Payroll software cloud menjadi salah satu platform penting yang dibutuhkan perusahaan saat ini. Terlebih di masa pandemi yang terjadi sekarang, payroll software dinilai dapat membantu para pekerja khususnya divisi HR yang sedang melakukan pekerjaan dari rumah atau WFH.
Tak hanya itu, payroll software juga mampu mengerjakan laporan administrasi yang berkaitan dengan pembayaran gaji karyawan.
Nantinya, proses laporan tersebut bisa dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga bisa mengoptimalkan kinerja SDM perusahaan.
Pada kesempatan kali ini, LinovHR akan memberitahukan manfaat dalam menggunakan payroll software cloud bagi kemajuan bisnis dan perusahaan.
Tanpa perlu berlama-lama lagi, mari kita simak dan cari tahu bersama-sama di pembahasan berikut ini.
Apa Itu Payroll Software Cloud?
Payroll software cloud adalah sebuah sistem manajemen payroll yang memungkinkan pengguna untuk mengakses, mengoperasikan, dan mengontrol hal-hal yang berhubungan dengan payroll atau penggajian karyawan melalui sistem jarak jauh.
Ini karena sistem payroll berbasis cloud menggunakan penyimpanan data yang dapat diakses secara digital melalui koneksi internet.
Sistem payroll berbasis cloud ini dapat memudahkan pengusaha yang masih beroperasi dari jarak jauh, termasuk divisi payroll perusahaan.
Hal ini memungkinkan karyawan yang bekerja dari lokasi mana saja memiliki akses informasi yang sama dengan informasi dari kantor.
Dengan begitu, transaksi penggajian dan keamanan data dapat tersimpan dengan baik sehingga pelanggaran data ataupun akses ilegal dapat dicegah untuk terjadi.
Beberapa aktivitas yang termasuk pada aplikasi ini antara lain membuat slip gaji, menunjukkan data pemotongan gaji, data penambahan gaji, dan sejenisnya.
Perlu diketahui, proses pencatatan dapat berjalan secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem-sistem yang lainnya. Misalnya sistem absensi pegawai yang mencatat kehadiran dan izin cuti karyawan.
Manfaat Menggunakan Payroll Software Cloud
Lantas, apa saja manfaat yang didapatkan perusahaan dalam menggunakan payroll software cloud? Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan, yaitu:
1. Penggunaan Waktu Lebih Efisien
Manfaat yang pertama yaitu payroll software menawarkan efisiensi waktu dalam hal pengelolaan data gaji karyawan.
Artinya, perusahaan dapat melakukan perhitungan pada data-data payroll perusahaan tanpa harus memakan waktu yang lama.
Selain berfungsi untuk menghitung gaji karyawan, pemotongan dan pemberian bonus juga bisa dilakukan secara otomatis.
Efisiensi waktu seperti ini, pastinya sangat dibutuhkan oleh departemen HR. Sebab, departemen HR dapat menggunakan waktu yang mereka punya untuk melakukan tugas dan tanggung jawab lain yang lebih penting.
2. Membuat Laporan Lebih Efektif
Manfaat yang kedua yaitu memudahkan HR dalam membuat laporan sehingga menjadi lebih efektif.
Contohnya yaitu menggabungkan beberapa data payroll dan menyajikannya ke dalam satu bentuk laporan. Sehingga, gaji yang akan diterima karyawan sudah termasuk dengan perhitungan pajak, laporan asuransi, BPJS, dan lain sebagainya.
Jika laporan tersebut dibuat dengan metode manual, maka akan ada potensi terjadinya human error pada saat proses penginputan data berlangsung. Namun jika menggunakan software payroll berbasis cloud, kesalahan ini dapat dihindari.
Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR
3. Memudahkan Proses Verifikasi
Manfaat selanjutnya yaitu memudahkan proses verifikasi data payroll karena verifikasi dapat dilakukan secara online. Divisi terkait bisa melakukan pekerjaan secara fleksibel dan dapat memudahkan mereka dalam melakukan pekerjaan secara remote.
Tak hanya itu saja, proses verifikasi data dapat dilakukan secara real-time, kapan pun dan di mana pun pengguna membutuhkannya.
Sehingga, kinerja HR pun menjadi efektif dan perusahaan dapat berkembang secara optimal.
4. Mengurangi Beban Pekerjaan
Melakukan pengurusan catatan karyawan, mengumpulkan bukti, dan memvalidasi bukti yang dikirimkan, membutuhkan tenaga dan juga waktu yang besar.
Penggunaan payroll software cloud memungkinkan HR untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan rutinnya kepada karyawan yang bersangkutan.
Sehingga, karyawan dapat menyerahkan bukti secara sendiri, lalu HR akan memvalidasi dan menyetujui atau menolak bukti yang diserahkan tersebut. Dengan begitu, beban pekerjaan yang dimiliki oleh departemen HR dapat berkurang dan bisa dialokasikan untuk kepentingan yang lebih penting lagi.
5. Menghemat Biaya Perusahaan
Payroll software cloud dapat mengurangi beban biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mempekerjakan staf ahli khusus payroll.
Melalui software ini, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengelolaan payroll tanpa harus menggunakan staf ahli khusus. Sebab, pengaplikasiannya terbilang sangat praktis dan mudah dipahami oleh pengguna baru.
Baca Juga: Mengapa Harga Software Payroll Berbeda-beda, Apa Faktor Penyebabnya?
Pertimbangan Sebelum Memilih Payroll Software
Lalu, apa saja yang harus dipertimbangkan sebelum memilih payroll software? Dalam memilih payroll software cloud Indonesia, setidaknya terdapat beberapa pertimbangan yang perlu Anda ketahui terlebih dahulu, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
- Mengetahui kebutuhan perusahaan dan budget yang dimiliki oleh perusahaan
- Memilih payroll software yang memiliki fitur canggih dan sesuai kebutuhan perusahaan
- Mencari tahu kemudahan implementasi dari payroll software yang akan digunakan oleh perusahaan
- Mencari tahu tentang ketersediaan dukungan layanan yang dimiliki oleh payroll software yang akan Anda gunakan nantinya
- Mencari tahu referensi dan track record dari payroll software yang akan Anda gunakan. Pastikan untuk memilih payroll software dengan reputasi yang baik
- Mencari tahu apakah aplikasi payroll yang akan dipilih sudah sesuai dengan kebijakan yang dimiliki oleh pemerintah, salah satunya adalah tentang pelaporan pajak dan penghitungan premi BPJS karyawan
Fitur Penting yang Harus Ada dalam Payroll Software
Hal selanjutnya yang perlu Anda ketahui sebelum menggunakan payroll software cloud Indonesia adalah fitur-fitur yang terkandung dalam software.
Adapun beberapa fitur-fitur penting yang harus ada dalam payroll software yang akan Anda gunakan nantinya, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Fitur Data Bank Payroll
Fitur satu ini berfungsi untuk menyimpan informasi baru dari data-data bank yang berkaitan dengan proses payroll perusahaan.
Baca Juga: Keuntungan Sistem Penggajian Karyawan Lewat Layanan Payroll Bank
2. Fitur Payment Method
Fitur ini berfungsi untuk menyimpan seluruh metode pembayaran yang digunakan dalam transaksi finansial perusahaan.
3. Fitur Account Code
Fitur account code berfungsi untuk melakukan pengelompokkan terhadap komponen-komponen payroll berdasarkan penggolongan kode akuntansi.
4. Fitur Payroll Component
Fitur ini berfungsi untuk mengelola komponen payroll yang diterima oleh karyawan seperti gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, BPJS, jaminan pensiun, dan lain sebagainya.
5. Fitur Payroll Group
Fitur satu ini dapat memungkinkan bagi perusahaan untuk melakukan pengelompokkan payroll yang kemudian dapat perusahaan atur mengenai proses pembayarannya, mulai dari periode pembayaran, tanggal pembayaran, metode pembayaran, tax, dan currency.
6. Fitur Menu Employee Set
Fitur ini dapat memudahkan manajemen HR dan divisi payroll perusahaan dalam melakukan pengelompokan beberapa karyawan tertentu dalam hal penerimaan komponen gaji yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
7. Fitur Payroll Process
Setelah melakukan penyortiran terhadap data-data yang akan menjadi sumber kalkulasi payroll, maka selanjutnya admin akan melakukan proses perhitungan payroll yang akan diterima oleh karyawan pada setiap periode perhitungan.
8. Fitur E-Payroll
E-Payroll adalah fitur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengeluarkan file report payroll sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh user.
9. Fitur Salary Slip
Fitur ini dapat digunakan untuk menghasilkan file pdf salary slip atau slip gaji yang siap untuk di-download serta di-print.
10. Fitur Tax Calculator
Fitur tax calculator dapat memungkinkan bagi Anda untuk melihat simulasi pembayaran pajak selama satu tahun secara lebih tepat.
Kelola Payroll Secara Efektif dengan Payroll Software Cloud LinovHR
Payroll atau sistem penggajian merupakan salah satu aspek penting di dalam sebuah perusahaan. Sebab, payroll sendiri berkaitan erat dengan penggajian karyawan di perusahaan. Maka dari itu, pengelolaan payroll harus dilakukan seefisien dan seefektif mungkin.
Agar pengelolaan payroll di perusahaan Anda berjalan efektif, gunakan payroll software cloud LinovHR. Dengan menggunakan payroll software LinovHR, tim manajemen dapat mengelola data payroll perusahaan secara otomatis dengan tingkat akurasi dan keamanan yang tinggi.
Software ini memiliki beberapa fitur unggulan yaitu:
- Fitur Salary Slip untuk pembuatan slip gaji karyawan.
- Fitur Tax Calculator untuk menghitung simulasi pembayaran pajak dalam setahun.
- Fitur E-Payroll untuk mencetak laporan payroll.
- Fitur Account Code untuk penggolongan kode akuntansi payroll.
- Fitur Payment Method untuk menyimpan segala metode pembayaran yang digunakan perusahaan.
- Fitur Payroll Process untuk proses perhitungan payroll.
Banyak sekali bukan fitur-fitur dari Software Payroll LinovHR? Untuk informasi lebih lanjut tentang software ini, Anda bisa klik tautan berikut.
Itulah pembahasan mengenai manfaat menggunakan payroll software cloud bagi perusahaan.
Semoga setelah membaca artikel ini, Anda dapat memahami pentingnya dan manfaat dari menggunakan software payroll berbasis cloud bagi kemajuan dan perkembangan bisnis.
