Overtime Tracking: Pantau Lembur Lebih Mudah

Overtime tracking merupakan salah satu cara dalam mencatat perhitungan waktu lembur. Ya, hingga saat ini masih ada banyak perusahaan yang memberlakukan sistem lembur diluar jam kerja reguler.

Bukan tanpa alasan, berlakunya sistem overtime biasanya dikarenakan berbagai hal mulai dari penyelesaian pekerjaan yang membutuhkan waktu lama, konsekuensi dari karyawan datang terlambat, hingga kebutuhan akan pemasukkan tambahan.

Pembahasan soal overtime tracking dan rekomendasi aplikasinya bisa Anda simak melalui artikel berikut ini!

Apa Itu Overtime Tracking

Overtime Tracking adalah proses pencatatan atau perhitungan jam kerja tambahan karyawan di luar jadwal rutin mereka. Proses ini memiliki tujuan untuk memantau dan memastikan upah lembur sesuai dengan jumlah waktu lembur yang telah dilakukan.

Dalam penerapannya, proses ini dapat dilakukan dengan dua cara berbeda yaitu manual dan otomatis. Overtime tracking memungkinkan perhitungan jam kerja menggunakan bermacam-macam aplikasi digital dan perangkat lunak.

Namun, secara luas baik perhitungan menggunakan cara manual maupun otomatis tujuan utamanya adalah melacak jam kerja secara akurat, sehingga pembayaran upah dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 

Mengapa Membutuhkan Overtime Tracking

Selain untuk memantau jumlah jam kerja karyawan, terdapat beberapa latar belakang yang menjadi alasan mengapa overtime tracking harus diterapkan di perusahaan, antara lain sebagai berikut;

1. Pemenuhan Syarat Undang-Undang Ketenagakerjaan: Overtime tracking haruslah memenuhi syarat Undang-Undang yang ada. Perusahaan yang gagal melacak jam lembur secara akurat dapat terlibat masalah hukum.
2. Pengendalian Anggaran: Perputaran upah lembur berlangsung cepat sehingga dapat mempengaruhi stabilitas keuangan dan proses bisnis Anda. Maka dari itu melacak waktu lembur karyawan, membantu perusahaan dalam mengelola anggaran lebih baik.
3. Kompensasi Karyawan yang Adil: Upah yang sesuai dengan akumulasi waktu lembur memberikan dampak positif untuk perusahaan. Pada umumnya karyawan sangat menghargai bayaran yang adil atas kerja keras mereka.
4. Peningkatan Manajemen Tenaga Kerja: Melacak waktu lembur membantu mengidentifikasi pola kerja dan kebutuhan staf. Jangan lupa pula untuk memahami manajemen tenaga kerja yang lebih efisien.
5. Proses Penggajian yang Ditingkatkan: Baik ketika menggunakan overtime tracking otomatis atau manual, mengintegrasikan pelacakan lembur ke dalam proses penggajian (overtime allowance).

Perbedaan Overtime Tracker Manual dan Otomatis

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, penerapan overtime tracker ini dapat dilakukan menggunakan dua cara, yaitu manual dan otomatis. Keduanya memiliki perbedaan terkait beberapa hal, antara lain sebagai berikut:

Overtime Tracker Sistem Manual

• Penerapan overtime tracker dengan sistem manual masih menggunakan alat bantu sederhana seperti kertas, alat tulis, ataupun perangkat lunak lainnya. 
• Dikarenakan penggunaan perangkat manual sebagai alat pengumpulan datanya, memungkinkan terjadinya human error yang dapat menyebabkan kesalahan informasi.
• Overtime tracker ini juga memerlukan waktu dan tenaga yang lebih dalam memproses dan menganalisa total jam kerja yang telah dikumpulkan karyawan. 

Overtime Tracker Sistem Otomatis

• Penerapan overtime tracker dengan sistem otomatis telah memanfaatkan perangkat lunak atau aplikasi digital, sehingga penggunaannya jauh lebih mudah.
• Catatan jam lembur dikerjakan secara otomatis melalui sistem, dan data yang dihasilkan real time tanpa adanya manipulasi. 
• Data yang dihasilkan melalui sistem ini jauh lebih akurat dan tidak memakan waktu lama jika dibandingkan dengan over time tracker berdasarkan sistem manual. 

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Mengimplementasikan Overtime Tracking 

Untuk perusahaan yang ingin mengimplementasikan overtime tracking, perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain adalah sebagai berikut:

• Pahami hukum ketenagakerjaan : Pertama, perhatikan peraturan dari pemerintah yang mengatur perihal waktu kerja. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menentukan waktu lembur dan upahnya. 
• Sesuaikan dengan kebutuhan dan masukan karyawan : Kenali kebutuhan karyawan, serta pertimbangkan masukan mereka. Dengan begitu, perusahaan dapat menciptakan sistem yang lebih baik dan ramah pengguna.
• Pertimbangkan biaya dan fitur : Pertimbangkan apa kebutuhan Anda. Pilihlah fitur yang mampu membantu melacak waktu lembur karyawan. Selain itu pertimbangkan hal-hal seperti biaya, dan kesesuaiannya dengan sistem Anda saat ini sehingga dalam penerapannya tidak sia-sia.
• Kemudahan penggunaan : Dalam penggunaannya sistem overtime tracker ini harus mudah bagi semua orang. Jika terlalu rumit, karyawan mungkin tidak menggunakannya dengan benar, sehingga dapat menimbulkan kesalahan.
• Integrasi dengan sistem yang ada : Sistem pelacakan waktu ini harus mampu bekerja dengan baik dan terintegrasi secara penuh melalui perangkat lunak. Sehingga tidak hanya perusahaan, karyawan pun dapat mengakses dan mengkaji sistem ini secara real time.
• Pelatihan dan dukungan : Sebelum menggunakan sistem secara penuh, pastikan setiap karyawan mengetahui cara penggunaannya. Berikan pelatihan dan siapkan dukungan jika terdapat pertanyaan atau masalah lainnya.
• Keamanan dan privasi data : Menjaga keamanan informasi karyawan menjadi salah satu prioritas utama perusahaan. Maka dari itu pilihlah sistem yang mampu melindungi data dan menghormati privasi.
• Pemantauan dan evaluasi : Setelah sistem berjalan, perhatikan praktik penerapannya. Lihat apakah sistem berfungsi dengan baik dan evaluasi kembali jika adanya perubahan yang perlu dilakukan.

Dengan mempertimbangkan poin-poin ini, Anda dapat menyiapkan sistem pelacakan lembur yang berfungsi baik untuk bisnis Anda, menjaga keadilan bagi karyawan Anda, dan mematuhi hukum.

Aplikasi Absen LinovHR Pilihan Overtime Tracking Andal

Ya, kebutuhan akan overtime tracking yang andal dan akurat sangatlah penting bagi sebuah perusahaan. LinovHR menyuguhkan aplikasi absen dengan fitur overtime tracking yang memiliki banyak keunggulan.

Aplikasi ini menyuguhkan aturan yang jelas, sehingga bisa meningkatkan kedisiplinan karyawan. Data kehadiran juga disajikan dengan visualisasi yang apik sehingga mudah untuk dipahami serta dianalisis.

Tak hanya mampu mengatur jadwal kerja sesuai dengan kebutuhan, aplikasi absen dari LinovHR dilengkapi dengan kalkulator lembur yang memudahkan perhitungan hak karyawan.

Mengatur dan melacak jam kerja karyawan menjadi jauh lebih mudah dan cepat menggunakan aplikasi absen dari LinovHR. Bagaimana? Apakah Anda tertarik? Segera isi formulir untuk menikmati demo gratisnya.

Baca juga: Cara Menghitung Upah Lembur Karyawan dan Contoh Hitungnya