Semua perusahaan berkewajiban untuk membayarkan gaji karyawan mereka sebagai bentuk kompensasi atas kinerja karyawan tersebut.
Namun, akan sangat sulit jika semua gaji karyawan dihitung secara manual. Jumlah karyawan yang banyak menjadi alasan mengapa perhitungan manual tidaklah efisien.
Padahal, gaji karyawan harus dihitung dan diterima karyawan tepat waktu. Payroll System adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efektivitas penggajian bulanan.
Apa yang Dimaksud Payroll Management System?
Istilah payroll mungkin sudah cukup familiar khususnya bagi HRD. Namun apa yang dimaksud dengan payroll management system?
Sederhananya, payroll management system adalah sebuah perangkat lunak yang mampu memproses penggajian karyawan dari komponen dan informasi yang berbeda secara otomatis dalam kesatuan sistem.
Berbagai komponen gaji seperti kehadiran, bonus kinerja, tunjangan, dan lain-lain dapat diintegrasikan dengan baik sehingga menghasilkan perhitungan yang akurat.
System ini juga dapat membantu HRD dalam pembuatan laporan payroll dengan cepat dan tepat.
Apa Saja Metode Payroll Management System?
Perusahaan saat ini memiliki beberapa metode yang bisa digunakan dan dipilih untuk manajemen penggajian, seperti:
1. Manajemen Penggajian Manual dengan Spreadsheet
Perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit dapat memilih untuk mengelola penggajian menggunakan metode manual, seperti spreadsheet.
Namun, metode ini meningkatkan risiko kesalahan hitung dan sangat menyita waktu.
2. Software Payroll
Metode kedua adalah dengan menggunakan software payroll. Penggunaannya terbukti dapat menghemat waktu dan meringankan beban administratif penggajian dengan mengotomatisasi tugas.
Anda dapat mengandalkan software payroll untuk menghitung upah kotor, potongan, dan gaji bersih secara akurat.
3. Outsourcing
Anda juga dapat menggunakan outsourcing untuk membantu manajemen penggajian perusahaan.
Umumnya, perusahaan akan menggunakan payroll service atau bekerja sama dengan professional employer organization (PEO) dan menyerahkan seluruh proses penggajian kepada mereka.
Mulai dari administrasi penggajian, perhitungan pajak, pelaporan, semuanya akan ditangani oleh pihak ketiga.
Apa Saja Fase dalam Proses Payroll Management System
Terlepas dari seperti apa metode yang dipilih perusahaan dalam mengelola penggajian. Secara umum, proses penggajian akan terdiri dari tiga fase, antara lain:
1. Pra Penggajian
Di fase ini perusahaan akan mengumpulkan data yang relevan untuk periode penggajian yang akan dilakukan. Data yang dikumpulkan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan yang telah ditetapkan.
Termasuk jam kerja karyawan, penyesuaian karyawan (seperti karyawan baru, kenaikan gaji, pemotongan tunjangan, pemotongan pajak).
Informasi ini kemudian diverifikasi dan digunakan untuk memproses penggajian.
2. Perhitungan
Perusahaan menghitung total gaji kotor yang diperoleh setiap karyawan selama periode gaji dan memotong pajak dan deduction, sehingga menghasilkan gaji bersih.
3. Pasca Penggajian
Setelah proses perhitungan perusahaan akan merekonsiliasi daftar gaji karyawan, menyetorkan pajak mereka dan memproses pembayaran terkait. Selain itu, perusahaan juga akan memberikan slip gaji kepada karyawan.
Mengapa Perusahaan Butuh Payroll Management System?
Setiap perusahaan divisi yang berbeda seperti sales, accounting, IT, HRD, dan sebagainya HRD inilah yang bertanggung jawab untuk mengelola karyawan semua divisi.
HRD diwajibkan untuk menjaga kesejahteraan karyawan memproses administrasi karyawan termasuk penggajian. Jumlah HRD dalam suatu perusahaan cenderung terbatas jika dibandingkan dengan total karyawan dari banyak divisi lain.
Dapat dikatakan jika HRD memiliki job load yang cukup banyak. HRD pun harus selalu aware terhadap berbagai perubahan seputar ketenagakerjaan.
Semakin lama, tugas HRD semakin banyak dan membuat tugas administrasi seperti penggajian menjadi terbengkalai. Padahal, gaji adalah faktor utama motivasi kerja karyawan.
Untuk mencegah terbengkalainya penggajian, perusahaan dapat menggunakan payroll management system.
Berbagai aktivitas seputar penggajian seperti melacak pemotongan pajak, penambahan bonus, pencairan dana reimburse, dan sebagainya bisa diproses cepat tanpa perlu meninggalkan tugas lainnya.
Dengan begitu, proses penggajian dapat berjalan baik tanpa adanya berbagai masalah seperti telat kirim gaji, miskalkulasi, dan lainnya.
Manfaat Memiliki Payroll Management yang Efektif
Sangatlah penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang baik tentang tanggung jawab Anda sebagai pemberi kerja, terutama dalam hal pembayaran gaji dan pelaporan pajak.
Ini mengharuskan Anda atau payroll manager untuk merancang payroll management system yang efisien dan memanfaatkan software payroll yang sesuai guna mengelola seluruh proses tersebut.
Selain mematuhi kewajiban hukum, membentuk sistem yang efisien untuk mengatur proses penggajian memiliki kepentingan yang signifikan karena alasan-alasan sebagai berikut:
1. Dampak pada Karyawan dan Keuangan
Keterlambatan pembayaran atau kesalahan perhitungan gaji yang sering dialami oleh karyawan akan menurunkan employee satisfaction.
Lebih jauh, keadaan ini berpotensi mengganggu tingkat retensi karyawan serta memengaruhi angka turnover.
2. Kepercayaan Karyawan
Ketika karyawan melihat bahwa pembayaran gaji mereka dilakukan secara akurat dan tepat waktu secara konsisten, ini akan memperkuat kepercayaan mereka terhadap perusahaan.
Kepercayaan ini berkontribusi dalam meningkatkan kepuasan, semangat, dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
3. Pengaruh terhadap Kinerja
Keterlambatan atau kesalahan dalam pembayaran juga dapat berdampak buruk pada produktivitas dan performa karyawan.
Apabila karyawan merasa hak mereka tidak terpenuhi, motivasi untuk memberikan hasil terbaik dapat menurun.
4. Reputasi dan Daya Tarik
Mengelola penggajian dengan efektif dapat membantu membangun reputasi sebagai perusahaan yang dapat diandalkan dan profesional.
Ini berimbas pada meningkatnya citra perusahaan dan kemampuan untuk menarik bakat-bakat terbaik dalam industri.
5. Kesehatan Keuangan Perusahaan
Kegagalan dalam mengelola penggajian dengan benar dapat berdampak negatif pada stabilitas finansial perusahaan. Pertama, perusahaan bisa mendapatkan sanksi hukuman.
Selain itu, menghitung pembayaran yang tidak akurat juga bisa mempersulit pelacakan jumlah uang yang sebenarnya dimiliki perusahaan.
Dampaknya bisa berupa biaya bank yang tidak terbayar atau cek yang tidak ada cukup dana, terutama jika Anda mengeluarkan pembayaran kepada pihak lain setelah mengalokasikan dana untuk penggajian.
Menerapkan praktik payroll management yang efektif menjadi sangat penting untuk mencapai keseimbangan antara kepatuhan, kepuasan karyawan, dan keberlanjutan finansial perusahaan.
Apa Manfaat Payroll management system?
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem ini dapat meningkatkan kinerja HRD. Namun, manfaatnya tidak hanya itu. Kehadiran sistem payroll accounting ini dapat memberikan manfaat lain sebagai berikut:
1. Menyederhanakan Proses Penggajian
Proses penggajian bulanan terkenal memakan waktu lama dan rumit. Berkat kehadiran sistem payroll, penggajian bulanan dapat diotomatisasi.
Selain itu, sistem juga terintegrasi dengan sistem lain yang melibatkan komponen gaji seperti kehadiran. HRD tidak perlu melakukan entry kehadiran manual kedalam sistem. Sehingga semua proses dalam penggajian bulanan lebih sederhana.
2. Akurat
Otomatisasi dan integrasi dapat menghilangkan berbagai kesalahan dalam proses penggajian menjadi lebih akurat. Kesalahan seperti salah menghitung gaji pun tidak akan ditemukan lagi.
Keakuratan perusahaan dalam memproses gaji karyawan menandakan jika perusahaan adalah organisasi yang kredibel dalam mengelola karyawan.
3. Hemat Waktu
Karena semua proses penggajian dilakukan otomatis, HRD dan perusahaan akan menghemat banyak waktu.
Waktu yang tersisa dapat digunakan oleh HRD untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan tingkat urgensi tinggi seperti sukesi jabatan atau rekrutmen kandidat terbaik. Dengan begitu sumber daya manusia tetap terjaga kualitasnya.
4. Data Terpusat
Sentralisasi atau data yang terpusat menjadi keunggulan tersendiri dari payroll management system. Didukung oleh cloud based server, payroll management system dapat menyimpan ratusan bahkan ribuan informasi karyawan terkait penggajian dengan aman dan rahasia.
HRD dan pihak yang berwenang dalam perusahaan mempunyai akses informasi tersebut kedalam server serta dapat mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.
5. Otomatisasi Slip Gaji dan Laporan Payroll
Manfaat terakhir yang bisa dirasakan adalah otomatisasi slip gaji dan laporan payroll. HRD cukup klik salary slip untuk mencetak slip gaji dan payroll report untuk menghasilkan laporan payroll, maka sistem otomatis menghasilkan dokumen yang dibutuhkan.
HRD dapat mengkostumisasi tampilan laporan payroll sesuai kebutuhan agar lebih dimengerti oleh user.
Praktik Terbaik Payroll Management
Berikut ini adalah panduan praktik terbaik dalam pengelolaan penggajian yang akan membantu Anda merancang dan mengimplementasikan sistem penggaajian yang efektif.
1. Penetapan Anggaran yang Tepat
Tahap pertama dalam menciptakan sistem payroll management yang efektif adalah menetapkan anggaran dengan cermat. Ini melibatkan pemahaman dampak biaya penggajian pada keuangan perusahaan Anda.
Pastikan bahwa Anda memiliki dana yang cukup untuk membayar karyawan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Selain itu, pastikan dana juga mencakup pajak, tunjangan, dan kontribusi sosial yang harus disetor.
2. Mulai Mengimplementasikan Otomatisasi
Walaupun jumlah karyawan Anda terbatas, proses pengelolaan penggajian tetap menghabiskan waktu dan sumber daya, terutama jika dilakukan secara manual.
Di mana Anda perlu mengumpulkan semua data rekapitulasi kehadiran karyawan dengan tepat.
Lalu Anda juga perlu menghitung gaji, menentukan tarif pajak, dan menghitung tunjangan dan benefit lainnya yang diterima karyawan. Proses manual juga sangat rentan dengan human error.
Memulai otomatisasi dalam payroll management adalah alternatif yang lebih efisien.
Dengan memanfaatkan perangkat lunak yang sesuai untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan sistem Anda, ini dapat mempercepat proses pemrosesan, mengurangi risiko kesalahan, dan mengoperasikan bisnis dengan biaya yang lebih terkendali.
Selain itu, Anda dapat menerima pembaruan dan laporan secara otomatis, mengumpulkan data karyawan, mengotomatiskan perhitungan potongan, secara otomatis memicu pembayaran lewat transfer langsung, dan mendapatkan lapisan keamanan tambahan melalui fitur enkripsi yang sesuai.
3. Mengatur Rekaman dan Dokumen Karyawan
Pencatatan memiliki peran penting dalam payroll management yang efisien. Sistem ini memberikan akses kepada Anda terhadap data penting, termasuk biaya penggajian, tingkat absensi, produktivitas, dan pembayaran pajak.
Namun, aspek ini juga memiliki signifikansi dari segi kepatuhan hukum. Sebagai contoh, aturan dari perpajakan.
4. Adopsi Kebijakan dan Prosedur yang Berlaku
Pastikan untuk mengarsipkan setiap langkah dalam proses pengelolaan penggajian, termasuk proses reimbursement, pelaporan, dan penanganan cek.
Langkah ini juga mencakup pengarsipan langkah-langkah dalam proses penyusunan daftar gaji dan pelaporan pajak.
Dengan melakukan ini, Anda memastikan perlindungan dari kemungkinan tuntutan atau klaim terkait ketidakpatuhan.
Cara terbaik melakukannya adalah dengan memiliki kebijakan penggajian yang jelas. Kebijakan penggajian merujuk pada seperangkat pedoman dan peraturan internal yang telah ditetapkan untuk mengarahkan setiap tahap proses penggajian.
Ini mencakup administrasi gaji, ketepatan waktu dalam pembayaran, jadwal penggajian, dan metode pembayaran.
Kebijakan juga merangkum panduan tentang tindakan yang diambil jika karyawan menerima pembayaran kurang atau lebih dari seharusnya, potongan yang wajib dilakukan sesuai hukum, kebijakan terkait lembur dan waktu kerja, serta jenis gaji yang diberikan kepada karyawan.
Baca Juga: Bagaimana Menggunakan Data Payroll yang Baik
5. Menjaga Kepatuhan
Salah satu aspek yang paling penting dalam payroll management adalah memastikan kepatuhan. Ini melibatkan pemahaman terhadap semua UU ketenagakerjaan yang relevan terkait penggajian dan pembayaran pajak karyawan.
Anda juga harus memastikan bahwa Anda secara rutin memantau perubahan dan peraturan hukum yang mungkin terjadi, seperti peningkatan upah minimum yang akan diberlakukan.
Jika Anda tidak memenuhi kewajiban hukum, ini bisa mengakibatkan keliru dalam penghitungan gaji, kesalahan dalam potongan gaji, serta masalah pembayaran pajak karyawan.
Pada gilirannya, hal ini dapat mengakibatkan sanksi dan denda yang berdampak besar.
6. Temukan Pelatihan HR dalam Penggajian
Langkah berikutnya memberikan pelatihan yang sesuai untuk tim HR Anda. Menjamin bahwa payroll manager dan tim Anda memiliki akses ke pelatihan khusus dalam bidang penggajian sangatlah penting.
Ini memungkinkan mereka memahami tanggung jawab mereka dengan lebih baik serta cara operasional perangkat lunak penggajian yang digunakan.
Pelatihan ini akan membantu staf Anda mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana prosedur Anda dilaksanakan dan memberikan mereka pemahaman yang lebih jelas tentang kebijakan penggajian yang dianut perusahaan.
Selain itu, dengan menciptakan departemen yang efisien, memberikan pelatihan yang sesuai juga mendukung pembentukan tim yang solid, mengurangi potensi terjadinya kesalahpahaman atau konflik antara bagian HR dan departemen lain dalam struktur organisasi Anda.
7. Tunjukkan Keterbukaan kepada Karyawan
Salah satu cara terbaik untuk meminimalkan konflik dan memastikan pemahaman yang tepat mengenai kebijakan serta prosedur Anda adalah dengan berpegang pada prinsip keterbukaan.
Banyak masalah, seperti masalah pajak yang tidak terbayarkan, dapat dihindari dengan menerapkan kebijakan yang didasarkan pada transparansi.
Setelah Anda merancang kebijakan yang jelas dan transparan, penting untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki akses ke kebijakan tersebut.
Selain itu, kebijakan tersebut perlu diperbarui secara teratur sesuai dengan perubahan hukum yang mungkin terjadi.
Jika seorang karyawan menghadapi masalah terkait gaji, pastikan masalah tersebut diperbaiki sesegera mungkin. Selain itu, tetap jaga jalur komunikasi yang terbuka hingga kesalahan tersebut berhasil diperbaiki.
8. Buat Rencana Pembayaran Rutin
Pastikan untuk menyusun jadwal penggajian atau payroll schedule yang teratur. Hal ini akan memastikan bahwa proses pembayaran gaji atau upah berjalan konsisten, sehingga setiap individu di dalam bisnis Anda mengetahui kapan mereka akan menerima pembayaran.
Selain itu, rencana ini juga membantu tim HRD dalam perencanaan dan eksekusi tugas mereka, sehingga seluruh proses berjalan dengan efisien dan lancar.
Tujuannya adalah untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara kebutuhan arus kas dan kebutuhan karyawan Anda.
Pastikan bahwa kalender penggajian yang telah Anda tetapkan diikuti secara konsisten. Tetapkan jadwal dan patuhi jadwal tersebut.
9. Pertimbangkan Layanan Outsourcing Sesuai Kebutuhan
Jika Anda memiliki jumlah staf yang terbatas, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk payroll outsourcing. Di sini, Anda dapat mengontrak layanan dari pihak ketiga untuk mengelola proses penggajian karyawan Anda.
10. Mendapatkan Umpan Balik secara Berkala
Poin terakhir, cara optimal dalam membentuk sistem payroll management adalah dengan secara rutin menghimpun umpan balik dari para pekerja Anda.
Lakukan komunikasi berkala dengan karyawan untuk memastikan pemahaman mereka terhadap kebijakan dan prosedur yang diterapkan serta memastikan kepuasan mereka terhadap jalannya proses tersebut.
Ajak mereka untuk mengajukan pertanyaan apabila diperlukan dan berbagi saran-saran untuk peningkatan. Ingatkan bahwa pintu Anda selalu terbuka untuk menjawab pertanyaan seputar gaji mereka.
Anda bahkan bisa merencanakan pertemuan rutin dengan staf untuk membahas hal-hal terkait penggajian. Ini akan membantu pekerja merasa lebih percaya diri dan puas terhadap proses yang berlangsung.
Pendekatan ini adalah kunci dalam mempertahankan lingkungan di mana karyawan merasa termotivasi dan berkomitmen untuk memberikan kontribusi terbaik dari kemampuan mereka.
Payroll Management Lebih Mudah dengan LinovHR
Payroll management akan membantu perusahaan dalam menjalankan proses penggajian secara lebih efektif dan efisien. Hal ini karena segala proses penggajian terkelola dengan baik.
Penggunaan software payroll akan sangat membantu perusahaan untuk menerapkan manajemen penggajian yang lebih baik karena akan mendigitalisasi dan mengotomatisasi segala proses penggajian.
Salah satu software payroll yang bisa diandalkan untuk mendukung management payroll bisa Anda temukan dalam Software Payroll LinovHR.
Software Payroll LinovHR adalah software pengelolaan penggajian berbasis digital, HR dapat mengelola dan memproses penggajian secara tersentralisasi. Di mana HR dapat menyimpan data terkait gaji karyawan, seperti data bank, data komponen gaji, kode akuntansi, pajak, dan data lainnya terkait gaji.
Selain itu, Software Payroll LinovHR juga mampu meningkatkan akurasi perhitungan gaji dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan absen serta perhitungan secara otomatis.
Software Payroll LinovHR juga menyediakan payroll report yang dapat diunduh secara berkala.
Dengan Software Payroll LinovHR, pengelolaan gaji karyawan dapat dilakukan lebih mudah, tugas HR pun menjadi lebih ringan!
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang juga, dapatkan penawaran spesial dari kami!
