Dalam lingkungan kerja yang dinamis, sering kali tim atau individu dihadapkan pada situasi yang mengharuskan mereka bekerja lebih dari jadwal yang telah ditentukan.
Hal ini dapat disebabkan oleh proyek mendesak, deadline yang ketat, tingginya load kerja, atau situasi tak terduga lainnya. Untuk mengakomodasi kebutuhan ini, perusahaan harus memiliki sistem yang efisien untuk mengelola pengajuan lembur.
Salah satu solusi modern untuk mengatasi hal ini adalah dengan memanfaatkan fitur Overtime Request dalam Software Time Management yang ditawarkan LinovHR.
Memahami Pentingnya Pengelolaan Lembur yang Efisien
Sebelum membahas lebih lanjut tentang fitur Overtime Request dalam Software Time Management LinovHR, penting untuk memahami mengapa pengelolaan lembur yang efisien sangat penting bagi sebuah organisasi.
Dari sisi karyawan, memberikan fleksibilitas bagi karyawan untuk mengajukan lembur dengan mudah dan transparan dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan kesejahteraan secara keseluruhan.
Sementara itu, dari sisi perusahaan, hal ini dapat meringankan pekerjaan HR karena semua dilakukan melalui sistem. Mulai dari pengajuan, validasi, pemberian approval, hingga melakukan kalkulasi lembur.
Dengan memantau dan mengelola lembur, perusahaan dapat mengontrol biaya tambahan yang terkait dengan kompensasi karyawan.
Mengenal Fitur Overtime Request LinovHR
Saat ini, kebutuhan akan aplikasi absen tidak hanya sebatas untuk merekam kehadiran karyawan, seperti melakukan clock in dan clock out. Lebih dari itu, aplikasi absensi juga harus bisa mengakomodasi berbagai kebutuhan terkait kehadiran karyawan, seperti pengelolaan lembur.
Karena itu, Software Time Management yang dikembangkan LinovHR menghadirkan fitur Overtime Request yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan lembur dengan mudah melalui aplikasi mobile attendance.
Pengajuan lembur pun bisa dilakukan dalam dua jenis kondisi, yakni pengajuan yang mendadak dan yang terencana. Nantinya, permintaan lembur karyawan akan masuk ke dalam notifikasi atasan dan HR sehingga proses persetujuan bisa berjalan lebih cepat dan efisien.
Mengapa Penting Menggunakan Fitur Overtime Request LinovHR?
Tidak sedikit perusahaan masih memberlakukan cara manual dalam pengajuan dan pengelolaan lembur karyawan. Namun, metode ini tidak efisien karena karyawan harus mengomunikasikan langsung kepada atasan dan HR yang terkadang membutuhkan waktu lama.
Sehingga, proses persetujuan berjalan lebih lama dan dikhawatirkan tidak tercatat dengan baik. Padahal, data lembur akan masuk dalam komponen penggajian. Karena itu, pengelolaan lembur menggunakan Software Time Management LinovHR sangat direkomendasikan beberapa menawarkan keunggulan seperti yang dirangkum berikut:
1. Pengajuan Lebih Mudah dan Fleksibel
Dengan menggunakan Software Time Management LinovHR, karyawan dapat mengajukan lembur dari mana saja asalkan smartphone terhubung dengan internet. Ini memungkinkan karyawan untuk mengakses sistem secara mudah tanpa harus bertemu secara langsung dengan atasan dan manajemen HR.
2. Digitalisasi Proses dengan Efisien
Software Time Management dapat mendigitalisasi pengelolaan lembur karyawan sehingga mempermudah proses pengajuan lembur, persetujuan, dan pelaporan. Permintaan lembur dapat diajukan secara elektronik dan diarahkan langsung kepada atasan yang bersangkutan untuk disetujui atau ditolak.
Keseluruhan data lembur karyawan juga akan tercatat dengan baik sehingga lebih mudah untuk melacak datanya jika dibutuhkan di masa mendatang.
3. Seluruh Tahapan Lebih Transparan
Fitur Overtime Request dalam Software Time Management LinovHR menyediakan transparansi penuh dalam hal status pengajuan lembur. Karyawan dapat melihat apakah permintaan mereka telah disetujui, ditolak, atau masih dalam proses.
Ini juga memungkinkan departemen HR dan manajemen untuk melacak jam kerja tambahan karyawan dengan lebih akurat.
4. Menghemat Waktu dan Biaya
Menggunakan Software Time Management LinovHR untuk mengajukan lembur dapat menghemat waktu dan biaya bagi perusahaan.
Proses manual cenderung membutuhkan lebih banyak waktu untuk pengolahan dan pelaporan, sementara software HRIS dapat melakukan sebagian besar tugas ini secara otomatis.
5. Terintegrasi dengan Software Payroll LinovHR
Kehadiran karyawan merupakan komponen penting dalam penggajian. Data lembur karyawan juga harus tercatat dengan baik karena akan menjadi penambah komponen dalam gaji karyawan.
Dengan Software Time Management LinovHR, perusahaan dapat melakukan kalkulasi lembur karyawan sesuai kebijakan dan data ini juga akan terintegrasi langsung dengan Software Payroll sehingga hasilnya lebih akurat dan minim kesalahan manusia.
Cara Mengajukan Lembur dengan Fitur Overtime Request LinovHR
Fitur Overtime Request adalah salah satu fitur unggulan yang disediakan oleh LinovHR yang mengintegrasikan berbagai aspek manajemen karyawan, termasuk manajemen waktu.
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan waktu lembur secara terstruktur dan efisien dengan cara yang sangat mudah, seperti yang terangkum berikut ini:
- Buka aplikasi Employee Self-Service (ESS) dan masuk dengan akun dan password pribadi.
- Buka menu Time dan klik Overtime Request.
- Isi waktu lembur pada kolom From dan To.
- Jelaskan tujuan lembur pada kolom deskripsi.
- Unggah dokumen pendukung dalam bentuk JPEG, JPG, PNG, DOCX, XSLX, dan PDF jika ada.
- Klik simpan dan permohonan lembur berhasil diajukan.
Setelah permintaan lembur berhasil dibuat, atasan dan HR akan langsung menerima pemberitahuan sehingga dapat langsung memproses permohonannya melalui dashboard di Management Self Service (MSS).
Nantinya, permohonan lembur juga dapat dikonfirmasi dengan lembur aktual yang dilakukan karyawan. Data lembur aktual ini dapat di-submit oleh karyawan melalui aplikasi ESS dan juga divalidasi oleh atasan dan HR. Dengan begitu, data lembur menjadi lebih akurat.
Menggunakan fitur Overtime Request dalam perangkat lunak manajemen waktu seperti LinovHR merupakan langkah cerdas dalam mengelola lembur dengan efisien dan terstruktur.
Dengan proses yang terotomatisasi dan terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat memaksimalkan potensi lembur sambil memastikan keseimbangan yang tepat antara produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
Ajukan demonya sekarang dan rasakan manfaatnya secara langsung!
