Dalam manajemen perusahaan terdapat berbagai macam framework dan metode untuk untuk saling melengkapi. Salah satunya adalah PDCA.
Pernahkah Anda mendengar istilah ini? Melalui artikel ini, akan dijelaskan lengkap tentang pengertian, apa saja tahapan yang harus dilalui serta kekurangan dan kelebihannya.
Apa itu PDCA?
PDCA merupakan singkatan yang dirangkai dari bahasa Inggris, “Plan, Do, Check, Act”. Istilah ini sudah banyak dikenal dalam dunia bisnis dan manajemen khususnya.
Pecahan kata yang terkandung sudah memberikan ide lugas. Artinya, satu per satu kategori besar dalam sebuah siklus kerja menjadi jelas.
Siklus PDCA ini sangat penting diterapkan dalam bisnis untuk setiap entitas atau individu yang terlibat. Dengan menerapkan metode ini, semua proses tidak bergerak turun tetapi naik dan meningkat.
Masing-masing proses dalam siklus menggambarkan bagaimana langkah manajemen berusaha untuk memberikan yang lebih baik dan lebih baik dengan melakukan perencanaan awal, mengidentifikasi objektif dan tindakan serta me-review-nya kembali lalu melakukan penyesuaian.
Kenapa harus PDCA?
Sekarang Anda pasti penasaran, mengapa harus PDCA yang digunakan dalam perusahaan? Kenapa harus melalui proses-proses yang kaku jika hasil akhir yang diinginkan sama saja?
Beberapa orang pernah berpikiran seperti ini. Namun, sesungguhnya mereka justru menghasilkan outcome yang berbeda. PDCA dirancang untuk menghasilkan suatu siklus tanpa akhir dengan hasil integral di setiap siklus.
Siklus ini membuat sebuah alur pekerjaan di suatu proyek tertentu bisa menjadi pembelajaran atau literatur untuk proyek-proyek yang lain.
Mengapa? Karena PDCA tidak hanya memfasilitasi rencana dan aksi tetapi juga data dan hasil untuk kemudian diperiksa dan dianalisa poin mana yang memerlukan penyesuaian.
Proses ini menahan atau bahkan menutup kemungkinan kesalahan yang sama terjadi dua kali.
Baca Juga: Menentukan Target Kerja Dengan Metode SMART
Siklus PDCA
Selanjutnya, Anda pasti penasaran apa saja fase atau tahapan yang harus dilalui. Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai tahapan “Plan. Do. Check, Act”.
1. Plan (Perencanaan)
Plan atau perencanaan menjadi kata awal yang menjadi permulaan semua kinerja. Apapun yang ingin dicapai harus melalui proses awal yang matang.
Rencana disusun berdasarkan objektif-objektif dan menentukan atau mendaftarkan langsung proses serta daftar aksi yang harus dilakukan untuk memperoleh objektif tersebut.
2. Do (Melakukan)
Setelah selesai berencana, perusahaan akan melakukan perencanaan tersebut. Hal ini tertuang pada Do, yang berarti “Melakukan”. Saatnya untuk merealisasikan semua perencanaan.
Masalah yang tidak diperkirakan bisa terjadi di tahap ini. Oleh karena itu, ada baiknya perusahaan menjalankan rencana skala kecil dahulu agar mudah terkendali dan terealisasi.
Lakukan standardisasi agar semua pihak yang terlibat paham benar tugas dan tanggung jawabnya.
3. Check (Pemeriksaan)
Check dalam PDCA cycle merupakan masa untuk melakukan pemeriksaan. Kita mulai mengumpulkan hasil dan data dari perencanaan dibandingkan dengan poin “Do” yang kita lakukan.
Data kemudian dibandingkan satu sama lain untuk mengetahui bagaimana kecocokannya dengan objektif yang sudah ditentukan di awal.
4. Act (Tindakan)
Jika ada yang tidak sesuai, tidak memuaskan, error, atau bahkan tidak sesuai dengan rencana, maka masuk siklus yang terakhir yakni Act.
Act atau tindakan biasanya juga disingkat dari kata Adjust, dimana hasil pemeriksaan digunakan untuk menentukan poin apa saja yang harus diperbaiki dan ditambahkan atau bahkan dihapuskan.
Poin ini sebenarnya seperti kembali ke tahap “Plan”, tetapi yang membedakan adalah kita sudah memiliki data dan hasil serta pemeriksaan dari ¾ siklus sehingga perencanaan sudah masuk ke tahap yang lebih matang.
Kelebihan PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Siklus PDCA memiliki banyak kelebihannya jika dipergunakan dengan benar dan menemukan pekerjaan tertentu yang sesuai harapan perusahaan.
Konsep PDCA sebenarnya bisa digunakan untuk semua situasi dengan memperhatikan karakteristik pekerjaan. Apa saja kelebihannya?
1. Berkesinambungan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, setiap siklus PDCA memungkinkan terjadinya peningkatan dan penyempurnaan untuk kedepannya karena di proses dengan konsep yang terorganisir dengan baik.
Implementasi yang berkesinambungan, tepat, dan dijalankan dengan konsisten memberikan peluang adanya kontrol dan analisis sehingga pekerjaan tetap berada di koridor yang tepat dan bisa dimonitor dengan baik perkembangannya.
Namun, PDCA juga harus didukung dengan individu – individu yang kompeten serta proaktif dalam perannya.
2. Alur Mudah Dipahami
Alur dari PDCA memang bersifat statis. Akan tetapi, tahapannya yang singkat mudah dipahami banyak orang. Sehingga mudah bagi manajemen dan perusahaan untuk memperkenalkan dan mengimplementasikannya untuk operasional perusahaan.
Hasil dari prosesnya cukup signifikan. Tak heran jika proses ini cukup populer di kalangan perusahaan.
3. Perkembangan Bisnis yang Berkelanjutan
Karena mudah dipahami, implementasi PDCA bisa dilakukan di semua bisnis. Siklus PDCA memberikan peningkatan berkelanjutan secara tepat karena bekerja dalam cara siklikal.
Setiap bagian dari proyek atau aktivitas akan melalui tahap yang sama beberapa kali, memastikan bahwa kesalahan dapat diperbaiki dan disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi aktual perusahaan.
4. Mendeteksi Resiko Sedari Dini
Ketika suatu perencanaan diterapkan dengan cara yang terstruktur dengan baik dengan pengendalian manajemen resiko, dampak negatif seperti resiko atau hambatan dapat dideteksi dari jauh.
Memprediksi situasi risiko potensial membantu dalam penerapan langkah-langkah perlindungan dan pencegahan. Dengan cara itu, tindakan proaktif dapat terwujud dari setiap anggota tim.
Kekurangan PDCA (Plan, Do, Check, Act)
PDCA memang sangat penting dalam manajemen bahkan bidang lainnya. Materi mengenai cara membuat PDCA juga seringkali diperkenalkan bahkan sejak dibangku SMA hingga masa perkuliahan.
Meskipun begitu, bukan berarti metode ini tidak memiliki kekurangan.
1. Statis
Mirip dengan waterfall flow dalam IT atau proses programming, PDCA dinilai memiliki konsep yang statis.
Alur dari mulai siklus Plan, Do, Check, Act tidak dapat diterapkan dalam proyek-proyek tertentu yang perlu ditindak secara paralel.
Jika terdapat perubahan maka prosesnya akan membutuhkan waktu yang lebih lama karena harus kembali lagi ke tahap awal.
2. Proses Harus Berurutan
Selain itu, konsep menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang ideal dalam manajemen.
Prosesnya harus dikerjakan satu persatu sesuai cycle, jika individu tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik, maka bisa mengarah pada kesia-siaan.
Bila ada perubahan di tengah, maka tahapan berikutnya akan dipengaruhi. Sehingga agak sulit dilakukan perubahan di tengah implementasi.
3. Implementasi Tak Saling Berhubungan
Banyak proses yang melewati proses ‘Act’ atau ‘Adjust’ yang kemudian tidak dieksekusi sebagaimana mestinya. Implementasi tidak dijalankan dengan aktif sehingga begitu ada proyek baru, metode ini tidak memanfaatkan hasil sebelumnya.
PDCA juga harus dijelaskan dengan baik di awal implementasi kepada para individu yang terlibat, karena kesalahan dalam memahami bisa merugikan dan berdampak pada proyek yang dikerjakan.
Penting sekali mengetahui dan memahami siklus PDCA terutama dalam bidang manajemen. Sehingga perusahaan dapat mengoptimalisasi proses manajemennya menjadi lebih unggul.
Ketika perusahaan handal dalam menjaga kualitas manajemen, maka bukan tidak mungkin perusahaan dapat dengan mudah mengungguli kompetitor. Semoga informasi di atas dapat membantu Anda!
