wewenang atas seluruh departemen pemasaran kepada direktur pemasaran.
2. Proyek
Pada cara ini, Anda dapat menugaskan seorang karyawan atau divisi tertentu untuk menyelesaikan project tertentu dari awal hingga akhir.
3. Pengambilan Keputusan
Dalam hal ini, Anda bisa menyerahkan suatu wewenang kepada salah satu karyawan Anda untuk membuat sebuah keputusan tertentu agar Anda bisa fokus pada pekerjaan tertentu.
4. Analisis
Ketika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai suatu hal, maka Anda dapat meminta karyawan Anda untuk melakukan penelitian secara detail tentang topik tertentu.
5. Proses Administratif
Dalam hal ini, Anda dapat melimpahkan tugas-tugas administratif, seperti entri data kepada karyawan lain.
6 Step Efektif dalam Delegation of Authority
Agar perusahaan Anda dapat melakukan pendelegasian wewenang kepada karyawan secara efektif, maka Anda bisa melakukan keenam step seperti dibawah ini.
Merencanakan dan Mempersiapkan
Dalam langkah ini, Anda harus merencanakan dan mempersiapkan tugas apa saja yang akan didelegasikan dan siapa saja yang akan diberikan tugas tersebut.
Selain itu, Anda juga harus menetapkan tujuan dan sasaran untuk fungsi yang didelegasikan agar dapat menentukan pendekatan yang tepat.
Mendiskusikan Tugas yang Akan Didelegasikan
Selanjutnya, Anda bisa melakukan diskusi dengan karyawan yang Anda pilih mengenai tugas yang akan didelegasikan.
Langkah ini sendiri berguna untuk menetapkan ekspektasi dan kualitas pekerjaan yang perlu diselesaikan oleh karyawan yang bersangkutan.
Menentukan Tenggat Waktu Penyelesaian
Setelah mendiskusikan tugas yang akan didelegasikan kepada karyawan yang bersangkutan, langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah dengan menentukan tenggat waktu penyelesaian yang dapat dicapai oleh karyawan.Â
Menjelaskan Tingkat Kewenangan
Langkah selanjutnya adalah dengan menjelaskan tingkat kewenangan yang dimiliki oleh karyawan dalam menjalankan tugas yang didelegasikan.
Hal ini sendiri perlu dilakukan agar para karyawan dapat memahami tingkat otoritas yang dimilikinya.
Membuat Laporan Kemajuan
Melakukan langkah ini akan berguna bagi perusahaan Anda dalam memberikan dukungan dan tindak lanjut kepada karyawan dalam menjalankan tugas yang didelegasikan.
Selain itu, langkah ini juga dapat digunakan untuk melakukan peninjauan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan serta untuk memberikan umpan balik atau bahkan memberikan dorongan dan juga pelatihan kepada karyawan.Â
Melakukan Pembekalan Akhir
Langkah terakhir yang harus Anda lakukan adalah dengan melakukan pembekalan akhir, yaitu dengan melakukan diskusi dua arah tentang bagaimana tugas yang didelegasikan berjalan. Â
Pendelegasian Wewenang Lebih Baik dengan Software HRIS LinovHR
Pendelegasian wewenang adalah salah satu hal yang umum dalam pengelolaan SDM di perusahaan. Tentunya pembagian wewenang ini haruslah diatur dengan baik sehingga penanggung jawab dari tugas ini lebih jelas.
Untuk memudahkan perusahaan Anda dalam melakukan pendelegasian, Anda bisa menggunakan bantuan software HRIS yang dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan pendelegasian secara mudah.
Contohnya saja seperti Software HRIS LinovHR, di mana Anda bisa mengatur pemberian delegasi kepada karyawan melalui fitur Workflow Approval dan Role Authorization secara mudah.Â
Di sini nantinya perusahaan dapat mengatur dan mengelola seperti apa workflow untuk persetujuan di perusahaan, serta mengatur juga sejauh apa otoritas seorang admin dalam mengelola seluruh data administrasi perusahaan. Misalnya, seorang HR Payroll hanya dapat mengakses Modul Payroll, tapi tidak bisa mengakses Modul LMS, dan seterusnya.
Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, perusahaan Anda dapat melimpahkan suatu wewenang kepada karyawan yang Anda percayai dengan anti repot dan anti ribet.
Ayo gunakan Software HRIS LinovHR sekarang juga dan rasakan segala kemudahaannya!
