Salah satu cara untuk melihat kunci keberhasilan kegiatan penggajian yang dilakukan oleh perusahaan adalah melalui payroll schedule yang mereka miliki.
Seperti yang Anda ketahui, salah satu faktor dalam mempertahankan tingkat kepuasan karyawan dalam melakukan pekerjaannya adalah dengan menerima upah secara tepat waktu.
Praktisi HR biasanya mengenal dua macam istilah, yaitu pay period dan pay date.
Maka dari itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memiliki jadwal penggajian yang rutin agar dapat menjaga kinerja dan produktivitas karyawan ketika melakukan pekerjaannya.
Jika Anda belum mengetahui bagaimana cara menentukan payroll schedule secara tepat, maka simak artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!
Apa itu Payroll Schedule?
Jadwal penggajian atau payroll schedule adalah sebuah kombinasi antara periode (kurun waktu) penggajian dengan tanggal penggajian.
Periode penggajian sendiri akan menetapkan seberapa sering karyawan akan menerima gaji, terkadang juga disebut dengan istilah frekuensi penggajian. Nantinya, jumlah periode penggajian karyawan dalam satu tahun akan ditentukan oleh perusahaan.
Sedangkan, tanggal penggajian adalah tanggal sebenarnya karyawan akan di bayar atau tanggal sebenarnya karyawan menerima gaji.
Dalam payroll schedule, biasanya perusahaan akan memiliki jadwal akhir periode penggajian dan tanggal penggajian yang berbeda. Misalnya, periode penggajian yang ditetapkan oleh perusahaan akan berakhir pada hari Rabu, maka tanggal penggajian karyawan akan dilakukan pada hari Jumat berikutnya.
Hal yang Harus Jadi Pertimbangkan Perusahaan saat Menentukan Payroll Schedule
Menentukan pay schedule ternyata tidak bisa dilakukan secara sembarangan, karena perusahaan harus menimbangkan beberapa hal agar memiliki jadwal penggajian yang tepat.
Melakukan hal ini sendiri dinilai dapat memengaruhi budaya perusahaan, employee satisfaction, hingga tingkat rekrutmen dan retensi perusahaan.
Adapun beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan terlebih dahulu dalam menentukan payroll schedule, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Peraturan Pemerintah
Salah satu faktor penting dalam menentukan jadwal penggajian karyawan adalah dengan melihat peraturan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
Biasanya, pemerintah sudah menentukan periode pembayaran minimum atau frekuensi minimum yang harus dibayar perusahaan melalui peraturan pemerintah yang sudah ditetapkan.
Peraturan pemerintah mengenai jadwal penggajian di setiap negara sendiri tentunya akan berbeda-beda.
Di Indonesia sendiri, peraturan mengenai jadwal penggajian sudah diatur melalui Peraturan Pemerintah Pengupahan No 36 Tahun 2021, yang mengatur bahwa gaji karyawan harus dibayarkan dalam mata uang RI, dan dibayarkan seluruhnya pada setiap periode dan per tanggal pembayaran upah sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan yang bersangkutan.
2. Biaya Pemrosesan
Ketika melakukan proses penggajian, tentu perusahaan akan memerlukan biaya. Dalam hal ini, perusahaan harus bisa mengakomodasi biaya tersebut saat memilih jadwal pembayaran dan sistem penggajian karyawan.
3. Implikasi Akuntansi
Salah satu komponen yang penting dalam proses penggajian adalah kegiatan absensi atau waktu kerja yang dimiliki oleh karyawan, termasuk jam lembur yang dimiliki oleh karyawan.
Dalam hal ini, Anda perlu mempertimbangkan implikasi lembur dari karyawan per jam saat menjalankan proses penggajian.
4. Pengurangan Manfaat
Pada tanggal penggajian berlangsung, biasanya para karyawan akan menerima gaji bersih mereka setelah perusahaan memotong beberapa kewajiban dan tunjangan yang mereka miliki.
Dalam hal ini, HR perusahaan harus bisa mempertimbangkan bagaimana pengurangan manfaat akan dihitung per periode penggajian.
Misalnya, jika perusahaan memotong tunjangan asuransi kesehatan sekali sebulan untuk pembayaran premi, maka baik pemberi kerja maupun karyawan perlu untuk mengetahui kapan pemotongan tersebut akan dilakukan.
Baca Juga: Bagaimana Ketentuan Gajian di Tanggal Merah?
Pro dan Kontra Tipe Pay Schedule
Pay schedule sebenarnya terdiri dari beberapa tipe, seperti tahunan, bulanan, dua mingguan, hingga mingguan. Namun, kebanyakan perusahaan besar di Indonesia biasanya menerapkan jadwal penggajian bulanan terhadap karyawan yang dimilikinya.
Pada tipe penggajian bulanan ini, perusahaan akan melakukan periode pembayaran selama 12 kali per tahun dan akan memiliki tanggal penggajian pada akhir bulan, misalnya pada tanggal 30 di setiap bulannya.
Adapun beberapa pro dan kontra dari beberapa tipe payroll schedule, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Bulanan
Pada tipe penggajian bulanan ini, perusahaan akan melakukan periode pembayaran selama 12 kali per tahun dan akan memiliki tanggal penggajian pada akhir bulan, misalnya pada tanggal 30 di setiap bulannya. Pro dan kontra dari tipe penggajian satu ini adalah sebagai berikut:
-
- Pro: Pengurangan tunjangan mudah untuk dikelola, memiliki waktu yang sedikit dan biaya yang rendah
- Kontra: Tidak disukai oleh sebagian karyawan, dan dapat menyulitkan karyawan baru
2. Semi-Bulanan
Pada tipe penggajian ini, perusahaan akan melakukan periode pembayaran selama 24 kali selama setahun dan akan memiliki dua tanggal penggajian, biasanya pada pertengahan bulan dan akhir bulan.
Adapun pro dan kontra dari tipe penggajian ini adalah sebagai berikut:
-
- Pro: Mudah dalam mengelola pengurangan tunjangan karyawan, memiliki waktu yang sedikit dan biaya yang rendah, memiliki keteraturan
- Kontra: Tidak bagus untuk karyawan yang dibayar per jam
3. Dua Mingguan
Pada tipe penggajian ini, perusahaan akan melakukan periode penggajian selama 26 kali selama setahun dan akan melakukan tanggal penggajian setiap hari Jumat lainnya. Berikut adalah pro dan kontra dari tipe penggajian ini:
-
- Pro: Mudah menghitung lembur untuk karyawan per jam
- Kontra: Akrual biaya dan sulit untuk mengelola pemotongan tunjangan
4. Mingguan
Pada tipe penggajian ini, perusahaan akan melakukan periode penggajian selama 52 kali dalam setahun dan memiliki tanggal penggajian setiap minggu pada hari Jumat. Adapun pro dan kontra dari tipe penggajian satu ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
-
- Pro: Paling menguntungkan untuk karyawan per jam atau karyawan dengan jadwal tidak teratur
- Kontra: Memiliki biaya yang paling tinggi dan harus memiliki komitmen terhadap waktu yang tinggi
Bagaimana Menentukan Payroll Schedule yang Sesuai?
Agar Anda dapat menentukan payroll schedule yang sesuai dengan perusahaan yang Anda jalani, maka penting untuk melakukan pertimbangan antara pemilihan jadwal penggajian, seperti mempertimbangkan jenis karyawan yang Anda miliki, biaya, waktu, dan sumber daya yang Anda perlukan untuk mengelola penggajian Anda.
Jika perusahaan Anda memiliki jumlah SDM yang sedikit, maka Anda dapat memutuskan untuk mengambil tipe penggajian mingguan.
Namun, hal tersebut akan kembali lagi dengan keputusan yang dimiliki oleh setiap perusahaan.
Payroll Schedule Lebih Mudah dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Memiliki payroll schedule di dalam perusahaan tentu akan memberikan banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Salah satu manfaatnya adalah penggajian dapat terkelola dengan baik, sehingga dapat mempertahankan tingkat kepuasan karyawan dalam melakukan pekerjaannya yang akan berakhir pada tingkat kinerja dan produktivitas karyawan yang meningkat pula.
Namun, manfaat tersebut akan sia-sia jika perusahaan masih melakukan proses penggajian karyawan secara manual. Hal ini dapat terjadi karena dalam proses penggajian manual masih memungkinkan bagi divisi HR atau divisi payroll untuk melakukan kesalahan seperti human error yang dapat merugikan finansial perusahaan.
Untuk menangani hal ini, perusahaan bisa memanfaatkan sebuah aplikasi payroll yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan proses penggajian karyawan.
Di Indonesia sendiri saat ini sudah banyak perusahaan yang menyediakan aplikasi payroll dengan menawarkan fitur-fitur menarik.
Salah satu aplikasi payroll terbaik di Indonesia yang bisa Anda gunakan adalah Aplikasi Payroll Indonesia LinovHR yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan penggajian, mulai dari perhitungan payroll beserta komponen-komponennya, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan, penyimpanan data bank hingga menghasilkan laporan payroll.
Untuk melakukan schedule penggajian sendiri, Aplikasi Payroll LinovHR sudah memiliki fitur khusus sehingga Anda bisa dengan mudah membuat jadwal penggajian karyawan. Hasil penghitungan payroll dengan LinovHR pun bisa selesai lebih cepat hanya dalam hitungan menit.
Nantinya, setelah proses penghitungan selesai, Anda akan mendapatkan file CSV yang bisa digunakan untuk keperluan mentransfer gaji ke bank yang digunakan untuk penggajian.
Ayo mudahkan payroll schedule perusahaan Anda dengan menggunakan Aplikasi Payroll LinovHR sekarang juga!
