Mengenal Payroll Specialist, Tugas hingga Tanggung Jawabnya

Di balik kelancaran kegiatan operasional perusahaan, terdapat peranan seorang payroll specialist. Mereka memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji tepat waktu.

Peran mereka untuk mengurus berbagai aspek penggajian, mulai dari perhitungan gaji karyawan, pemotongan pajak, serta menjaga catatan penggajian yang akurat untuk kepentingan perusahaan. 

Untuk itu, seorang yang berada di posisi ini perlu memiliki pengetahuan yang luas mengenai undang-undang dalam peraturan penggajian.

Di artikel ini, Anda akan mempelajari tentang role pekerjaan, gaji, dan daftar tugas dan tanggung jawabnya.

Baca Juga: Mengenal Sistem Payroll Outsourcing Keuntungannya Bagi Bisnis 2024

Apa Itu Payroll Specialist?

Payroll specialist adalah seorang individu yang memegang tanggung jawab dalam melakukan proses penggajian dan mengelola database karyawan terkait gaji dan upah.

Tugas lainnya meliputi pengelolaan anggaran dan pengeluaran perusahaan, serta bekerja sama dengan departemen lain untuk meningkatkan kualitas layanan penggajian dan mengembangkan sistem gaji di perusahaan.

Career path dari seorang payroll specialist pun luas. Mereka dapat menjadi manajer atau supervisi untuk divisi payroll atau finance di perusahaan.

Umumnya, perusahaan akan mencari kandidat yang memiliki latar belakang pendidikan bisnis atau akuntansi.

Karena sangat dibutuhkan pengetahuan yang mendalam mengenai hukum pajak dan upah, serta pemahaman yang baik tentang prosedur fiskal umum sangatlah penting.

Selain itu, keterampilan komunikasi yang sangat baik dan kemampuan juga sangat mendukung profesi ini.

Berapa Gaji Payroll Specialist?

Gaji seorang payroll specialist dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor seperti lokasi geografis, ukuran perusahaan, pengalaman kerja, tingkat pendidikan, dan tanggung jawab pekerjaan.

Berikut perkiraan rentang gaji yang umumnya ditemukan untuk payroll specialist:

• Fresh graduate atau kurang dari 1 tahun pengalaman: Gaji berkisar antara Rp4.000.000 hingga Rp7.000.000 per bulan.
• Pengalaman 1-3 tahun: Gaji berkisar antara Rp6.000.000 hingga Rp10.000.000 per bulan.
• Pengalaman 3-5 tahun: Gaji berkisar antara Rp8.000.000 hingga Rp12.000.000 per bulan.

Selain gaji pokok, perusahaan juga dapat memberikan tunjangan dan bonus tambahan kepada seorang specialis payroll. Sehingga bisa mempengaruhi total keseluruhan gaji yang diterima.

Baca juga: 5 Manfaat Payroll Platform Untuk Kelola Gaji

Peran dan Tanggung Jawab Payroll Specialist

Tugas seorang payroll specialist bisa bervariasi tergantung pada skala perusahaan di mana mereka bekerja dan sektor industri perusahaan tersebut.

Namun, berikut ini beberapa tugas umum untuk posisi payroll specialist:

• Menyiapkan dan mengirimkan cek gaji kepada karyawan yang tidak menggunakan setoran langsung.
• Mengelola informasi perbankan setiap karyawan yang akan digunakan untuk memproses penggajian.
• Mengikuti kebijakan terkini yang berkaitan dengan perpajakan gaji, tunjangan, dan elemen penggajian lainnya.
• Memproses dan memantau perintah penggajian yang dipotong dan masalah lain yang memengaruhi rincian penggajian.
• Mendokumentasikan dan menyimpan semua catatan terkait penggajian.
• Melakukan audit semi-tahunan pada semua catatan penggajian.
• Merekonsiliasi buku besar umum yang berkaitan dengan transaksi penggajian.
• Mengidentifikasi dan memproses masalah terkait penggajian yang belum diselesaikan.
• Menanggapi pertanyaan karyawan mengenai masalah penggajian.

Baca Juga: Apa Saja Tugas Accounting dan Bedanya dengan Finance?

Sedangkan untuk tanggung jawab mereka adalah:

• Berinteraksi dengan klien untuk menjawab pertanyaan atau menyelesaikan masalah terkait pemrosesan penggajian.
• Menyiapkan laporan yang merinci aktivitas penggajian, seperti jam kerja, tarif gaji, pemotongan, dan jumlah gaji bersih.
• Melakukan pemrosesan dan pemeliharaan catatan karyawan, termasuk formulir yang mencatat perekrutan baru, pemutusan hubungan kerja, transfer, promosi, dan peristiwa lain dalam karier karyawan.
• Menghitung biaya penggajian perusahaan dan menyusun cek yang akan didistribusikan kepada karyawan.
• Menghitung dan melacak pajak penggajian perusahaan, termasuk pajak penghasilan, BPJS Ketenagakerjaan, dan pajak terkait pekerjaan lainnya.
• Melakukan koordinasi dengan divisi HRD untuk memastikan catatan terkait penggajian valid.
• Mengelola catatan karyawan seperti lembar waktu dan catatan kehadiran.
• Menangani masalah yang berkaitan dengan penggajian.
• Melakukan tugas administratif lainnya yang terkait dengan pemrosesan penggajian, seperti menjawab panggilan telepon atau email dari karyawan atau manajer mengenai masalah penggajian.

Baca Juga: Mengenal HRIS Specialist: Peran dan Tanggung Jawabnya

Tips Menjadi Payroll Specialist yang Sukses

Untuk menjadi seorang payroll specialist yang sukses, Anda harus memahami bahwa pekerjaan ini hanya menghitung gaji tepat waktu saja.

Anda perlu memastikan kelancaran operasional perusahaan, keterbukaan jika terjadi keterlambatan, dan menjaga hubungan baik dengan karyawan.

Berikut ini beberapa tips agar Anda dapat mencapai kesuksesan dalam menjalankan peran ini:

• Kuasai skill dan pengetahuan dasar
• Terus pelajari dan kembangkan diri
• Bangun reputasi diri yang baik
• Memahami dalam menggunakan teknologi untuk mempercepat pekerjaan
• Menjadi problem solver yang handal
• Jaga kepercayaan dan kerahasiaan data karyawan
• Bersikap proaktif dalam mencari solusi dan inisiatif

Mudahkan Tugas Payroll Specialist dengan Aplikasi Payroll LinovHR

Tujuan utama dari payroll specialist adalah untuk memastikan perusahaan memberikan upah yang sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. 

Mereka bertanggung jawab untuk memastikan gaji karyawan dibayarkan tepat waktu dan bisa mengurus berbagai aspek penggajian, seperti perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pemeliharaan catatan penggajian secara detail.

Namun, terkadang beberapa kesalahan dalam proses penggajian manual tidak bisa dihindari. Mulai dari data gaji yang belum update, tidak sinkronnya catatan kehadiran dengan komponen gaji, dan berbagai masalah lainnya.

Tentu semua masalah ini akan menghambat tugas payroll specialist. Maka dari itu, untuk menghindari ini semua, perusahaan perlu beralih dari proses penggajian manual menjadi proses penggajian digital dan otomatis memanfaatkan software payroll.

Software Payroll LinovHR adalah software penggajian berbasis cloud yang mampu mendukung pengelolaan dan penghitungan gaji karyawan dengan cepat dan tepat.

Dengan memanfaatkan Software Payroll LinovHR, Anda dapat menyimpan database penggajian karyawan, menyusun komponen penggajian, sampai dengan membuat slip gaji digital secara otomatis.

Aplikasi Payroll LinovHR sendiri memiliki kecanggihan mampu terintegrasi dengan aplikasi absen sehingga Anda tidak lagi perlu menghitung secara manual komponen kehadiran. Semua akan diselesaikan dalam hitungan menit oleh Software Payroll LinovHR.

Masalah kepatuhan terhadap perpajakan, Anda juga tidak perlu pusing karena di dalam Software Payroll LinovHR terdapat fitur Tax Calculator Simulator yang dapat Anda gunakan untuk menghitung potongan gaji. Ada juga formulir PPh 21 yang bisa Anda unduh.

Bersama Software Payroll LinovHR, tugas payroll specialist jadi lebih efektif dan efisien. Ayo ajukan demo gratisnya sekarang juga!