Sudah sejak ribuan tahun lamanya kertas menjadi sarana informasi yang efektif dan mudah digunakan. Namun, saat ini dikenal dengan istilah paperless di mana penggunaan kertas semakin lama semakin berkurang.
Posisi kertas semakin lama kian berkurang kegunaannya ketika hadir teknologi digital yang menawarkan kepraktisan jauh lebih optimal. Begitu pula dengan dunia bisnis, dimana hampir perusahaan yang beroperasi saat ini sedang menuju transformasi digital.
Implikasinya, penggunaan kertas sebagai medium informasi tidak lagi yang utama. Melainkan menggunakan software-software pendukung bisnis yang jauh lebih mudah dalam upaya peningkatan produktivitas.
Lalu, bagaimana langkah yang tepat agar perusahaan menuju paperless office?
Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai pengertian, manfaat, hingga langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menuju kantor tanpa kertas.
Apa Itu Paperless Office?
Paperless adalah sebuah upaya untuk mengurangi penggunaan kertas sebagai medium informasi. Hal ini bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali, melainkan hanya mengurangi intensitas pemakaiannya.
Dalam dunia bisnis, banyak perusahaan yang telah menuju paperless office di mana penggunaan kertas dilakukan seminimal mungkin. Tentunya hal ini dilakukan bukan tanpa sebab, melainkan untuk meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan.
Meskipun demikian, pengurangan penggunaan kertas masih mengandung pro dan kontra. Walaupun pengurangan penggunaan kertas dapat meminimalisir biaya operasional perusahaan, terdapat beberapa pekerjaan yang belum dapat digantikan tanpa kertas.
Itulah sebabnya kertas masih digunakan di era digital seperti saat ini. Sekalipun kegunaannya semakin terbatas seperti keperluan meeting, proposal, dan lainnya.
Baca Juga: Mengenal Office Automation System bagi Kantor Modern
Apa Manfaat Menerapkan Paperless Office?
Penerapan kantor tanpa kertas belakangan ini menjadi hal yang penting untuk dibicarakan. Sebab, dengan mengurangi penggunaan kertas maka perusahaan dapat meminimalisir biaya pengeluaran jauh lebih optimal bagi mereka yang masih menggunakannya.
Berikut terdapat beberapa manfaat lainnya dari menerapkan kantor tanpa kertas, antara lain:
1. Hemat Waktu Untuk Pencarian Dokumen
Sebagian besar pekerjaan seperti human resource, manajemen perusahaan, finansial, dan lainnya menggunakan kertas dalam jumlah yang besar. Sehingga, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen-dokumen yang diperlukan.
Jelas bahwa hal ini akan mengurangi tingkat produktivitas karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga, ketika perusahaan mulai mengadopsi teknologi digital maka akan jauh lebih membantu untuk menjaga produktivitas karyawannya.
2. Hemat Ruang
Penggunaan kertas tentunya membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar. Belum lagi kabinet atau rak penyimpanan kertas tersebut sudah mencapai batas maksimal sehingga harus ada banyak kertas yang dibuang.
Dengan menerapkan kantor tanpa kertas, memungkinkan Anda hanya menyimpan berbagai file dan dokumen ke dalam sistem cloud. File digital tersebut pastinya tidak membutuhkan banyak ruang dalam penyimpanannya serta dapat diakses jauh lebih cepat dan bisa diakses kapanpun.
3. Hemat Biaya
Penggunaan banyak kertas tentunya membutuhkan biaya yang jauh lebih banyak dibandingkan melalui digitalisasi file. Perusahaan tidak perlu lagi membeli kertas dalam jumlah besar untuk berbagai kebutuhan administrasi kantor.
Hal-hal terkait administrasi dan keuangan perusahaan dapat dilakukan melalui digital sehingga lebih aman, cepat, dan ramah lingkungan.
4. Lebih Aman
Dokumen fisik seperti kertas pada dasarnya lebih sulit dilacak, disimpan, bahkan seringkali hilang. Sehingga perusahaan akan sulit menggandakan dokumen-dokumen penting yang sensitif.
Maka dengan melakukan transformasi paperless office, perusahaan akan jauh lebih aman dalam pengelolaan datanya. Hal ini karena digitalisasi memiliki sistem keamanan yang terjamin dalam mengatasi berbagai masalah tersebut.
Baca Juga: Bagaimana Digitalisasi File Membantu Tingkatkan Kinerja HRD
Bagaimana Cara Menerapkan Paperless Office?
Ada saatnya di mana perusahaan akan menerapkan kantor tanpa kertas untuk memaksimalkan keuntungan yang didapatkan. Dengan begitu, baik perusahaan maupun karyawan dapat memberikan kinerja terbaiknya untuk kemajuan perusahaan.
Berikut terdapat beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menerapkan paperless office.
1. Menentukan Platform yang Tepat
Menentukan platform menjadi cara awal yang dapat Anda lakukan dalam menerapkan sistem kantor tanpa kertas. Platform yang tepat tentunya dapat mengatasi berbagai masalah dan bisnis Anda kedepannya.
Perusahaan perlu juga memiliki platform yang menawarkan fleksibilitas yang tinggi agar sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan.
2. Memulai Proses Digitalisasi
Langkah ini mungkin merupakan langkah yang cukup rumit dan panjang. Hal ini karena melibatkan banyak pihak yang terlibat. Anda harus dapat menyusun strategi yang tepat untuk melakukan proses digitalisasi yang lebih optimal.
Dengan menyusun strategi digitalisasi yang tepat, maka seluruh karyawan perusahaan dapat mengerti dan siap melakukan transformasi digital sesuai dengan rencana.
Baca Juga: Produk Digital Yang Dapat Menunjang Proses Digitalisasi
3. Bentuk Manajemen Perubahan
Salah satu bagian terpenting dalam melakukan transformasi digital adalah mendapatkan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan. Dengan begitu, Anda perlu memberi pemahaman kepada mereka pentingnya melakukan perubahan.
Anda juga harus menjelaskan mengapa paperless office perlu diterapkan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan. Setelah itu, kembangkan program pelatihan karyawan dan kumpulkan umpan balik yang konstruktif.
4. Pindai Dokumen Lama Ke Dalam Bentuk Digital
Setelah inisiatif digitalisasi Anda disetujui, saatnya lakukan proses pemindaian seluruh dokumen-dokumen lama yang penting ke dalam bentuk digital. Hal ini meminimalisir terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen lama ketika Anda telah beralih kepada sistem digital.
Setelah dilakukan pemindaian, maka seluruh dokumen-dokumen lama tersebut akan jauh lebih aman dan Anda tidak perlu khawatir akan kerusakan dari dokumen tersebut.
5. Buat Dokumen Baru
Langkah terakhir untuk menuju paperless office yaitu dengan membuat dokumen-dokumen baru berformat digital. Anda perlu pastikan seluruh dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan tidak lagi dalam bentuk yang konvensional.
Anda dapat menggunakan format Word, Excel, PDF, dan lainnya sehingga dokumen yang dihasilkan dapat diakses lebih mudah. Selain itu, dokumen baru dapat disimpan jauh lebih praktis dibandingkan dokumen kertas fisik.
Agar proses transformasi paperless office Anda dapat berjalan lebih optimal, tentunya Anda memerlukan perubahan pengelolaan administrasi di perusahaan secara lebih digital. Perubahan ini bisa dimulai dari lingkup HR.
Pengelolaan administrasi HR dapat di-digitalisasi agar lebih efisien dan efektif. Contohnya seperti pengelolaan absen/ presensi, penilaian kinerja karyawan sampai administrasi payroll. Semua administrasi tersebut tentunya dapat dimudahkan dengan bantuan Software HRIS.
LinovHR adalah salah satu vendor Software HRIS di Indonesia. Software HRIS merupakan sistem yang dapat mengelola SDM dalam berbagai aspek seperti absensi, penilaian kinerja hingga payroll.
Fitur Payroll dalam Software HRIS LinovHR memungkinkan Anda dapat menghemat kertas jauh lebih banyak. Hal ini karena data-data payroll perusahaan Anda telah diinput secara digital dan dihitung otomatis secara cepat dan akurat.
Tidak cuma fitur payroll, Software HRIS memiliki beberapa fitur yang dapat menunjang transformasi digitalisasi di perusahaan. Fitur-fitur tersebut diantaranya:
- Organization Management: Memvisualisasikan gambaran besar mengenai perusahaan.
- Personnel Administration: Menyimpan informasi data karyawan.
- Recruitment: Pengelolaan recruitment karyawan mulai dari perencanaan hingga onboarding.
- Competency Management: Mengelola kompetensi yang ada pada unit kerja.
- Performance Management: Memudahkan HRD dalam menilai kinerja karyawan.
- Time Management: Mengelola jadwal kerja karyawan yang dinamis.
- Reimbursement: Mengelola pengajuan karyawan mengenai berbagai reimbursement.
- Succession Management: Perencanaan suksesi akan posisi pekerjaan tertentu.
- Loan: Mengelola fasilitas pinjaman yang diberikan dari perusahaan kepada karyawan.
- Employee Self Services (ESS): Memungkinkan karyawan untuk mengelola sendiri data dan administrasi kepegawaian mereka melalui aplikasi.
- Learning and Development: Mengelola pengembangan kompetensi dan kemampuan karyawan.
Tertarik mencoba Software HRIS LinovHR?
Anda bisa ajukan demo gratis untuk tahu lebih banyak.
