Pengertian Payroll Analytics dan Keuntungan Menggunakannya

Payroll bukan hanya sekadar proses pembayaran kepada karyawan, tetapi juga mencakup informasi terkait absensi, tunjangan, kompensasi, dan berbagai aspek lainnya yang terkait dengan remunerasi karyawan. 

Dalam konteks ini, muncul konsep payroll analytics. Namun, apa sebenarnya apakah itu? Dan mengapa perusahaan kini semakin banyak yang tertarik untuk mengimplementasikannya? 

Artikel LinovHR ini akan mengupas tuntas pengertian payroll analytics dan keuntungan yang bisa diperoleh dari penerapannya.

Apa Itu Payroll Analytics?

Payroll analytics adalah pendekatan analitis yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan data. 

Data tersebut terkait penggajian karyawan dengan tujuan untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang berbagai aspek penggajian dan remunerasi. 

Melalui hal ini, perusahaan dapat mengidentifikasi pola, ketidakefisienan, serta potensi optimalisasi dalam sistem penggajian mereka. 

Tidak hanya itu, analisis ini juga membantu dalam merencanakan anggaran, memprediksi tren, serta mengoptimalkan keputusan terkait kompensasi dan tunjangan.

Dengan kata lain, payroll analytics bukan hanya sekadar melihat angka dan transaksi, tetapi juga tentang memahami cerita di balik angka tersebut dan bagaimana cerita itu bisa menjadi dasar keputusan strategis dalam suatu organisasi.

Mengapa Payroll Analytics Penting?

Dalam dunia bisnis yang dinamis, setiap keputusan harus didasarkan pada data dan informasi yang akurat. 

Proses penggajian, meskipun tampak sederhana, merupakan salah satu aspek kritis dalam operasional suatu perusahaan. 

Payroll analytics, dengan kemampuannya dalam menganalisis data penggajian secara mendalam, membawa sejumlah keuntungan yang membuatnya menjadi elemen penting dalam manajemen SDM. 

Berikut beberapa alasan mengapa payroll analytics menjadi begitu esensial:

1. Mengurangi Kesalahan 

Salah satu keuntungan utama dari payroll analytics adalah kemampuannya untuk mendeteksi dan menghilangkan kesalahan dalam proses penggajian. 

Dengan analisis yang mendalam, perusahaan dapat mengidentifikasi ketidaksamaan, kesalahan perhitungan, atau ketidaksesuaian lainnya yang mungkin terjadi, sehingga mengurangi risiko kesalahan yang bisa menimbulkan kerugian finansial maupun reputasi.

2. Real–time Information 

Payroll analytics memberikan akses ke data dan informasi dalam waktu nyata. 

Hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang cepat berdasarkan informasi terbaru, baik itu terkait dengan alokasi anggaran, perubahan kompensasi, atau kebutuhan lainnya.

3. Mempertahankan dan Merekrut Talenta 

Dengan memahami data penggajian, perusahaan dapat membuat strategi kompensasi yang lebih kompetitif untuk mempertahankan karyawan berprestasi dan merekrut talenta baru.

Analisis ini juga dapat mengungkap apakah paket kompensasi yang ditawarkan sebanding dengan pasar atau sektor industri tertentu.

4. Perencanaan 

Analitik payroll memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dan memprediksi kebutuhan penggajian di masa depan. 

Baik itu terkait dengan ekspansi bisnis, peluncuran proyek baru, atau adaptasi terhadap perubahan ekonomi, analisis ini memberikan wawasan yang diperlukan untuk membuat proyeksi yang tepat.

Dengan demikian, payroll analytics bukan hanya tentang angka, tetapi juga tentang bagaimana angka-angka tersebut dapat diolah untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.

Baca Juga: Apa Itu Shadow Payroll? Ini Penjelasannya!

Apa Saja Data yang Bisa Didapatkan dari Payroll Analytics?

Payroll analytics memainkan peran penting dalam menyediakan wawasan terperinci tentang keadaan finansial dan operasional karyawan suatu perusahaan. 

Melalui analisis yang cermat, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih informasi. Mari kita eksplorasi beberapa data kuncinya:

1. Distribusi Karyawan 

Memahami fungsi bisnis, unit, dan lokasi yang memiliki kelebihan atau kekurangan karyawan memungkinkan perusahaan untuk menilai dan menyesuaikan sumber daya dengan lebih efektif, memastikan optimalisasi tenaga kerja sesuai kebutuhan operasional.

2. Kenaikan Gaji

Identifikasi karyawan yang layak mendapat kenaikan gaji bukan hanya berdasarkan senioritas, tetapi berdasarkan kombinasi performa, kontribusi, dan standar industri. 

Ini menjamin pemberian kompensasi yang adil dan kompetitif.

3. Biaya Penggajian

Mengukur total biaya penggajian memberikan gambaran umum tentang bagian besar dari pengeluaran organisasi, memungkinkan analisis lebih lanjut tentang efisiensi dan alokasi dana.

4. Biaya Proses

Memahami total biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan proses penggajian, termasuk biaya operasional dan teknologi, memberikan wawasan tentang area potensial untuk efisiensi.

5. Distribusi Biaya

Menganalisis rincian komponen gaji seperti gaji pokok, pajak, tunjangan, dan lainnya membantu perusahaan memastikan distribusi dana yang seimbang dan kompetitif.

6. Benchmarking Gaji

Mengetahui rata-rata gaji untuk posisi tertentu di seluruh organisasi adalah esensial untuk memastikan kompensasi yang adil dan sesuai dengan standar pasar.

7. Fluktuasi Biaya

Memonitor perubahan bulanan atau fluktuasi dalam biaya penggajian dapat mengungkapkan tren dan pola yang mungkin memerlukan intervensi atau adaptasi.

8. Diversitas dan Kesetaraan

Menekankan pentingnya representasi karyawan dari berbagai latar belakang dan memastikan kesetaraan dalam kompensasi adalah suatu keharusan dalam era modern.

9. Perubahan Headcount

Melacak pertumbuhan atau penurunan jumlah karyawan memberikan informasi tentang dinamika internal dan kebutuhan sumber daya manusia.

10. Biaya per Lokasi/Unit

Memahami biaya karyawan berdasarkan geografi atau unit bisnis memberikan wawasan tentang alokasi sumber daya dan potensi efisiensi.

Melalui wawasan yang dihasilkan dari poin-poin di atas, analytics payroll menjadi alat yang tak ternilai bagi organisasi dalam upaya mengoptimalkan pengeluaran dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia.

Baca Juga: Langkah Mudah Melakukan Audit Payroll di Perusahaan

Contoh Payroll Analytics

Payroll analytics membantu dalam memberikan wawasan yang detail dan terstruktur mengenai berbagai aspek penggajian, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses dan kebijakannya. 

Berikut adalah beberapa contoh analisis yang dapat dilakukan:

1. Ketepatan Penggajian

Menilai persentase penggajian yang tidak memerlukan koreksi memberikan gambaran tentang akurasi dan efisiensi sistem yang sedang digunakan. 

Semakin tinggi persentase ini, semakin sedikit intervensi yang diperlukan, menunjukkan proses yang andal.

2. Pembayaran di Luar Siklus

Menganalisis jumlah pembayaran di luar siklus serta alasan yang mendasarinya. 

Ini membantu dalam mengidentifikasi potensi masalah dan memastikan bahwa semua karyawan mendapatkan pembayaran yang sesuai.

3. Biaya per Payslip

Mengukur biaya per slip gaji atau biaya per karyawan saat menggunakan layanan penggajian yang dikelola menawarkan wawasan mengenai efisiensi dan kelayakan biaya layanan eksternal.

4. Durasi Proses Penggajian

Mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus penggajian dapat menyoroti area-area yang memerlukan perbaikan atau otomatisasi.

5. Tingkat Kehadiran dan Absensi

Memahami rasio kehadiran dan absensi memberikan gambaran tentang kinerja, komitmen, dan kepuasan karyawan, serta bisa menjadi indikator dari lingkungan kerja yang sehat atau adanya masalah tertentu.

6. Lembur

Mengukur distribusi dan jumlah total lembur dapat mengungkapkan kebutuhan sumber daya dan membantu dalam pengelolaan beban kerja karyawan.

7. Perbandingan Pendapatan dan Kompensasi

Menyelaraskan pendapatan dengan biaya kompensasi menunjukkan seberapa efisien organisasi dalam mengelola penghasilan dan pengeluaran.

8. Tingkat Perputaran Karyawan

Mengukur turnover karyawan, baik secara keseluruhan maupun spesifik berdasarkan lokasi atau departemen, memberikan wawasan tentang retensi dan kepuasan karyawan.

9. Perbandingan Biaya Rencana dan Realisasi

Membedah selisih antara biaya penggajian yang direncanakan dengan yang sebenarnya memberikan gambaran tentang kinerja keuangan dan akurasi perencanaan.

Dengan informasi yang dihasilkan dari analisis-analisis di atas, perusahaan dapat merancang strategi yang lebih informasi, mengoptimalkan sumber daya, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Keuntungan Menggunakan Payroll Analytics

Analisis penggajian dapat memberikan manfaat bagi bisnis. Contohnya adalah meningkatkan kontrol keuangan hingga memungkinkan pengambilan keputusan bisnis yang strategi. Berikut ini manfaat lainnya:

1. Perencanaan dan Penganggaran Keuangan yang Lebih Baik

Penggajian adalah pengeluaran yang cukup besar untuk bisnis, yang berarti penting bagi perusahaan untuk mengetahui berapa biaya kompensasi yang dikeluarkan dan sangat penting untuk membuat anggaran dengan benar dan mengurangi risiko keuangan.

Analisis penggajian tidak hanya dapat membantu bisnis memutuskan berapa banyak uang yang dapat didedikasikan untuk usaha dan proyek bisnis baru, tapi juga mendukung perusahaan dalam hal penganggaran untuk karyawan baru.

2. Mendukung Perekrutan yang Informatif

Memiliki akses ke data terperinci tentang lembur, ketidakhadiran karyawan, dan metrik tenaga kerja lainnya dapat menjadi keuntungan besar dalam hal praktik perekrutan.

Di sini HR dapat melihat departemen mana yang sering mengajukan lembur, dari sini manajer dapat memutuskan di mana karyawan baru paling dibutuhkan.

Analisis data penggajian yang mendalam akan membantu perusahaan untuk menyusun strategi perekrutan yang lebih beragam.

3. Peningkatan Talent Acquisition dan Retensi

Area SDM lain yang terkait erat dengan perekrutan dan yang dapat dipengaruhi oleh analisis penggajian adalah akuisisi dan retensi karyawan.

Ketika digabungkan dengan survey kepuasan karyawan dan tingkat turnover karyawan, analisis data penggajian yang berfokus pada tingkat gaji, masa kerja, dan paket tunjangan dapat digunakan untuk menciptakan insentif yang lebih baik bagi karyawan untuk tetap bersama perusahaan.

Permudah Analitik Penggajian dengan Software Payroll LinovHR

Analitik dalam penggajian memainkan peranan penting dalam melihat seberapa efektif dan efisienkah proses pengelolaan penggajian yang ada di perusahaan.

Dari analitik ini perusahaan juga bisa memastikan bagaimana pengelolaan keuangan perusahaan dimanfaatkan dalam pengelolaan SDM.

Kemampuan analitik ini bisa Anda dapatkan ketika sudah memanfaatkan proses penggajian secara digital dan otomatis, dengan menggunakan Software Payroll LinovHR.

Software Payroll LinovHR bukan hanya dapat membantu Anda dalam memproses penggajian yang lebih cepat, tapi juga dilengkapi fitur report yang dapat menjadi bahan analitik.

Fitur tersebut adalah E-Payroll, dengan fitur ini Anda dapat mengeluarkan report sesuai kebutuhan perusahaan. Report ini bisa dikeluarkan berdasarkan tahun, periode, sampai bank payroll.

Payroll Software LinovHR tampil sebagai solusi unggulan di industri. Jadi, jika Anda ingin melihat sendiri bagaimana LinovHR dapat mengubah cara Anda mengelola penggajian.

Dapatkan kesempatan untuk menjelajahi semua fitur dan manfaat yang ditawarkan oleh platform kami dan temukan alasan mengapa banyak perusahaan memilih LinovHR sebagai mitra mereka.

Ayo ajukan demo gratis sekarang!