Dalam menjalankan operasionalnya, sebuah perusahaan tentunya mengupayakan efisiensi dan produktivitas agar tetap kompetitif di pasar yang semakin ketat.
Namun, terkadang ada pemborosan waktu kerja yang tidak disadari perusahaan yang dapat menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pemborosan-pemborosan ini sering kali terjadi tanpa disadari dan bisa menjadi hal yang perlu mendapatkan perhatian lebih dalam upaya meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan.
Lantas, apa saja bentuk dari pemborosan waktu tersebut? Berikut ini LinovHR rangkumkan selengkapnya untuk Anda!
9 Jenis Pemborosan Waktu Kerja yang Sering Terjadi
Pemborosan waktu kerja adalah hal yang terkadang tidak disadari oleh orang-orang di dalam perusahaan. Hasilnya, karena banyak waktu yang terbuang sia-sia, banyak tugas terbengkalai, atau juga lembur berhari-hari.
Berikut adalah sembilan pemboros waktu yang mungkin terjadi tempat kerja beserta contoh nyata pemborosan waktu yang kerap tidak disadari:
1. Media Sosial
Penggunaan berlebihan media sosial seperti Facebook, Instagram, dan Twitter di tempat kerja adalah salah satu pemborosan waktu di tempat kerja yang banyak dilakukan.
Contonya, seorang karyawan menghabiskan sebagian besar waktu selama jam kerja untuk berselancar di media sosial, mengakibatkan penurunan kinerja dan penundaan dalam menyelesaikan tugas.
Untuk menghindari membuang-buang waktu di media sosial, gunakan pengaturan di ponsel dan komputer Anda yang memblokir aplikasi tertentu selama jam-jam tertentu.
2. Gangguan
Gangguan seperti panggilan telepon, pesan instan, atau kunjungan tak terduga dari rekan kerja dapat mengganggu fokus dan efisiensi.
Contoh nyatanya, seorang manajer sedang berusaha menyelesaikan laporan penting ketika rekan kerja secara terus-menerus menghampirinya dengan pertanyaan yang tidak mendesak.
3. Multitasking
Percaya bahwa multitasking dapat meningkatkan produktivitas, namun seringkali malah menyebabkan hasil pekerjaan yang kurang baik.
Contoh, seorang pekerja mencoba untuk menangani panggilan telepon, merespon email, dan menyusun laporan sekaligus, menyebabkan kesalahan dan kurangnya fokus pada setiap tugas.
Baca Juga: Cara Menghilangkan Kebiasaan Multitasking saat Bekerja
4. Bekerja Tanpa Rencana
Tidak memiliki rencana kerja yang terstruktur dan jelas dapat menyebabkan kebingungan dan pemborosan waktu. Contoh nyata, karyawan dapat ke kantor tanpa rencana hari ini, sehingga harus memutuskan tugas mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu, menyebabkan penundaan dalam pekerjaannya.
5. Komunikasi yang Tidak Jelas
Bentuk dari pemborosan waktu kerja yang tidak disadari lainnya adalah praktik komunikasi internal yang tidak jelas.
Untuk mengatasi hal ini, cobalah tentukan platform mana yang akan digunakan untuk bertukar informasi dengan anggota tim atau juga internal perusahaan. Pastikan perusahaan hanya menggunakan satu sistem yang mensentralisasi seluruh komunikasi dan pemberitahuan penting perusahaan.
6. Tugas Administratif yang Repetitif
Sebagian besar pemborosan waktu disebabkan oleh tugas-tugas administratif yang berlebihan dan bersifat repetitif, misalnya menghitung rumus perhitungan lembur dengan Excel. Pekerjaan administratif ini amat sangat membuang waktu dan membuat karyawan tidak bisa bekerja dengan produktif.
Beberapa pekerjaan administratif yang menyita waktu antara lain:
- Mengisi spreadsheet secara manual
- Menggunakan template jadwal kerja Excel untuk melacak shift kerja
- Membuat slip gaji manual
- Mengurus pengajuan cuti, pembaruan kuota cuti, dan perubahan kebijakan perusahaan melalui email.
- Menyimpan dan mencari file dan dokumen karyawan dalam bentuk kertas.
Bila perusahaan Anda menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas administratif seperti ini, mengotomatisasi proses dengan aplikasi personalia adalah hal yang perlu segera dilakukan.
7. Prokrastinasi
Menunda pekerjaan penting atau prokrastinasi yang seharusnya diselesaikan, mengakibatkan penundaan dan kecemasan. Contohnya, seorang karyawan menunda-nunda penyelesaian laporan akhir bulan karena merasa malas dan akhirnya harus bekerja lembur untuk menyelesaikan tugasnya tepat waktu.
8. Rapat yang Tidak Perlu
Mengadakan rapat tanpa agenda yang jelas atau topik yang sebenarnya bisa diselesaikan melalui komunikasi lainnya adalah pemborosan waktu yang sering terjadi.
Contoh, sebuah rapat diadakan hanya untuk memberikan pembaruan singkat yang sebenarnya dapat disampaikan melalui email atau pesan instan, menghabiskan waktu para peserta tanpa tujuan yang jelas.
Idealnya, rapat seharusnya hanya menghabiskan maksimal 20% dari waktu karyawan. Untuk mengurangi jumlah rapat mingguan, pastikan bahwa hanya karyawan yang sesuai yang menerima undangan.
Selain itu, sebaiknya Anda memisahkan rapat wajib-seperti performance review dan pembaruan triwulanan departemen-dari rapat yang bersifat opsional.
9. Teknologi yang Tidak Memadai
Peralatan yang bermasalah seperti komputer rusak atau printer yang macet dapat menghambat produktivitas. Contoh, seorang desainer grafis mengalami kendala dalam menyelesaikan proyek tepat waktu karena komputernya mengalami kerusakan, sehingga harus menunggu perbaikan sebelum bisa melanjutkan pekerjaannya.
Baca juga: Mengenal Eisenhower Matrix, Manfaat, dan Contohnya
Contoh-contoh di atas memperlihatkan bagaimana pemborosan waktu dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas di tempat kerja.
Penting bagi para profesional untuk mengenali dan menghindari pemborosan waktu ini agar dapat meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan pekerjaan dengan lebih efektif.
Mengapa Penting untuk Menghindari Pemborosan Waktu di Tempat Kerja?
Menghindari pemborosan waktu di tempat kerja sangat penting karena dapat mengakibatkan gangguan, interupsi, atau berkurangnya produktivitas.
Dengan menghindari hal-hal yang menghambat ini, seseorang dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk fokus pada tugas-tugas, bekerja secara efisien, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Terdapat berbagai faktor lingkungan dan individu yang dapat menyebabkan pemborosan waktu di tempat kerja, dan menyadari faktor-faktor ini dapat membantu para profesional mengatasi tantangan tersebut sehingga mencapai kesuksesan dalam karier mereka.
Baca Juga: 4 Cara Melacak Jam Kerja Karyawan
Cara Mengatasi Pemborosan Waktu Kerja
Pemborosan waktu kerja bisa menjadi masalah serius bagi perusahaan, mengurangi produktivitas dan efisiensi yang pada akhirnya berdampak negatif pada pertumbuhan bisnis.
Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah yang tepat guna mengatasi masalah ini.
Dalam konteks ini, ada dua langkah yang dapat diterapkan untuk mengatasi pemborosan waktu kerja, yaitu mendorong karyawan untuk lebih teliti dalam mencatat jam kerja dan memberikan opsi penjadwalan yang fleksibel.
Mendorong Karyawan untuk Lebih Teliti dalam Mencatat Jam Kerja
Salah satu langkah efektif untuk mengatasi pemborosan dalam bekerja adalah dengan mendorong karyawan untuk lebih teliti dalam mencatat jam kerja mereka.
Hal ini dapat dilakukan melalui penggunaan employee clock in system yang mudah digunakan. Sistem ini dapat berupa software khusus atau aplikasi mobile yang memungkinkan karyawan untuk mencatat jam masuk dan keluar dengan akurat.
Selain itu, penting bagi perusahaan untuk memberikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya pencatatan jam kerja yang akurat dan dampaknya terhadap produktivitas dan keseimbangan kerja.
Dengan lebih sadar akan waktu kerja mereka, karyawan akan cenderung lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam mengelola waktu mereka dengan efisien.
Memberikan Opsi Penjadwalan yang Fleksibel
Pengaturan jadwal kerja yang fleksibel dapat menjadi solusi lain untuk mengurangi pemborosan waktu.
Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem penjadwalan yang lebih fleksibel, seperti jam kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan individu atau penawaran opsi WFH.
Dengan memberikan fleksibilitas kepada karyawan, mereka dapat lebih mudah mengatur waktu mereka sesuai dengan kebutuhan pribadi, seperti menghadiri urusan keluarga atau menghindari jam sibuk dalam perjalanan.
Hal ini dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan kesejahteraan karyawan, sehingga mereka menjadi lebih fokus dan produktif saat bekerja.
Pemborosan waktu kerja dapat menghambat pertumbuhan perusahaan dan menimbulkan kerugian bagi seluruh organisasi.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat mempertimbangkan dua langkah penting, yaitu mengajak karyawan untuk lebih teliti dalam mencatat jam kerja mereka dengan menggunakan sistem pencatatan yang tepat, serta memberikan fleksibilitas dalam penjadwalan kerja.
Dengan menerapkan kedua langkah ini, perusahaan dapat mencapai efisiensi kerja yang lebih baik dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan harmonis.
Kerja Tanpa Buang Waktu dengan Software HRIS LinovHR
Pemborosan waktu dalam bekerja tentu saja bukan hal yang diinginkan oleh perusahaan. Banyak waktu yang terbuang sia-sia tentu saja akan mendatangkan kerugian yang bersifat materil dan non-material.
Perusahaan juga penting untuk menyadari bahwa, sering kali pemborosan waktu terjadi karena praktik-praktik manual yang masih mereka terapkan dalam operasional harian. Di saat, sudah ada sistem yang mendigitalisasi dan mengotomatisasi hal tersebut.
Seperti kehadiran Software HRIS LinovHR yang memungkinkan pekerjaan HR yang bersifat administratif dan repetitif dilakukan secara otomatis dan digital. Sehingga dapat selesai lebih cepat dan tepat.
Software HRIS LinovHR sendiri memiliki banyak modul dan fitur yang mendukung perusahaan untuk bekerja lebih cepat, tepat, dan cerdas demi mendapatkan hasil maksimal.
Mulai dari modul Personnel Management yang dapat mendigitalisasi seluruh database karyawan sehingga tidak memakan waktu dalam pencarian dokumen fisik. Lalu, untuk perhitungan lembur, HR tidak lagi perlu terjebak dalam rumus Excel, semua bisa dihitung dengan tepat dalam modul Time Management.
Penghitungan gaji, sebagai salah satu pekerjaan yang terkenal memakan waktu dan proses yang panjang, bahkan bisa diselesaikan dalam hitungan menit saja dengan modul Payroll LinovHR.
Software HRIS LinovHR juga bisa Anda gunakan untuk memangkas waktu perekrutan, penilaian kinerja, sampai dengan pelaksanaan pelatihan karyawan.
Dengan semua modul dan fitur tersebut, Software HRIS LinovHR membantu menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya terbuang sia-sia akibat proses yang manual dan memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah bagi perusahaan.
Ayo segera daftarkan perusahaan Anda untuk mencoba demo LinovHR sekarang juga!
