Apa Itu Payroll Fraud? Berikut Pengertian dan Cara Mengatasinya

Kecurangan terhadap penggajian atau payroll fraud adalah salah satu jenis kejahatan yang sering ditemui di dalam perusahaan.

Biasanya jenis kejahatan satu ini sering dilakukan oleh karyawan maupun pihak luar yang berusaha untuk memanipulasi sistem penggajian karyawan untuk keuntungan pribadi atau kelompok.

Tipe kejahatan satu ini tentu akan menghadirkan banyak kerugian terhadap perusahaan. 

Agar perusahaan Anda terhindar dari jenis kejahatan satu ini, maka pada artikel LinovHR kali ini kami akan memberikan informasi kepada Anda mengenai cara mencegah payroll fraud.

Simak ulasan berikut sampai tuntas ya!

Pengertian Payroll Fraud

Payroll fraud adalah tindakan penipuan di mana seorang karyawan atau pihak eksternal memanipulasi data gaji atau payroll karyawan dalam rangka mengambil uang secara ilegal.

Contoh tindakan ini seperti memalsukan data kehadiran, mengambil uang secara berlebihan, atau membuat identitas palsu untuk menerima gaji dari karyawan yang tidak ada atau telah keluar dari perusahaan.

Jika perusahaan membiarkan payroll fraud terjadi pada bisnis yang dijalaninya, tentu perusahaan akan mengalami banyak kerugian.

Namun, payroll fraud tidak hanya dilakukan oleh karyawan. Ternyata, kejahatan satu ini juga dapat dilakukan oleh perusahaan.

Perusahaan yang melakukan payroll fraud biasanya akan menahan pembayaran gaji atau menolak membayar pajak atas gaji yang dimiliki oleh karyawan.

Baca Juga: Waduh! Perusahaan Salah Transfer Gaji, Perlukah Karyawan Kembalikan?

Tipe Payroll Fraud yang Sering Ditemui di Perusahaan 

Dalam melakukan kejahatan payroll, terdapat beberapa cara yang biasanya dilakukan oleh karyawan, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penipuan Timesheet

Jenis penipuan penggajian satu ini adalah salah satu penipuan penggajian yang paling umum. Dalam hal ini, para karyawan melakukan kecurangan dengan memasukkan jam kerja (timesheet)yang tidak sesuai dengan apa yang mereka lakukan.

Penipuan jam kerja akan berpengaruh terhadap penggajian. Ini karena karyawan digaji berdasarkan total jam kerja yang mereka selesaikan.

2. Penipuan Cuti Sakit

Penipuan cuti sakit biasanya dilakukan oleh karyawan dengan memalsukan atau menyalahgunakan informasi sakit untuk mendapatkan cuti atau kompensasi yang sebenarnya tidak mereka butuhkan atau layak terima.

Dalam melakukan kejahatan ini, biasanya karyawan akan membuat surat keterangan dokter palsu atau melakukan izin sakit meskipun mereka sebenarnya dalam keadaan yang sehat. 

3. Pemalsuan Reimburse

Jenis kejahatan satu ini bisa terjadi jika karyawan menerima reimburse atau pengembalian dana yang salah. Artinya, karyawan yang bersangkutan sebenarnya tidak melakukan reimburse dan mengeluarkan biaya pribadi.

Namun, ketika menerima uang reimburse, karyawan tidak mengembalikan uang yang bukan haknya tersebut.

4. Kesalahan Klasifikasi Karyawan

Kesalahan terhadap klasifikasi karyawan adalah jenis kejahatan yang biasanya dilakukan oleh perusahaan. Di mana perusahaan melakukan kesalahan dalam mengklasifikasikan karyawan dalam sistem penggajian untuk mengurangi biaya kepegawaian dan keseluruhan tagihan pajak.

5. Penipuan Komisi dan Bonus

Jenis payroll fraud satu ini biasanya terjadi ketika dana tambahan seperti komisi dan bonus diterima oleh karyawan secara tidak adil. Penipuan atas komisi ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang tidak ingin membayar hak karyawannya.

Baca juga: Wajib Tahu! 5 Tips Jitu Menghindari Payroll Error

Cara Cegah Payroll Fraud di Perusahaan

Untuk membantu perusahaan Anda dalam mencegah kejahatan payroll, berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam melakukan pencegahan terhadap jenis kejahatan satu ini.

1. Membatasi Akses ke Sistem Penggajian Perusahaan

Cara pertama yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan pembatasan terhadap akses ke sistem penggajian yang dimiliki oleh perusahaan.

Dalam hal ini, Anda harus bisa memilih siapa saja tim HR atau penggajian yang diberikan akses terhadap sistem penggajian perusahaan. Hal ini dinilai dapat meminimalisir risiko terjadinya kecurangan atau kejahatan terhadap data yang sensitif.

2. Selalu Melakukan Peninjauan Terhadap Data Penggajian Perusahaan

Dalam melakukan kegiatan penggajian, penting juga bagi Anda untuk melakukan peninjauan terhadap data penggajian yang dimiliki oleh perusahaan. 

Dalam hal ini, Anda bisa melakukan peninjauan dengan memastikan bahwa kegiatan penggajian perusahaan telah diperiksa secara menyeluruh sepanjang tahun.

Hal ini sendiri dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau masalah yang akan dihadapi oleh perusahaan di masa yang akan mendatang.

Baca Juga: Peran Online Payroll Software Membantu Menerapkan Regulasi Penggajian

3. Menggunakan Software Penggajian Terpercaya

Seiring dengan perkembangan bisnis yang Anda jalani, tentu kompleksitas pengelolaan penggajian dan layanan SDM lainnya akan semakin rumit. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan bantuan software penggajian yang terpercaya.

Penggunaan software penggajian sendiri dapat menawarkan Anda kepada fleksibilitas dalam melakukan kegiatan penggajian, mulai dari perhitungan penggajian hingga laporan informasi penggajian.

Cegah Payroll Fraud dengan Software Payroll LinovHR

Dalam menjalani sebuah bisnis, tentu Anda akan dipertemukan dengan berbagai macam kepribadian. Perbedaan kepribadian itu dapat memungkinkan Anda untuk bertemu dengan seseorang yang suka melakukan kejahatan payroll fraud. 

Seperti yang sudah dijelaskan pada penjelasan di atas, salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mencegah terjadinya kejahatan payroll fraud adalah dengan menggunakan software penggajian yang terpercaya.

Di Indonesia sendiri, saat ini sudah terdapat beberapa perusahaan di luar sana yang menyediakan dan menawarkan software payroll dengan fitur dan penawaran-penawaran yang menarik.

Adapun salah satu software payroll terbaik di Indonesia yang bisa Anda gunakan, yaitu Software Payroll LinovHR yang dapat memberikan banyak kemudahan kepada perusahaan dalam melakukan kegiatan penggajian karyawan.

Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, Anda dapat melakukan kegiatan penggajian, mulai dari perhitungan payroll, pembayaran gaji beserta komponen-komponennya, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan payroll secara mudah.

Penggunaan Software Payroll LinovHR juga dapat memungkinkan bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan terhadap data payroll perusahaan secara otomatis dengan tingkat akurasi serta keamanan yang tinggi.

Tak hanya itu, Software Payroll LinovHR juga dapat membantu Anda dalam mengunduh laporan penggajian karyawan dan Anda bisa mengetahui secara mudah jika ada perbedaan pengeluaran dari waktu ke waktu.

Bahkan, Anda juga bisa meminimalisir akses terhadap sistem payroll agar tidak terlalu terbuka bagi karyawan.

Hal itu tentunya akan sangat memudahkan Anda dalam mengetahui apakah telah terjadi payroll fraud di perusahaan Anda. 

Ayo, lakukan kegiatan penggajian karyawan dengan anti repot, anti ribet, dan anti curang dengan menggunakan Software Payroll LinovHR sekarang juga!