Salah satu dokumen karyawan yang penting untuk disimpan dan dijaga oleh perusahaan adalah payroll records atau dokumen penggajian karyawan. Dokumen ini berisikan informasi pribadi yang berkaitan dengan penggajian karyawan di perusahaan.
Dokumen ini tidak bisa diakses oleh sembarang pihak, sehingga HRD harus memastikan dokumen-dokumen ini berada di tempat yang aman.Â
Untuk menyimpan employee payroll record, HRD harus memiliki strategi yang tepat agar dokumen ini tersimpan dengan aman, akan tetapi juga dapat dengan akses yang mudah.
Simak ulasan LinovHR di bawah ini untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan payroll records karyawan yang aman, serta komponen apa saja yang harus ada di dalam dokumen-dokumen tersebut.
Pengertian Payroll Records
Payroll records adalah sekumpulan dokumen besaran gaji karyawan, besaran kompensasi, potongan pajak, jumlah jam kerja, bonus, dan banyak lainnya.
Payroll records karyawan atau dikenal juga sebagai employee payroll record adalah sebuah dokumen yang sifatnya rahasia dan tidak bisa diakses oleh sembarang orang.
Baca Juga: Seberapa Penting Data Protection Policy Bagi Perusahaan?
Komponen dalam Employee Payroll Record
Dalam employee payroll record, terdapat beberapa komponen yang harus ada di dalamnya. Berikut adalah komponen yang harus ada dalam payroll records karyawan Anda.
1. Informasi Pribadi Karyawan
Payroll records karyawan harus memuat data pribadi mereka seperti nama, alamat, nomor telepon, alamat email, informasi kontak darurat, tanggal lahir, pekerjaan, nomor jaminan sosial atau jaminan kesehatan, dan informasi pendaftaran tunjangan.
2. Informasi Ketenagakerjaan
Komponen ini umumnya berisi offering letter, data kelayakan kerja, status kepegawaian, hasil pemeriksaan latar belakang karyawan, referensi, kebijakan perusahaan yang sudah disepakati, evaluasi, atau informasi pemutusan hubungan kerja.
3. Timesheet
Informasi ini berisikan jam kerja, waktu lembur, cuti, jam kerja per hari, minggu, serta total waktu kerja keseluruhan.
4. Informasi PenggajianÂ
Informasi ini mencakup data seperti besaran gaji, tanggal cut off, total jam kerja, perjanjian pembayaran atau basis gaji karyawan, dan klasifikasi karyawan.
5. Dokumen Pajak
Dokumen pajak mencakup data NPWP, atau laporan pajak karyawan yang didapatkan dari potongan gaji.
6. Informasi Pemotongan
Ini berisikan informasi terkait pengurangan dari iuran BPJS, potongan gaji, iuran serikat pekerja, atau informasi kompensasi yang ditangguhkan.
7. Catatan Cuti Berbayar dan Tidak Berbayar
Catatan ini dapat dimuat dalam employee payroll record sebagai bentuk arsip jatah cuti karyawan yang dihitung sebagai berbayar dan tidak berbayar.
8. Formulir Uang Pengganti atau Reimbursement
Formulir ini harus masuk ke dalam payroll records sebagai tanda bahwa perusahaan telah membayar uang pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan bisnis atau pekerjaanya.
9. Catatan Pembayaran
Catatan pembayaran mencakup daftar penggajian dan dokumentasi lain dengan rincian penggajian, seperti tanggal awal dan akhir periode pembayaran, tanggal pembayaran, dan jenis gaji yang dibayarkan (Gaji pokok, upah lembur, bonus, komisi, waktu cuti berbayar).
Cara Menyimpan Payroll Records
Sebagian besar perusahaan kerap menyimpan payroll records karyawannya secara digital, baik di cloud atau menggunakan hard drive eksternal.
Opsi penyimpanan menggunakan cloud adalah opsi yang paling direkomendasikan karena dinilai lebih aman dan lebih mudah untuk didapatkan.
Akan tetapi, beberapa perusahaan kecil kerap menyimpan payroll records mereka dengan catatan manual di kertas atau dalam bentuk hard copy.
Cara ini biasanya memerlukan ruangan atau tempat penyimpanan khusus, seperti laci atau lemari yang memiliki kunci pengaman.Â
Baik penyimpanan secara otomatis maupun secara manual, payroll records karyawan harus diperbarui, baik menambahkan dokumen dari karyawan baru, atau mengeluarkan karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan Anda.
Pengelolaan seperti ini akan semakin mudah jika Anda menggunakan opsi pertama yang menggunakan teknologi berupa cloud.
Dengan teknologi tersebut, Anda bisa menyimpan, mengubah, atau menarik payroll records karyawan dengan mudah dan aman.
Simpan Payroll Records dengan Aman Bersama Payroll Software LinovHR
Seperti penjelasan di atas, cara yang paling direkomendasikan untuk menyimpan payroll records karyawan adalah dengan menyimpannya secara otomatis di cloud.
Keunggulan dari cara penyimpanan ini adalah memudahkan Anda untuk mengelola payroll records karyawan Anda.
Selain itu, teknologi ini juga membuat Anda mendapatkan informasi penggajian karyawan dengan cepat tanpa harus mencarinya secara manual yang memakan banyak waktu.
Salah satu aplikasi yang dapat memberikan Anda kemudahan dalam menyimpan payroll records karyawan dengan aman adalah Payroll Software LinovHR.
Payroll Software LinovHR adalah sebuah aplikasi payroll yang dapat memudahkan pekerjaan HR dalam mengelola penggajian karyawan.
Tidak hanya dapat menyimpan payroll records dengan aman, Payroll Software LinovHR juga dapat memudahkan Anda dalam menghitung penggajian karyawan dengan mudah, cepat, dan dengan hasil yang akurat.
Payroll Software LinovHR sudah berbasis cloud yang dilengkapi dengan keamanan yang tinggi. Anda dapat mengatur siapa saja yang dapat membuka data payroll dan sejauh apa akses yang diberikan.
Sehingga, data dan informasi karyawan akan disimpan dan digunakan berdasarkan kebutuhan.
Simpan informasi dan data payroll records setiap karyawan di perusahaan Anda pada Payroll Software LinovHR. Kunjungi websitenya dan jadwalkan demonya sekarang!
